REST API v1 OAuth2 Multi-divisie

Exact Online-integratie zonder compromissen

Je boekhouding is geen afzonderlijk eiland meer. We koppelen Exact Online aan je webshop, CRM, urenregistratie of eigen platform — met slimme klant-matching, correcte btw-behandeling en rate-limit-safe sync.

Plan een intake Bekijk entiteiten
POST /api/v1/{division}/salesinvoice/SalesInvoices
GET /api/v1/{division}/crm/Accounts
POST /api/v1/{division}/hrm/HourEntries
GET /api/v1/{division}/financial/Journals

Waarom Exact Online koppelen?

Exact Online is het financiële hart voor meer dan 550.000 bedrijven in Nederland en België. Als je omzet, klanten en artikelen daar binnenkomen via handmatige invoer of generieke CSV-imports, laat je tijd, geld en data-kwaliteit liggen.

Een maatwerk-koppeling maakt Exact Online een real-time spiegel van wat er operationeel gebeurt. Elke order in je webshop wordt binnen seconden een factuur, elke nieuwe klant in je CRM wordt een Account, elke urenboeking in je projectsoftware wordt een HourEntry met juiste kostenplaats. Zonder Excel-werk, zonder administratieve backlog, en met cijfers die altijd actueel zijn voor DGA en accountant.

Wij hebben productie-integraties lopen met Exact Online vanuit tientallen systemen: Shopware, Magento, WooCommerce, Shopify, HubSpot, Pipedrive, Stripe, Mollie, Clockify, Picqer, Monta — en ook custom-platformen die specifiek voor onze klanten zijn gebouwd.

Ons integratie-proces in vier fases

Discovery & procesanalyse

We brengen jouw administratieve flow in kaart: welke systemen raken elkaar, wie voert wat in (verkoop, klantenservice, administratie), waar zit dubbel werk? Exact Online-divisiestructuur en huidige chart of accounts worden in detail doorgenomen.

Integratie-ontwerp & mapping

Per entiteit leggen we field-mapping vast (jouw klant-ID vs Exact's Account.Code, BTW-categorieën, rekeningschema). OAuth-app wordt geregistreerd in Exact App Center, sandbox-divisie opgezet voor tests.

Bouw in sprints

Integratie geschreven in Node.js, .NET of Python (afhankelijk van jullie stack), met queue-gebaseerde sync en retries. Elke sprint een deel: eerst klantsync, dan facturen, dan betalingen. Dashboards voor monitoring vanaf sprint 2.

Go-live met parallelle loop

2-4 weken draaien we parallel (oude handmatige invoer naast automatische sync) om verschillen te detecteren. Na go-live blijft beheer: monitoring op error-rate, rate-limit gebruik, token-refresh, en jaarlijkse review bij Exact API-versie-updates.

Entiteiten die we standaard afdekken

De Exact Online REST API is uitgebreid (200+ endpoints). In praktijk draaien de meeste integraties om een kernset van deze entiteiten, per divisie:

CRM

Accounts, Contacts, Addresses, Opportunities. Voor klant- en leveranciers-beheer met dedup op BTW-nummer of email.

Verkoop

SalesOrders, SalesOrderLines, SalesInvoices, SalesInvoiceLines, QuotationLines. Factuur-flow vanuit webshop of verkoopsysteem.

Financieel

Journals, GLAccounts, Payments, BankEntries, Exchanges. Voor boekhoudkundige correcties en reconciliatie.

Logistiek

Items, StockPositions, GoodsDeliveries, GoodsReceipts. Artikel- en voorraad-sync met WMS of webshop.

Abonnementen

Subscriptions, SubscriptionLines, SubscriptionTypes. SaaS-billing spiegel voor revenue recognition.

HRM & Projecten

Employees, HourEntries, Projects, ProjectPlanning. Urenregistratie en projectkosten.

Functionaliteiten die we regelmatig bouwen

Webshop → facturatie-sync

Orders en facturen vanuit Shopware, Magento, WooCommerce, Shopify of custom-webshops naar Exact Online als SalesInvoices, met correcte klant-matching, btw-regels (NL/EU/OSS) en grootboek-mapping.

CRM ↔ klantsynchronisatie

Accounts en Contacts tussen HubSpot, Pipedrive, Salesforce of Teamleader en Exact Online, met dedup-logica en field-mapping. Lead-naar-klant conversie wordt automatisch in Exact geboekt.

