App voor onderzoek na een calamiteit laten maken
Onderzoek na een calamiteit is het reconstrueren van een tijdlijn uit bronnen die snel vervagen: wat een collega zich herinnert, hoe een ruimte erbij stond, welke apparatuur waar hing. Die bronnen zijn na een week minder waard en na een maand vaak weg, terwijl het rapport pas later wordt geschreven.
Waarom de eerste dagen bepalend zijn
Na een melding vraagt de inspectie de zorgaanbieder in veel gevallen om zelf onderzoek te doen en daarover te rapporteren binnen een gestelde termijn. Dat onderzoek moet reconstrueren wat er is gebeurd, welke factoren een rol speelden en welke maatregelen daaruit volgen.
Het lastige is niet de analyse maar het materiaal. Een herinnering van een collega is op dag twee gedetailleerder dan op dag veertien, en de situatie ter plaatse is na één schoonmaakronde niet meer te fotograferen. Wie wacht tot de commissie bij elkaar komt, werkt met materiaal dat al is vervaagd.
In de praktijk gebeurt het verzamelen daarom ad hoc: aantekeningen in een schrift, foto's op een privételefoon, gespreksverslagen in losse documenten. Dat werkt tot het rapport moet worden geschreven en niemand meer weet welke aantekening bij welk moment hoorde, of tot de inspectie vraagt hoe een conclusie is onderbouwd.
Hoe wij dit bouwen
De gebeurtenis op de tijdlijn is hier de eenheid. Hangt elk stuk materiaal aan een moment, dan schrijft het rapport zichzelf grotendeels uit de tijdlijn.
We kijken hoe een onderzoek nu verloopt, wat er wordt vastgelegd en op welke toestellen dat terechtkomt. Dat laatste is bijna altijd een privételefoon.
Niet een formulier met velden maar een tijdlijn waaraan bronnen worden gehangen: een gesprek, een dossierregel, een foto, een logregel uit een apparaat.
Wie is gesproken, wanneer, en heeft die persoon de weergave gezien. Dat is geen formaliteit maar de basis waarop een conclusie standhoudt.
Wat op locatie is verzameld, komt in het dossier waaruit het rapport en de rapportage aan de inspectie volgen.
Wat de app concreet doet
De app verzamelt in de dagen waarin het materiaal nog bestaat. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoe vaak u onderzoek doet en met hoeveel mensen.
Tijdlijn met bronnen eraan
Elk stuk materiaal hangt aan een moment: een verklaring, een foto, een dossierregel. Zo ontstaat de reconstructie tijdens het verzamelen in plaats van erna.
Gesprekken zorgvuldig vastgelegd
Wie, wanneer, waarover, en of de weergave is teruggelegd bij de betrokkene. Een conclusie die op een gesprek rust waarvan de weergave nooit is bevestigd, houdt bij navraag geen stand.
Situatie ter plaatse met tijdstip
Hoe stond de ruimte erbij, waar hing welke apparatuur, wat lag waar. Na één schoonmaakronde is dat niet meer vast te leggen en is de vraag onbeantwoordbaar geworden.
Werken zonder verbinding
Een onderzoek vindt plaats op een afdeling, bij een cliënt thuis of in een technische ruimte. De app werkt door en synchroniseert later, met het werkelijke tijdstip.
Strikte scheiding van betrokkenen
Materiaal over medewerkers en materiaal over de patiënt worden apart behandeld met eigen rechten. Een onderzoek is geen personeelsdossier, ook al gaat het over handelen van mensen.
Doorgeven aan het toezichtdossier
De tijdlijn en de bronnen komen terecht in het dossier waaruit u rapporteert, via koppelingen. Dat dossier staat op IGJ-software.
Voor wie wij bouwen
Wie het onderzoek doet en waar, verschilt sterk. Vier situaties.
Ziekenhuizen met een vaste commissie
Er is een methodiek en er zijn getrainde onderzoekers. Het knelpunt is de periode tussen de melding en de eerste bijeenkomst, waarin materiaal vervaagt zonder dat iemand verzamelt.
Langdurige zorg met meerdere locaties
De onderzoeker reist en spreekt mensen op verschillende plekken. Zonder één plek om alles aan te hangen ontstaan er evenveel verzamelingen als locaties.
Wijkverpleging en ambulante zorg
Het onderzoek gaat over iets dat bij iemand thuis gebeurde, zonder camera's en zonder collega erbij. Verklaringen zijn dan vrijwel het enige materiaal, en dus telt hoe zorgvuldig ze zijn vastgelegd.
