Dienst · Software-ontwikkeling

Recruitee integratie laten maken.

Recruitee is een sterk ATS voor de Nederlandse markt, maar staat los van uw HR-, salaris- en CRM-systemen. Wij bouwen de koppelingen die kandidaten automatisch doorlaten stromen naar AFAS, Personio, Nmbrs, HubSpot en de rest van uw stack — met heldere veldmapping, audit-trail en AVG-controle.

Recruitee APIAFAS-koppelingWebhooksBi-directional sync

Een ATS is pas waardevol als het meebeweegt met de rest.

Recruitee (onderdeel van Tellent) is bij honderden Nederlandse organisaties de standaard voor werving. Het werkt prettig voor recruiters, biedt een schone API en is in onze ervaring een van de prettigste ATSen om aan te koppelen. Maar zodra een kandidaat aangenomen is begint het echte werk: medewerker aanmaken in AFAS of Personio, salaris-administratie informeren via Nmbrs of Loket, contract laten tekenen via DocuSign, en agenda's plannen in Microsoft 365 of Google Workspace.

Zonder integratie doet iemand dat handmatig — met dubbele invoer, foutgevoelige veldmapping en vertraging bij onboarding. Bij groeiende organisaties wordt dat snel een onzichtbare belasting op de recruiter en op HR. Wij bouwen de Recruitee-koppelingen die uw flow rond krijgen, met aandacht voor wat u wél en niet wil syncen onder de AVG. Voor klanten die naast Recruitee een eigen recruitment-laag op maat nodig hebben, combineren we beide trajecten in één architectuur.

De Recruitee REST-API en webhook-events vormen de basis. Daaromheen bouwen wij een dunne integratie-laag die de transformaties doet (veldmapping, normalisatie van adres- en namen-data), de retries verzorgt voor systemen die soms haperen, en een audit-trail bijhoudt waarvan zowel uw IT-team als uw functionaris gegevensbescherming gebruik kan maken. Geen middleware-platform met losse licentie, maar een eigen koppeling in uw stack — zonder vendor-lock-in.

Drie soorten Recruitee-koppelingen.

De meeste vragen die binnenkomen vallen in één van deze drie smaken. Welke past, hangt af van waar uw kandidaat-data heen moet en hoe vaak iets fout mág gaan.

Hire-flow · vast sprintbudget

Recruitee koppelen aan AFAS, Personio of Nmbrs

De klassieker: een kandidaat krijgt status "Hired" in Recruitee, en moet vervolgens als medewerker landen in uw HR- of salarissysteem. Wij bouwen de veldmapping, triggeren via webhook of polling, en zorgen dat hercontroles plaatsvinden zodat u geen duplicaten of half-aangemaakte records overhoudt.

Recruitee → AFASRecruitee → PersonioRecruitee → NmbrsRecruitee → LoketRecruitee → Visma
Operationele flow · vast sprintbudget

Recruitee koppelen aan CRM, agenda en communicatie

Wat tijdens het wervingstraject moet meebewegen: nieuwe sollicitatie als melding in Slack of Teams, interview-uitnodigingen automatisch in Microsoft 365 of Google Workspace, en lead-tracking via HubSpot of Salesforce voor recruitment-bureaus die kandidaten als sales-proces behandelen.

Slack-notificatiesTeams-meldingenOutlook-agendaHubSpot-syncSalesforce-leads
Enterprise / multi-tenant · vast sprintbudget

Recruitee in een grotere HR- of detacheringsstack

Voor organisaties met BambooHR, Workday of een eigen detacheringsplatform: Recruitee als één bron in een grotere stack, met bi-directional sync, document-flow via DocuSign of AdobeSign, en multi-tenant ondersteuning voor recruitment-bureaus die meerdere klanten beheren binnen één Recruitee-omgeving.

BambooHRWorkdayDocuSignAdobeSignMulti-tenant

Wat u krijgt aan het einde.

Een werkende koppeling tussen Recruitee en uw systemen, plus alles eromheen om die zelf te kunnen beheren als er een veld bijkomt of een nieuwe medewerker wordt aangenomen.

