Carbon accounting Scope 1, 2 en 3 Emissiefactoren met versie

CO2-boekhouding software laten maken

Een CO2-boekhouding is een grootboek voor uitstoot. Verbruiksgegevens uit facturen, meters en systemen gaan door een emissiefactor en worden een cijfer waar iemand op stuurt of over rapporteert. Dat cijfer is pas iets waard als u kunt laten zien uit welke meting het komt, met welke factor is gerekend en welke versie gold. Appfront bouwt software die dat vasthoudt.

Gratis adviesgesprek Pakket of maatwerk?

Rekenwerk, geen rapportage

CO2-boekhouding, internationaal carbon accounting, is het proces onder elk duurzaamheidscijfer. U verzamelt wat er verbruikt, vervoerd en ingekocht is, rekent dat met emissiefactoren om naar CO2-equivalenten en houdt elke uitkomst herleidbaar tot de bron. De vergelijking met een financiële administratie gaat verder dan de naam: er is een grootboek, een afsluiting per periode en iemand die achteraf een steekproef wil volgen.

Zit u hier goed? Deze pagina gaat over dat rekenwerk. Gaat uw vraag over de bredere duurzaamheidsrapportage en de verplichting daartoe, over materialiteit, datapunten en het duurzaamheidsverslag, dan hoort u bij CSRD- en ESG-rapportagesoftware. Het zijn andere systemen: het ene levert het getal, het andere de verantwoording eromheen. Wie met het verslag begint en de boekhouding overslaat, belandt bij de eerste controlevraag in een spreadsheet die niemand kan reproduceren.

Verbruik is de invoer, niet de uitstoot

Uw bronnen leveren liters, kubieke meters, kilowattuur en kilometers. De uitstoot is een afgeleide die u berekent.

De factor bepaalt de uitkomst

Dezelfde liter diesel geeft een ander getal met een andere factorversie. Zonder vastgelegde versie is een cijfer niet reproduceerbaar.

Elk getal moet terug naar de bron

Van een regel in het verslag naar de factuur of meterstand eronder, zonder losse spreadsheet ertussen.

Het leidingwerk is het grootste deel van het bouwwerk

Wie voor het eerst een CO2-boekhouding laat bouwen, denkt vaak aan de rekenkern: verbruik maal factor. Die kern is het eenvoudigste onderdeel van het hele systeem. Het werk zit in de toevoer. Uw gasverbruik staat op facturen van een of meer leveranciers, uw elektriciteit deels op facturen en deels op meters, uw brandstof op afschriften van tankpassen, uw zakelijke kilometers in een ritregistratie of in een declaratiesysteem, uw ingekochte goederen in het ERP of het inkooppakket, en uw koudemiddelen in een onderhoudsrapport van de installateur. Zes bronnen, zes formaten, zes eigenaren binnen de organisatie.

Elk van die bronnen heeft zijn eigen tijdvak. Een energiefactuur loopt van meteropname tot meteropname en dus zelden gelijk met uw boekjaar. Een tankpasoverzicht loopt per kalendermaand. Een jaarafrekening corrigeert achteraf wat de voorschotten niet klopten. Wie die reeksen zonder nadenken bij elkaar optelt, krijgt een jaartotaal dat elf of dertien maanden beslaat. Een bruikbaar systeem legt daarom per regel een periode vast met een begin en een eind, rekent verbruik naar rato toe aan de rapportageperiode wanneer een factuur de jaargrens overschrijdt, en laat zien welk deel van het jaar per bron gedekt is. Ontbreekt een maand, dan is dat een zichtbaar gat en geen stilzwijgende nul.

Daarnaast heeft elke bron zijn eigen sleutel. De energieleverancier kent aansluitingen, de tankpasverstrekker kent pasnummers, het ERP kent kostenplaatsen, de vastgoedadministratie kent panden. Om uitstoot aan een vestiging, een afdeling of een project te kunnen toerekenen, moeten die sleutels ergens aan elkaar geknoopt worden, en die koppeltabel moet meebewegen als een pas van eigenaar wisselt of een pand wordt afgestoten. Wie dat niet expliciet inricht, ziet het probleem pas als iemand vraagt waarom locatie Zuid meer diesel verbruikt dan er auto's rondrijden.