Urenregistratie & projecten

HourEntries vanuit Clockify, Harvest, Toggl of custom urenregistratie naar Exact's projectadministratie, met kostenplaats-splitsing en doorberekening in termijnfacturen.

SaaS-abonnementen

Subscriptions-module koppelen aan Stripe Billing, Chargebee of eigen billing, inclusief proratering, upgrades/downgrades en dunning voor failed payments.

Betaal-provider reconciliatie

Payments uit Mollie, Stripe, Adyen of PayPal automatisch matchen met openstaande facturen in Exact. Bij verschillen (fees, chargebacks) automatisch boekingsregels genereren.

Inkoop & voorraad-sync

Purchase orders, ontvangsten en voorraadmutaties tussen WMS (Picqer, Monta, Peoplevox) of PIM (Akeneo) en Exact Online's handelsmodules.

Typische scenario's per bedrijfstype

E-commerce / retail

Shopware of Magento als frontend, Exact Online als boekhouding, Picqer als WMS. Orders en voorraad gesynchroniseerd, betalingen gereconcilieerd met facturen, retourverwerking automatisch gecrediteerd.

SaaS-bedrijven

Stripe Billing of Chargebee als recurring billing engine, Exact Online als financiële backend via de Subscriptions-module. Omzet per maand netjes verdeeld volgens IFRS 15, ook bij upgrades of downgrades mid-period.

Service-bedrijven / consultancy

Urenregistratie in Clockify of een custom tool, doorberekening naar klanten als projectfacturen in Exact. HRM-sync met bv. NMBRS voor loon en vakantiedagen.

Holdings met meerdere BV's

Eén Exact-account met meerdere divisies, intelligente routing op basis van verkoop-kanaal of product. Consolidatie-rapportage boven divisies voor DGA, per BV afzonderlijke btw-aangifte.

Waarom Appfront voor Exact Online?

We bouwen al jaren Exact Online-integraties in productie. Dat betekent dat we de valkuilen kennen: 429-limits tijdens initial imports, refresh-tokens die rouleren (en dus correct atomair opgeslagen moeten worden), verschillende API-versies binnen dezelfde property, en de subtiele verschillen tussen Exact Online NL en Exact Online BE.

Onze developers hebben diepe kennis van zowel de API-kant (OAuth flow, OData-queries, batch-endpoints) als de boekhoud-kant (grootboek-mapping, BTW-codes NL/EU/OSS, kostenplaatsen). Daardoor gaan intakes sneller: we hoeven je administrateur niet elke term uit te leggen.

Ook cruciaal: we nemen beheer na go-live serieus. Exact Online doet regelmatig API-updates en deprecaties. Wij monitoren die en patchen proactief — je staat nooit op een maandagochtend met een gecrashte sync.

Security & compliance

OAuth-tokens zijn kroonjuwelen: wie ze heeft kan alles in je boekhouding lezen en wijzigen. Wij slaan refresh-tokens atomair op in een vault (HashiCorp Vault of AWS Secrets Manager), met strikte rotation-logica — elke refresh roteert het token en we committen pas na succesvolle call, zodat er geen 'stuck' tokens ontstaan die je sync blokkeren.

AVG-compliant opslag van klantdata: encrypt at rest, retentie volgens jouw beleid, sub-processor agreements. Audit-logs op alle API-calls (wie wat wanneer gewijzigd heeft in Exact), 90d bewaartermijn standaard. Voor klanten met strengere eisen (financial services, healthcare): ISO 27001-compatible setup mogelijk.

Hosting binnen de EU (Hetzner Falkenstein, AWS eu-central-1 Frankfurt of Azure West Europe) — jouw boekhoud-data verlaat nooit Europa.