  • De integratie zelfEen productie- en staging-omgeving, draaiend op uw cloud (GCP, AWS, Azure) of bij ons. Stateless waar het kan, met retry-queue voor wat moet wachten op een systeem dat traag reageert.
  • Veldmapping-documentEen leesbaar overzicht van welk Recruitee-veld naar welk doel-veld gaat, inclusief omzettingen, defaults en de keuzes rond persoons- en BSN-data. Bedoeld voor zowel uw HR-team als uw functionaris gegevensbescherming.
  • Audit-trail en monitoringIedere sync wordt gelogd: welk record, welk veld, welk doelsysteem, wat het antwoord was. Voor uw IT-team een dashboard met fout-percentages, voor uw recruiter een eenvoudige status per kandidaat.
  • Error-handling en retry-flowWat doet de koppeling als AFAS even niet bereikbaar is? Wat als een verplicht veld in Personio leeg blijkt? We documenteren elk faal-pad en bouwen herstel-acties in, niet alleen een log-regel.
  • Codebase + documentatieVolledige broncode in uw eigen repository, met build- en deploy-instructies en een architectuur-overzicht. Geen vendor-lock-in: een andere partij kan hiermee verder.
  • Beheer-contract (optioneel)Monitoring, retries, versie-updates van de Recruitee- en doelsysteem-API's, en doorontwikkeling als er een nieuwe koppeling bijkomt. Vaste maandprijs in afspraak met u.

Wanneer een Recruitee-koppeling de juiste keuze is.

Vier patronen waarin we klanten begeleiden. Herkent u er één, dan praten we graag verder.

Onboarding-snelheid

Dubbele invoer bij elke hire

Recruiter zet de status op "Hired", en dezelfde persoon wordt vervolgens met de hand in AFAS of Personio aangemaakt. Bij meer dan een handvol hires per maand wordt dat zonde van de tijd én een bron van fouten in adresgegevens, contracttype of startdatum.

Salaris-flow

Nmbrs of Loket loopt achter

De salarisadministratie krijgt nieuwe medewerkers pas te zien als HR de loonstrook-template invult. Eén vergeten kandidaat betekent een correctie-batch in de volgende periode. Een directe sync vanuit Recruitee voorkomt dat patroon.

Recruitment-as-sales

Kandidaten zijn ook leads

Voor uitzend-, detacherings- en recruitment-bureaus is iedere kandidaat ook een potentiële deal-record. HubSpot of Salesforce moet weten wie welke status heeft, en u wil rapportages per accountmanager. Een one-way of bi-directional koppeling met Recruitee maakt dat mogelijk.

Compliance

AVG-vraag wordt scherper

Welke persoonsgegevens stromen naar welk systeem, op welk moment, en met welke grondslag? Een doordachte Recruitee-integratie maakt dat expliciet — en biedt knoppen om data te beperken of te anonimiseren waar dat hoort.

Hoe een Recruitee-integratie-traject loopt.

1

Kennismaking en scope

Een gesprek waarin we kijken welke systemen Recruitee moet bedienen, welke triggers nodig zijn (sollicitatie binnen, status-wijziging, hire-event) en wat uw HR- en compliance-team aan eisen meebrengt. We bespreken ook wat in scope blijft en wat we expliciet níet meenemen, zodat de eerste oplevering niet overgroeit. Aan het eind: een opzet met heldere keuzes en een voorstel.

2

Veldmapping en data-audit

Een korte workshop met uw recruiter en uw HR- of payroll-medewerker om Recruitee-velden te koppelen aan AFAS-, Personio- of Nmbrs-velden. Hier vangen we de kleine verschillen op: hoe wordt "tussenvoegsel" opgeslagen, wat doen we met BSN, hoe gaan we om met parttime-percentages en uitzendcontracten. De uitkomst is een leesbaar mappings-document dat ook uw functionaris gegevensbescherming kan beoordelen.

3

Bouw in sprints

Elke twee weken een werkende build die u kunt testen, met de eerste koppeling vaak al na een paar sprints in een controleerbare omgeving. We werken iteratief: één doelsysteem eerst goed, daarna de volgende. Geen big bang. Per sprint laten we zien wat er staat in een korte demo, en u kunt zelf meelopen met de testdata.

4

Pilotfase met echte hires

Voor we de koppeling op alle vacatures aanzetten, draait deze eerst op een afgebakende set: één afdeling, één type contract, of één regio. Zo komen edge-cases boven (vrijwilligers, stagiairs, externe consultants, payrollers) zonder dat ze direct productie raken. Wat we tijdens de pilot ontdekken, lossen we op voor de bredere uitrol.