Tot slot moet de invoer zich laten controleren. Verbruik dat plotseling verdubbelt, een meterstand die lager is dan de vorige, een factuur die twee keer is ingelezen, een eenheid die van kubieke meter naar kilowattuur springt: dat zijn signalen die het systeem zelf hoort op te merken, met een werklijst voor wie het moet oplossen. Validatie aan de poort scheelt later een correctie die door de hele keten van berekeningen heen moet.

De drie scopes, en waarom scope 3 het lastige deel is

De indeling in scopes komt uit het Greenhouse Gas Protocol, van het World Resources Institute en de World Business Council for Sustainable Development. De Corporate Accounting and Reporting Standard daaruit is de basis waar vrijwel elk ander schema op teruggrijpt. Scope 1 is directe uitstoot uit bronnen die u bezit of beheerst: uw gasketel, uw wagenpark, lekverlies van koudemiddelen. Scope 2 is indirecte uitstoot uit ingekochte energie: elektriciteit, warmte, koude en stoom. Scope 3 is alle overige indirecte uitstoot in de keten, opgedeeld in vijftien categorieën in de Corporate Value Chain (Scope 3) Standard.

Scope 1 en 2 rekent u in principe uit met gegevens die al in uw eigen administratie staan. Scope 2 heeft wel een addertje: het GHG Protocol vraagt twee berekeningen naast elkaar, locatiegebonden op basis van de gemiddelde stroommix en marktgebaseerd op basis van wat u werkelijk inkocht. Uw datamodel moet dus twee antwoorden per kilowattuur dragen, niet één.

Scope 3 is een ander soort probleem. Daar hangt uw cijfer af van gegevens van anderen: leveranciers, vervoerders, verwerkers, soms klanten. U koopt een product, geen dataset. Weinig leveranciers hebben een getal klaarliggen dat op uw inkoop is toegesneden; wat ze sturen is een gemiddelde per productgroep. De rest schat u: op bestedingen per inkoopcategorie, op gewicht en afstand voor transport, op een branchegemiddelde. Die schattingen zijn legitiem, maar ze moeten als schatting herkenbaar blijven, ook als het cijfer drie systemen verderop in een dashboard belandt. In vervoersintensieve ketens loopt de invoer via de ritten- en zendingenadministratie.

Welke entiteiten en locaties tellen mee

Voordat u iets kunt optellen, moet vaststaan waarover u optelt. Dat heet de organisatiegrens, en het GHG Protocol besteedt er een apart hoofdstuk aan in de Corporate Accounting and Reporting Standard, onder de titel Setting organizational boundaries. Er zijn twee routes. Bij de aandelenbenadering, de equity share approach, telt u de uitstoot van een deelneming mee naar rato van uw belang. Bij de zeggenschapsbenadering telt u honderd procent mee van wat u beheerst, waarbij zeggenschap financieel of operationeel kan zijn. Beide zijn toegestaan, maar ze geven een ander antwoord, en het antwoord verandert opnieuw als u de ene keer de ene route kiest en de volgende keer de andere.

In de praktijk zit de pijn in de randgevallen. Een gehuurd pand waar de verhuurder de energie inkoopt en doorbelast. Een joint venture waarin u de helft heeft maar niet beslist. Leaseauto's die op naam van de leasemaatschappij staan maar door uw mensen worden gereden. Een werkmaatschappij die halverwege het jaar is overgenomen. Per geval is er een verdedigbare keuze, maar de keuze moet vastliggen en herhaalbaar zijn, want volgend jaar rekent er misschien iemand anders.