Veelgestelde vragen

Wat is Exact Online precies en voor wie is het?
Exact Online is het NL-Belgische cloud-boekhoudplatform van Exact Software, met varianten van pure boekhouding tot licht ERP voor handel, productie en urenregistratie. Het domineert bij accountants en MKB-bedrijven tot ~200 medewerkers. Grotere bedrijven zitten meestal op AFAS, Navision of SAP. Voor SaaS-, webshop- en service-bedrijven is Exact Online vaak hun financiële ruggengraat.
Welke API biedt Exact Online en hoe werkt authenticatie?
Exact Online heeft een REST API (v1, OData-achtig) die alle relevante entiteiten blootstelt. Authenticatie is OAuth2 authorization-code flow: je registreert een app in het Exact App Center, krijgt client_id en client_secret, de klant autoriseert éénmalig via een consent-scherm, en daarna gebruik je refresh-tokens voor langlopende toegang. Access-tokens zijn 10 minuten geldig, refresh-tokens 30 dagen (en rouleren bij elk gebruik — belangrijk om correct op te slaan).
Welke entiteiten koppelen jullie het vaakst?
Top 10: Accounts (klanten/leveranciers), Contacts, SalesInvoices en SalesInvoiceLines (facturen), SalesOrders, Items (artikelen), GLAccounts (grootboekrekeningen), Journals (dagboeken), Payments, Subscriptions (voor SaaS-abonnementen met revenue-recognition), en Employees/HourEntries voor urenregistratie. Daarnaast vaak Divisions-gewijs werken (één Exact Online-account kan meerdere administraties bevatten).
Hoe gaan jullie om met rate-limits?
Exact Online hanteert rate-limits per minuut (standaard 60 calls/min) en per dag (5.000 tot 60.000 afhankelijk van je licentie). Bij overschrijding krijg je 429 Too Many Requests met een Retry-After header. Wij bouwen queue-gebaseerde sync met throttling, zodat ook bij grote initial-imports (bv. 100.000 klanten migreren) de integratie netjes binnen limieten blijft. Batch-endpoints (bulk POST) gebruiken we waar beschikbaar.
Kun je Exact Online aan onze webshop (Shopware, Magento, WooCommerce) koppelen?
Ja, dit is een van onze meest voorkomende scenario's. Nieuwe orders of facturen uit de webshop stromen naar Exact als SalesInvoices, met correcte btw-behandeling (ook OSS voor EU-verkopen), juiste grootboekrekeningen en klant-matching (bestaande accounts hergebruiken in plaats van duplicates maken). Betaalstatus vanuit je PSP (Mollie, Stripe, Adyen) wordt ook doorgevoerd in Exact.
Wat is het verschil tussen een off-the-shelf connector en maatwerk?
Standaard-connectoren (van Exact zelf, of van partners zoals Sana, eWarehouse of TeamUp) werken prima voor simpele scenario's: één webshop, één divisie, standaard grootboekrekeningen. Maatwerk is nodig bij multi-divisie (bv. holding met meerdere BV's in één Exact-account), specifieke kostenplaats-logica, klant-matching op andere velden dan email/BTW-nummer, of integraties met nichesystemen waarvoor geen connector bestaat.
Hoe werkt multi-divisie in Exact Online?
Een Exact Online-account kan meerdere 'divisions' bevatten (administraties), bijvoorbeeld voor een holding met verschillende BV's. Elke API-call werkt binnen één divisie — dus als je orders naar verschillende BV's moet schrijven, moet je per order de juiste divisie-ID hebben. Wij maken routing-regels (bv. op basis van artikel, klant of verkoopkanaal) om orders naar de juiste divisie te sturen zonder handmatig beheer.
Hoe zit het met SaaS-abonnementen (Subscriptions)?
Exact Online heeft een Subscriptions-module voor recurring billing. Als je SaaS-product in Stripe Billing, Chargebee of je eigen systeem leeft, spiegelen we de abonnementen naar Exact zodat revenue-recognition en maand-afsluitingen kloppen. Proratering bij mid-period wijzigingen, dunning-management bij failed payments en upgrade/downgrade-flows komen allemaal netjes in je grootboek.
Hoe lang duurt een Exact Online-integratie?
Standaard (webshop → facturatie, of CRM → klantsync): 4-6 weken inclusief testen en go-live. Complexer (multi-divisie, subscriptions, urenregistratie met projecten): 8-12 weken. Alles wordt in sprints opgeleverd. We draaien altijd eerst op een staging-divisie in Exact, daarna migratie naar productie met parallelle dubbelloop om verschillen te detecteren.

Klaar om je Exact Online echt te laten werken?

Plan een vrijblijvende intake. We kijken naar je huidige administratieve flow, de systemen die je al gebruikt, en schetsen welke koppelingen het meeste tijd en frustratie besparen.

Plan een intake Bel direct 085 401 1220

Edit Content