5

Uitrol en beheer

Volledige uitrol, training voor uw recruiters en HR-team over wat zichtbaar is in de audit-trail, en een runbook voor uw IT-afdeling met escalatie-paden. Optioneel een beheer-afspraak voor de jaren erna, want zowel Recruitee als AFAS, Personio en Nmbrs rolt updates uit waar wij op moeten blijven monitoren. Updates pakken we op zonder dat u daar zelf op hoeft te letten.

Tools en technieken waarmee we werken.

Een Recruitee-integratie is geen black-box. Hieronder wat we onder de motorkap gebruiken, zodat uw IT-team weet wat ze straks in beheer hebben.

Recruitee-kant

API en webhooks

De Recruitee REST-API voor het lezen en muteren van kandidaten, vacatures en custom-velden. Webhook-events voor near-real-time triggers bij status-wijzigingen — sneller en betrouwbaarder dan polling. OAuth-tokens met scoped permissies, niet een hoofd-account.

Doel-systemen

HR-, payroll- en CRM-API's

AFAS GetConnector en UpdateConnector, Personio API, Nmbrs SOAP, Loket REST, Visma, HubSpot, Salesforce, BambooHR en Workday. Voor elk doel kennen we de eigenaardigheden: rate-limits, verplichte velden, hoe ze met datums omgaan, en welke fout-codes om wat schreeuwen.

Documentflow

DocuSign, AdobeSign, Microsoft 365

Voor klanten die de arbeidsovereenkomst direct na hire willen versturen: DocuSign of AdobeSign integratie die contracten genereert op basis van de Recruitee-kandidaatdata, met velden voor functie, salaris en startdatum vooringevuld. Notificaties via Microsoft 365, Teams, Slack of Google Workspace.

Architectuur

Stateless of queue-based

Eenvoudige koppelingen draaien stateless: webhook in, transformatie, doel-API uit. Voor zwaardere of bursty stromen een queue (RabbitMQ, Cloud Tasks, SQS) zodat we kunnen retryen bij storing. Monitoring via uw bestaande stack of een lichte dashboard die wij bouwen. Lees ook onze bredere aanpak voor slimme API-integraties.

AVG, security en welke data wel of niet syncen.

Kandidaat-data is bijzonder gevoelig. Een Recruitee-koppeling moet daar bewust mee omgaan, niet alles automatisch doorzetten "omdat het kan".

  • Grondslag per veldPer Recruitee-veld dat we syncen leggen we de grondslag vast (arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichting, legitiem belang). Zo weet uw functionaris gegevensbescherming exact welke verwerking onder welke grond plaatsvindt.
  • Selectief syncenStandaard syncen we alleen wat het doel-systeem nodig heeft. Open antwoorden uit een sollicitatieformulier, foto's en feedback van interviewers blijven in Recruitee. Wat naar HR gaat, is een bewuste keuze.
  • Afgewezen kandidatenVoor kandidaten die niet zijn aangenomen, draait de hire-sync niet. Hun data blijft binnen Recruitee onder het reguliere bewaarbeleid van uw organisatie. Geen sluip-verwerking naar systemen waar ze niet horen.
  • Encryptie en toegangscontroleVerbindingen lopen via TLS, geheimen worden bewaard in een secrets-manager (Vault, AWS Secrets Manager, GCP Secret Manager), en alleen het integratie-proces zelf heeft toegang tot de API-tokens. Geen tokens in code of in logregels.
  • Inzage- en wijzigingsverzoekenAls een (oud-)kandidaat een AVG-verzoek doet, kunt u in één overzicht zien naar welke systemen zijn data is gegaan. De audit-trail maakt het mogelijk om gericht te wissen of corrigeren.

Multi-tenant scenario's voor bureaus.

Een specifiek geval dat we regelmatig zien: recruitment-, detacherings- of werving-bureaus die in één Recruitee-omgeving voor meerdere klanten werven. Daar gelden andere regels.

Klant-scheiding

Per klant een eigen sync-route

De ene klant heeft AFAS, de volgende Personio, een derde een eigen HR-systeem. Wij bouwen een routeringslaag die op basis van vacature- of label-metadata bepaalt welke koppeling moet draaien voor welke kandidaat. Eén Recruitee, meerdere doel-systemen, geen kruisbestuiving.

Eigen mapping per klant

Niet alle klanten zijn gelijk

Klant A wil graag startdatum en kostenplaats, klant B alleen functietitel. Wij maken de mapping configureerbaar per klant in plaats van hard-coded, zodat een nieuwe klant aansluiten geen nieuw codetraject hoeft te zijn.