Voor de software betekent dat: de entiteitenstructuur is geen dropdown maar een model met geldigheid in de tijd. Elke entiteit, vestiging en aansluiting heeft een periode waarin hij bij u hoorde, en een grondslag waarop hij meetelt. Een overname halverwege het jaar levert dan vanzelf een deeljaar op in plaats van een discussie. En omdat certificerings- en rapportageschema's hun eigen afbakening kunnen hanteren, moet hetzelfde grondbestand meerdere afbakeningen kunnen bedienen zonder dat u de cijfers twee keer invoert. De CO2-Prestatieladder laat bijvoorbeeld zakelijk reizen, in het GHG Protocol een scope 3-categorie, al vanaf de lagere niveaus in de emissie-inventaris meetellen.

Primaire en secundaire gegevens in de keten

Bij scope 3 loopt er een duidelijke rangorde van gegevens, en die rangorde is in schema's uitgeschreven. Handboek 3.1 van de CO2-Prestatieladder vraagt om emissiegegevens die zo specifiek mogelijk zijn en die onderbouwd zijn, zodat de gehanteerde uitgangspunten, bronnen en systeemgrenzen duidelijk zijn. Bij voorkeur komen productgegevens uit studies conform ISO 14067, over de carbon footprint van producten, of conform de GHG Protocol Product Life Cycle Accounting and Reporting Standard. Zijn die er niet, dan gebruikt u gegevens van uw toeleverende of afnemende partij, mits aantoonbaar representatief en onderbouwd met onderliggende studies of berekeningen. Ontbreekt ook dat, dan valt u terug op zo specifiek mogelijke factoren uit de literatuur. Voor materialen wijst hetzelfde handboek naar de Nationale Milieudatabase, of naar data uit een EPD- of MRPI-certificaat.

Die rangorde is geen theorie: hij bepaalt hoe uw datamodel eruitziet. Elke ketengegevensregel draagt niet alleen een waarde, maar ook een niveau in die rangorde, een bron en een datum. Zo kunt u later laten zien dat het aandeel primaire gegevens groeit, wat precies is wat een opdrachtgever of een certificerende instelling wil zien.

Blijft de vraag hoe u leveranciers zover krijgt. Een vragenlijst rondsturen werkt zelden: hij komt bij de verkeerde persoon binnen, vraagt naar gegevens die er niet zijn en levert antwoorden op die u niet kunt controleren. Wat wel helpt is aanhaken bij wat er toch al gebeurt. Vraag het bij een bestaand contactmoment, zoals een contractverlenging of een leveranciersbeoordeling. Vraag alleen wat u werkelijk in de berekening gebruikt, en vul het formulier vooraf in met wat u zelf al weet uit de inkooporder, zodat de leverancier bevestigt in plaats van invult. Hergebruik een antwoord voor alle regels waarop het van toepassing is en vraag het pas opnieuw als het verouderd is. Koppel terug wat u met het cijfer doet, want een leverancier die zijn eigen positie in uw overzicht ziet, levert de volgende keer sneller. En houd er rekening mee dat er inmiddels een grens is aan wat u van kleinere partijen mag verlangen, zoals hieronder beschreven.

Wat de omnibus veranderde aan wie moet rapporteren

De Europese rapportageplicht is in twee jaar ingrijpend versmald. Na het omnibus-vereenvoudigingspakket van de Europese Commissie is de rapportageplicht versmald tot de grootste ondernemingen, met een drempel op het aantal werknemers in combinatie met een omzetgrens. Die wijziging raakt de Corporate Sustainability Reporting Directive, Richtlijn (EU) 2022/2464. Laat uw accountant bevestigen of u onder de plicht valt, want de drempels en de invoeringsdata zijn de afgelopen jaren herhaaldelijk aangepast.

Voor de vraag of u een CO2-boekhouding nodig heeft, zegt dat minder dan het lijkt. Dezelfde richtlijn begrenst namelijk wat rapporterende ondernemingen mogen opvragen bij kleinere partijen in hun keten. Wie het gemiddelde van duizend werknemers niet haalt, is een beschermde onderneming: aan hen mag niet meer gevraagd worden dan de vrijwillige standaard toelaat. Er publiceren dus minder partijen zelf, terwijl de vraag naar uitstootcijfers via contracten en aanbestedingen onverminderd wordt doorgegeven. Daarom verschuift het zwaartepunt van rapporteren naar rekenen.