Externe onderzoekers
Laat u het onderzoek door een derde doen, dan wilt u de bronnen in uw eigen dossier en niet alleen het eindrapport. Bij een vervolgvraag van de inspectie bent u degene die moet antwoorden.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is de veldkant van uw onderzoeksproces en geen methodiek. Welke onderzoeksmethode u hanteert, bepaalt u; wij bouwen het verzamelen en de vastlegging eromheen.
Waarom Appfront
Materiaal vervaagt sneller dan uw termijn loopt
Wij richten de app op de eerste dagen, want een herinnering van dag twee is niet dezelfde herinnering als die van dag veertien.
Een conclusie is zo sterk als haar bron
Wij leggen per gesprek vast of de weergave is teruggelegd bij de betrokkene. Zonder dat houdt een conclusie bij navraag geen stand.
Een onderzoek is geen personeelsdossier
Materiaal over het handelen van medewerkers krijgt eigen rechten en een eigen bewaartermijn, gescheiden van het patiëntmateriaal.
De tijdlijn is het rapport in wording
Wij bouwen de reconstructie tijdens het verzamelen op, zodat het schrijven een selectie is in plaats van een reconstructie uit losse aantekeningen.
Security en privacy
Dit is het gevoeligste materiaal dat een zorgorganisatie verzamelt, en het staat tijdelijk op een toestel dat mee de afdeling op gaat. Wij beperken de offline opslag tot het onderzoek van dat moment, koppelen rechten aan de onderzoeker en niet aan het toestel, en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld zonder dat het onderzoek stilvalt.
De scheiding tussen soorten betrokkenen is hier belangrijker dan bij welk ander dossier ook. Een onderzoek gaat over wat er gebeurde met een patiënt én over hoe medewerkers hebben gehandeld, en die tweede categorie raakt hun rechtspositie. Wij houden dat apart met eigen rechten en eigen bewaartermijnen, en bouwen geen veld voor oordelen over personen; de app verzamelt waarnemingen en verklaringen. Wat wel wordt vastgelegd, moet onwijzigbaar zijn, want een verklaring die achteraf kan worden bijgewerkt is geen verklaring. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de onderzoeksapp
Nee. De app verzamelt en ordent het materiaal op een tijdlijn; het rapport en de analyse zijn mensenwerk en horen dat te blijven. Wat het scheelt is dat schrijven een selectie uit de tijdlijn wordt in plaats van een reconstructie uit losse aantekeningen en foto's op verschillende telefoons.
Nee, en dat is bewust. Welke methode u hanteert, bepaalt uw commissie. Wij bouwen het verzamelen en de vastlegging eromheen, zodat de app werkt ongeacht welke methodiek u gebruikt en blijft werken als u die wijzigt.
Zorgvuldig, want daar hangt hun rechtspositie aan. Wij leggen vast wie is gesproken, wanneer en waarover, en of de weergave is teruggelegd bij de betrokkene. Dat laatste is geen formaliteit: een conclusie die rust op een niet-bevestigde weergave, houdt bij navraag geen stand.
Dat hangt af van wat er in beeld komt en van uw eigen beleid. Een ruimte of een apparaat is iets anders dan een persoon of een dossier op een scherm. Wij leggen die regels in de app vast per soort opname, zodat de onderzoeker het niet ter plekke hoeft af te wegen.
Ja, en dan is het extra nuttig. Een externe onderzoeker kan onder eigen rollen werken, terwijl de bronnen in uw dossier terechtkomen. Bij een vervolgvraag van de inspectie bent u degene die moet antwoorden, en dan wilt u meer dan het eindrapport.
De meldapp is voor de werkvloer en gaat over de eerste minuut: iemand meldt dat er iets is gebeurd. Deze app is voor de onderzoeker en gaat over de dagen erna. Ze raken elkaar bij de melding die het onderzoek in gang zet.
In het dossier waaruit u rapporteert aan de inspectie; zie IGJ-software. De app is de veldkant daarvan en houdt geen eigen archief aan, want twee plekken met hetzelfde onderzoek lopen gegarandeerd uit elkaar.
Dat hangt af van hoe vaak u onderzoek doet, of externe onderzoekers meemoeten en hoe zwaar de gespreksvastlegging is. De tijdlijn met foto en verklaring is doorgaans snel bruikbaar; de gescheiden rechten en de koppeling kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Materiaal verzamelen voordat het vervaagt?
Vraag bij het laatste onderzoek waar de foto's van de eerste dag staan. Als het antwoord een privételefoon is, dan is dat het werk. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.