Rapportage en facturering

Aansluiten op uw eigen administratie

Veel bureaus willen dat hires automatisch in hun eigen CRM of factuurtool landen voor placement-fees. Recruitee status-wijzigingen koppelen we aan uw eigen workflow, eventueel in combinatie met een eigen detacheringsplatform.

Klant-zichtbaarheid

Optioneel klant-portaal

Sommige bureaus willen klanten inzage geven in welke kandidaten in welke fase zitten. Dat kan met een afgeschermd portaal dat leest uit Recruitee — een patroon dat vaak bovenop de basis-integratie wordt toegevoegd.

Veelgestelde vragen.

Wat opdrachtgevers meestal willen weten voor we beginnen aan een Recruitee-koppeling.

Kunnen jullie Recruitee koppelen aan AFAS?
Ja. AFAS is een van de meest gevraagde doel-systemen voor Recruitee-integraties in Nederland. We werken met de AFAS GetConnector- en UpdateConnector-API's en mappen kandidaat-velden uit Recruitee (naam, adres, contracttype, startdatum) naar de juiste AFAS-medewerker-velden. Veelvoorkomende valkuilen — tussenvoegsels, BSN, contractvormen, kostenplaatsen — pakken we mee in de veldmapping-sessie.
Hoe zit het met Recruitee koppelen aan Personio of Nmbrs?
Beide hebben een open REST-API en zijn voor ons standaard-koppelingen. Personio is sterker voor internationaal opererende bedrijven; Nmbrs is in Nederland gangbaar voor salarisadministratie. We werken bij beide met de hire-trigger uit Recruitee als startpunt, en bouwen de retry-logica zo dat een tijdelijke storing aan de andere kant geen kandidaat verliest.
Kunnen jullie ook andere ATSes dan Recruitee koppelen?
Ja. Dezelfde aanpak werkt voor BulletJobs, OTYS, Carerix, BambooHR, Workday en andere systemen. De Recruitee-pagina bestaat omdat dat de meest gevraagde route is bij Nederlandse mkb- en mid-market-organisaties, maar we zijn niet aan één leverancier gebonden. Voor maatwerk recruitment-software kunt u ook onze pagina over recruitment-software op maat bekijken.
Wat doen jullie met custom-velden in Recruitee?
Recruitee laat toe dat u eigen velden definieert op kandidaten en vacatures. Die nemen we mee in de mapping. Tijdens de workshop bekijken we welke custom-velden u gebruikt, welke daarvan zinvol zijn om door te zetten naar het doelsysteem, en wat we doen als een veld leeg of inconsistent is ingevuld.
Hoe regelen jullie AVG-compliance bij het syncen van kandidaat-data?
Drie principes: alleen de velden die nodig zijn voor het doel-systeem, een expliciete grondslag voor elke sync (meestal arbeidsovereenkomst of legitiem belang), en een audit-trail die laat zien wanneer welke data is doorgezet. Bij grotere trajecten doen we een korte DPIA-bijdrage richting uw FG. Afgewezen kandidaten blijven in Recruitee — die data syncen we standaard niet door.
Wat bepaalt de kosten en doorlooptijd?
Voornamelijk: het aantal doel-systemen, de complexiteit van de veldmapping (vooral custom-velden en contract-vormen), of u bi-directional sync nodig heeft, en of er een document-flow (DocuSign, AdobeSign) bij hoort. Een rechttoe-rechtaan Recruitee-naar-AFAS koppeling is een traject van enkele sprints; een multi-tenant koppeling met meerdere doelsystemen en bi-directional sync vraagt aanzienlijk meer werk. We geven na de scope-sessie een onderbouwde inschatting.
Moeten we het beheer zelf doen of doen jullie dat?
Allebei kan. U krijgt sowieso de volledige codebase in uw eigen repository, plus documentatie. Veel klanten kiezen voor een lichte beheer-afspraak omdat zowel Recruitee als het doel-systeem (AFAS, Personio, Nmbrs) regelmatig API-updates uitrolt waar iemand op moet letten. Dat is een vaste maandelijkse afspraak, niet gekoppeld aan uren.

Praat met ons over uw Recruitee-koppeling.

Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. Vertel ons welke systemen Recruitee moet bedienen en welke flow nu vastloopt, dan komen we met een eerste richting. We bouwen Recruitee-integraties als losse trajecten en als onderdeel van bredere enterprise-software-implementaties of een Exact Online-koppeling.

Edit Content