Wat een CO2-boekhouding moet kunnen

Deze onderdelen hangen samen. Versiebeheer zonder herberekening levert een onbruikbaar archief op, en een controlespoor zonder datakwaliteitslabel toont waar een getal vandaan komt, maar niet hoe hard het is.

Invoer uit facturen, meters en systemen

Koppelingen naar energieleverancier, meters, wagenparkbeheer en inkoop, met handmatige invoer waar het niet anders kan.

Versiebeheer op emissiefactoren

Elke factor met bron, jaartal en geldigheidsperiode. De berekening bewaart welke versie hij gebruikte, niet alleen de uitkomst.

Herberekening als functie

Een afgesloten jaar opnieuw doorrekenen met een andere factorset, naast de oorspronkelijke uitkomst, met de aanleiding erbij.

Datakwaliteit per regel

Gemeten, afgeleid of geschat, met de methode erbij, zodat een totaal nooit zekerder oogt dan de gegevens eronder toelaten.

Uitvraag bij leveranciers

Een portaal voor ketengegevens, met terugval op een berekende schatting zodra een leverancier niets bruikbaars aanlevert.

Controlespoor tot de bron

Van elke regel in het verslag terug naar de meting eronder, inclusief wie wat wanneer invoerde en goedkeurde.

Wat hier bewust ontbreekt is de laag erboven: dashboards, doelstellingen en een verslag in de vorm die een lezer verwacht. Die horen erbij, maar ze zijn pas zinnig als de zes onderdelen hierboven kloppen. Een grafiek die daalt terwijl de helft van de onderliggende regels geschat is en niemand weet met welke factorversie er gerekend werd, is geen stuurinformatie maar decoratie.

Waar emissiefactoren vandaan komen en waarom de versie telt

Voor Nederland staan de gangbare factoren op co2emissiefactoren.nl, een initiatief van SKAO, Stimular, Connekt, Milieu Centraal en de Rijksoverheid, beheerd door Rijkswaterstaat en Stichting Stimular. De cijfers steunen op onder meer het laatste IPCC-rapport, onderzoek van CE Delft en gegevens van CBS, en worden jaarlijks rond de jaarwisseling bijgewerkt. RVO publiceert daarnaast de Nederlandse lijst van energiedragers en standaard CO2-emissiefactoren.

Die jaarlijkse actualisatie is precies waarom een emissiefactor geen instelling in een configuratiescherm is. Het advies bij de Nederlandse lijst is de factor te gebruiken die hoort bij het jaar waarover u rekent: een factor uit januari geldt voor de footprint van dat jaar, niet voor het jaar ervoor. Alleen als nieuwe wetenschappelijke inzichten laten zien dat een factor niet meer klopt, is terugwerkende toepassing wel het advies. In software wordt dat een factorentabel met geldigheidsperiodes, plus een berekening die vastlegt welke rij hij gebruikte.

Internationaal wordt het lastiger. De Nederlandse cijfers gelden voor de Nederlandse situatie, voor elektriciteit, aardgas, biogas en warmte specifiek hier; voor buitenlandse vestigingen moet uw model per meetpunt vastleggen uit welke lijst de factor komt. Zie ook energiemanagementsoftware.

Bron, jaartal en versie vast bij elke berekende regel
Geldigheidsperiode per factor, niet één actuele waarde
Locatiegebonden en marktgebaseerde uitkomst naast elkaar
Eenheden expliciet, met omrekening naar CO2-equivalent
Nieuwe jaarlijst importeren zonder oude uitkomsten te overschrijven
Buitenlandse factoren apart herkenbaar

Eenheden, systeemgrenzen en de valkuil van dubbeltelling

Een emissiefactor hoort bij een eenheid, en die eenheid is niet altijd wat u denkt. Voor brandstoffen bestaan factoren per liter en per kilogram, voor gas per kubieke meter en per gigajoule, voor vervoer per voertuigkilometer, per reizigerskilometer en per tonkilometer. Verwissel er een, en de uitkomst zit er niet een paar procent naast maar een orde van grootte. Daarbovenop komt de systeemgrens van de factor zelf: telt hij alleen de verbranding mee, of ook de winning, raffinage en het transport van de brandstof daarnaartoe. Die keuze moet in het hele overzicht dezelfde zijn, anders vergelijkt u een vrachtwagen op de ene grondslag met een bestelbus op de andere.

Het venijn zit in dubbeltelling. De drie scopes sluiten elkaar uit, precies zodat dezelfde uitstoot niet twee keer wordt geteld, maar in een systeem dat uit meerdere bronnen wordt gevoed gebeurt het toch. De klassieker is de rit die zowel via de tankpas van uw eigen chauffeur binnenkomt als via de zendingenregel van een vervoerder die dezelfde vracht verantwoordt. Of de elektriciteit van een verhuurd bedrijfspand die zowel in uw eigen scope 2 zit als in de doorbelasting aan de huurder. Of een leaseauto die u in scope 1 opvoert terwijl de leasemaatschappij hem als eigen wagenpark rapporteert, waardoor twee organisaties dezelfde kilometers claimen.

Binnen uw eigen boekhouding is dat oplosbaar met een regel die niet ter discussie staat: per activiteit is er precies een bron die leidend is, en de andere bronnen zijn er hooguit ter controle. Het systeem hoort te signaleren wanneer twee registraties dezelfde periode, hetzelfde voertuig of dezelfde aansluiting raken. Tussen organisaties is het lastiger, want daar kunt u niet afdwingen wat de ander doet. Wat u wel kunt, is vastleggen op welke grondslag u een post heeft opgenomen, zodat u bij een ketenvraag kunt laten zien dat u niet dubbeltelt maar een andere afbakening hanteert dan uw ketenpartner.

Er is nog een vorm van dubbeltelling die minder opvalt: die tussen jaren. Een correctiefactuur over december die in januari binnenkomt hoort bij het oude jaar, niet bij het nieuwe. Zonder periodetoewijzing per regel schuift verbruik ongemerkt op, en dan lijkt een reductie behaald die alleen een boekingsverschil is.

Herberekenen is een functie, geen incident

Vroeg of laat klopt een eerder jaar niet meer. Een emissiefactor is herzien, een rekenmethode aangepast, een vestiging overgenomen, of een leverancier stuurt alsnog het echte cijfer waar eerst een schatting stond. De vraag is dan niet of u iets moet doen, maar of uw systeem het kan. Wie de nieuwe factoren over de oude berekening heen zet, verliest de uitkomst die vorig jaar naar buiten ging.

De schema's zijn hier explicieter dan veel software. Handboek 3.1 van de CO2-Prestatieladder, beheerd door SKAO, stelt dat een methodologiewijziging in een emissiefactor altijd aanleiding is om het referentiejaar te herberekenen, terwijl technologische vooruitgang of gewijzigde marktomstandigheden dat juist niet zijn. De herberekening moet duidelijk gedocumenteerd worden, en het handboek verwijst naar NEN-EN-ISO 14064-1, de norm voor kwantificering en rapportage van broeikasgassen op organisatieniveau. Functioneel betekent dat: een gesloten jaar opnieuw kunnen draaien met een andere factorset, beide uitkomsten bewaren en de aanleiding vasthouden.

Basisjaar en herberekeningsbeleid

Een reductiedoel heeft een ijkpunt nodig, en dat ijkpunt is het basisjaar. Alles wat u daarna over voortgang zegt, is een vergelijking met dat ene jaar. Daarmee wordt het basisjaar het gevoeligste getal in de hele boekhouding: verschuift het, dan verschuift uw hele verhaal mee. Precies daarom hoort er een vastgelegd beleid te zijn dat bepaalt wanneer u met terugwerkende kracht herrekent, en niet een beslissing die per geval genomen wordt door wie op dat moment het rapport maakt.

Zo'n beleid beschrijft minstens drie dingen. Ten eerste welke gebeurtenissen tot herberekening leiden: een structurele wijziging van de organisatiegrens door overname of afstoting, een wijziging in de rekenmethode, of het ontdekken van een fout in eerder gerapporteerde gegevens. Ten tweede welke gebeurtenissen dat juist niet doen, zoals organische groei of krimp, of het gaan gebruiken van een andere brandstof. Ten derde vanaf welke omvang een afwijking het waard is, want elke correctie van een tiende procent doorvoeren maakt de reeks onleesbaar zonder hem beter te maken.

In software is dat beleid geen document maar een instelling. De gebeurtenis wordt geregistreerd, het systeem stelt de herberekening voor, iemand met de juiste rol keurt goed, en de nieuwe reeks komt naast de oude te staan met een verwijzing naar de aanleiding. Wie later een oud jaarverslag opzoekt, moet nog steeds kunnen zien welk getal daar destijds in stond, en met welke stappen dat naar het huidige getal is gekomen. Overschrijven is hier geen technische keuze maar het weggooien van bewijs.

Geschat, gemeten en het gat ertussen

In elke CO2-boekhouding zitten drie soorten getallen door elkaar. Gemeten waarden komen van een meter of een factuur met een hoeveelheid erop. Afgeleide waarden rekent u uit een andere registratie, zoals kilometers uit een ritregistratie. Geschatte waarden zijn een aanname: bestedingen maal een kengetal, een branchegemiddelde, een verdeling naar oppervlakte. Alle drie zijn bruikbaar, mits het label op de regel staat en niet in een voetnoot.

Dat label moet meetellen naar boven. Per scope en per categorie hoort zichtbaar te zijn welk deel van het totaal op schattingen rust, want een grotendeels geschatte footprint is een andere uitspraak dan een gemeten footprint. Dat laat ook zien waar uitvragen loont: bij de categorie die groot is en zwak onderbouwd. Levert een leverancier later een echt cijfer, dan verandert de regel van geschat naar gemeten, met datum en reden als zichtbare mutatie.

Behandel datakwaliteit daarom als een eigenschap van elk getal, net als de eenheid en de periode. Een regel draagt idealiter vier dingen met zich mee: waar de waarde vandaan komt, hoe hij tot stand kwam, hoe zeker hij is en wanneer hij voor het laatst is bevestigd. Dat laatste wordt vaak vergeten, terwijl een leverancierscijfer uit een oud kalenderjaar iets anders waard is dan een cijfer van vorige maand. Met die vier velden kunt u een rapportage maken die naast het totaal ook laat zien hoe het totaal is opgebouwd, zonder dat iemand daarvoor de onderliggende tabellen hoeft open te slaan.

Dat maakt het gesprek bovendien eerlijker. Een organisatie die openlijk toont dat een groot deel van scope 3 op branchegemiddelden rust, is geloofwaardiger dan een organisatie die een exact ogend getal presenteert waar dezelfde aannames onder liggen. En intern geeft het richting: verbeteren begint bij de post die zowel groot als slecht onderbouwd is, niet bij de post die het makkelijkst te meten valt.

Scope 1, 2 en 3 Factorversiebeheer Herberekening referentiejaar Datakwaliteitslabel Locatiegebonden en marktgebaseerd Leveranciersuitvraag Meterkoppelingen Controlespoor ISO 14064-1

Het controlespoor, en wanneer een pakket volstaat

Zodra een accountant of een verifiërende instelling meekijkt, verandert de vraag. Die pakt een regel uit het verslag en wil de weg terug: welk verbruik zit erachter, uit welke bron kwam die meting, welke emissiefactor is gebruikt, welke versie daarvan, wie voerde het in en wie keurde het goed. Ontbreekt een schakel, dan is het cijfer niet controleerbaar. Een afgesloten jaar hoort bevroren te zijn, zodat een latere correctie als correctie in het spoor komt.

Wat een verificateur concreet vraagt

Een verificatie verloopt zelden als een discussie over methodiek. Het is een steekproef. De verificateur kiest een aantal posten, meestal de grootste en een paar willekeurige, en volgt ze naar beneden tot hij bij een document uitkomt dat niet door uw systeem is gemaakt: een factuur van de leverancier, een meterafdruk, een onderhoudsrapport, een pakbon. Wat hij daarbij wil zien, is dat de weg ernaartoe zonder handmatige tussenstap loopt en dat de uitgangspunten, de bronnen en de systeemgrenzen bij elke stap zijn vastgelegd. Datzelfde vraagt de norm voor emissie-inventarisrapportage op organisatieniveau, NEN-EN-ISO 14064-1, ook van het rapport zelf.

Praktisch komt dat neer op een handvol eisen aan uw systeem. Brondocumenten moeten bewaard blijven en aan de regel gekoppeld zijn, niet in een gedeelde map met een eigen naamgeving. Wijzigingen moeten een spoor achterlaten met wie, wanneer en waarom, en het systeem moet onderscheid maken tussen invoeren, wijzigen en goedkeuren, zodat één persoon niet in zijn eentje een cijfer kan optillen. Een gepubliceerde versie van het rapport moet als versie bewaard blijven, inclusief de gegevens waarop hij rustte. En de verificateur zelf heeft leestoegang nodig tot alles wat hij moet kunnen volgen, zonder dat hij iets kan muteren. Wie dat pas inbouwt als de eerste verificatie is aangekondigd, bouwt het twee keer.

De voetafdruk van één product naast die van de organisatie

Vroeg of laat vraagt een klant niet naar uw organisatiecijfer maar naar het cijfer van wat u aan hem levert. Dat is een andere rekenwijze, en het is verstandig die twee niet door elkaar te laten lopen. Een organisatievoetafdruk telt alles op wat er in een periode is uitgestoten binnen een vastgestelde organisatiegrens. Een productvoetafdruk volgt juist één product door zijn levensloop, van grondstof via productie en gebruik tot verwerking, en drukt de uitkomst uit per functionele eenheid: per stuk, per kilogram, per geleverde dienst. De eerste is een periodetotaal, de tweede een verhouding.

Voor de onderbouwing van productcijfers wijzen schema's naar eigen standaarden. Handboek 3.1 van de CO2-Prestatieladder noemt studies conform ISO 14067 over de carbon footprint van producten, of conform de GHG Protocol Product Life Cycle Accounting and Reporting Standard, en voor materialen de Nationale Milieudatabase. Het verschil met de organisatieboekhouding zit vooral in de toerekening: uw gasverbruik is één getal, maar de vraag welk deel daarvan aan product A en welk deel aan product B toevalt, moet u expliciet beslissen, bijvoorbeeld naar draaiuren, gewicht of orderregels.

In software vertaalt dat zich naar twee modellen op dezelfde brongegevens. Het verbruik wordt één keer verzameld en één keer gevalideerd; daarna loopt er een organisatiemodel overheen dat per periode en per entiteit optelt, en een productmodel dat via een toerekeningssleutel naar producten of orders verdeelt. Twee losse systemen naast elkaar leidt gegarandeerd tot twee getallen die niet met elkaar te rijmen zijn, en die vraag krijgt u vroeg of laat.

Het niveau van die controle ligt vast in Europese regelgeving. Bij de recente Europese vereenvoudiging is vastgehouden aan een beperkte mate van zekerheid en is de opdracht om standaarden voor een redelijke mate van zekerheid te ontwikkelen komen te vervallen. Laat uw accountant bevestigen welke termijn voor uw situatie geldt, want die data zijn de afgelopen jaren meer dan eens verschoven. Voor certificeringsschema's geldt NEN-EN-ISO 14064-3, over validatie en verificatie van broeikasgasverklaringen. Het controlespoor is dus geen module die u later aanzet, maar een eigenschap van het datamodel, herkenbaar voor wie eerder auditsoftware liet bouwen.

Betekent dat altijd maatwerk? Nee. Er bestaan volwassen pakketten voor carbon accounting, met factorbibliotheken, leveranciersportalen en kant-en-klare exports. Komt uw verbruik uit een handvol standaardbronnen en is een jaarlijkse footprint het doel, dan koopt u dat in en verschuift uw inspanning van bouwen naar inrichten. Maatwerk wordt interessant bij toerekening: uitstoot per project, per product, per klant of per rit, in een indeling die alleen bij u zo bestaat. Of wanneer de gegevens uit eigen operationele systemen moeten komen in volumes die geen mens meer uploadt. Zie ook software voor de maakindustrie.

Pakket bij verbruik uit een handvol standaardbronnen
Pakket als een jaarlijkse footprint het doel is
Maatwerk bij toerekening per project, product of klant
Maatwerk als de data uit eigen systemen moet komen
Tussenweg: pakket als rekenkern, maatwerk voor de datatoevoer

Veelgestelde vragen over CO2-boekhouding

CO2-boekhouding is het rekenwerk eronder: verbruiksgegevens verzamelen, omrekenen met emissiefactoren en de uitkomst herleidbaar houden tot de bron. Duurzaamheidsrapportage is de verantwoording daarboven, met materialiteit, vastgestelde datapunten en publicatie. U kunt het eerste nodig hebben zonder onder het tweede te vallen, bijvoorbeeld omdat een aanbesteding om cijfers vraagt.

Scope 1 en 2 rekent u uit met gegevens die al in uw eigen administratie zitten: meterstanden, gasfacturen, tankpassen. Scope 3 gaat over uitstoot bij anderen in de keten, opgedeeld in vijftien categorieën in de Corporate Value Chain (Scope 3) Standard. U koopt een product, geen dataset. Wat een leverancier niet aanlevert moet u schatten, en dat moet herkenbaar blijven als schatting.

Voor Nederland staan ze op co2emissiefactoren.nl, een initiatief van SKAO, Stimular, Connekt, Milieu Centraal en de Rijksoverheid, beheerd door Rijkswaterstaat en Stichting Stimular. Die lijst wordt jaarlijks bekeken en meestal rond de jaarwisseling bijgewerkt. Het advies is de factor te gebruiken die hoort bij het jaar waarover u rekent.

Dat hangt af van de oorzaak. Handboek 3.1 van de CO2-Prestatieladder stelt dat een methodologiewijziging altijd aanleiding is om het referentiejaar te herberekenen, terwijl technologische vooruitgang of gewijzigde marktomstandigheden dat niet zijn. De herberekening moet duidelijk gedocumenteerd worden. Bouw het daarom als functie in, met beide uitkomsten naast elkaar.

Door het label op de regel te zetten in plaats van in een voetnoot bij het rapport. Elke waarde krijgt mee of hij gemeten, afgeleid of geschat is, met de methode erbij. Het systeem telt dat mee naar boven, zodat u per scope ziet welk deel van het totaal op schattingen rust en waar uitvragen loont.

Een spoor van elke regel in het verslag terug naar de onderliggende meting: welk verbruik, welke bron, welke emissiefactor en welke versie daarvan, wie het invoerde en wie het goedkeurde. Daarnaast moet een afgesloten jaar bevroren zijn, zodat een latere correctie zichtbaar wordt als correctie en niet als een stille overschrijving.

Gerelateerde diensten

CSRD- en ESG-rapportagesoftware

Gaat het om het verslag zelf, met materialiteit en datapunten, dan is CSRD- en ESG-rapportagesoftware de ingang.

Energiemanagementsoftware

Wilt u eerst het verbruik op orde, met meterkoppelingen en sturing per vestiging, kijk bij energiemanagementsoftware.

ERP-systeem op maat

Moeten de cijfers binnen de administratie zelf landen, naast inkoop en productie, dan is een ERP-systeem op maat de bredere ingang.

Leg uw huidige berekening naast onze vragen

Vertel ons waar uw verbruiksgegevens vandaan komen, welke emissiefactoren u gebruikt en wat er gebeurt als iemand vraagt hoe een cijfer uit vorig jaar tot stand kwam. Uit die antwoorden blijkt meestal of een pakket, maatwerk of een combinatie past.

Plan een adviesgesprek info@appfront.nl