GS1 GTIN-koppeling laten maken
Een GTIN, in Nederland vaak nog EAN genoemd, is de artikelcode van GS1 waarmee een product overal ter wereld herkenbaar is. Codes krijgen pas betekenis als u ze aan een artikel koppelt en vastlegt, en dat gebeurt in MijnGS1 en in het wereldwijde register Verified by GS1. Appfront bouwt de koppeling tussen uw ERP of PIM en die omgeving: nieuwe varianten krijgen een vrije code uit uw pakket, de artikelgegevens gaan het register in en uw systemen blijven gelijk met wat daar staat.
Wat is een GS1 GTIN-koppeling?
Een GS1 GTIN-koppeling regelt het uitgeven en vastleggen van artikelcodes vanuit uw eigen systemen. De GTIN, Global Trade Item Number, is de standaard artikelcode van GS1. De meeste artikelen hebben een GTIN-13 met 13 cijfers, de code die vroeger EAN-13 heette; in 2005 ging EAN op in het wereldwijde GS1. Volgens GS1 Nederland heeft elke productvariant een eigen code: zwarte en witte sokken in drie maten zijn zes codes, en een actieverpakking krijgt weer eigen codes. Een code hergebruikt u niet voor een ander artikel, omdat productinformatie online blijft bestaan. Grote verkoopkanalen zoals bol en Amazon accepteren alleen codes van GS1.
GS1 Nederland noemt drie manieren om codes vast te leggen. Bij een paar codes vult u de artikelgegevens handmatig in MijnGS1 in. Bij meer codes downloadt u een Excelbestand uit MijnGS1, vult u het en uploadt u het weer. Bij heel veel codes legt u ze via een API-verbinding vast in het wereldwijde register Verified by GS1; daarvoor neemt u contact op met GS1. In alle gevallen komen de gegevens in dat register, waar iedereen kan zien bij welk artikel een code hoort en wie de eigenaar is. Retailers en marktplaatsen gebruiken het om te controleren of een code en een product bij elkaar horen. Voor uitgebreide productinformatie richting afnemers is er daarnaast de datapool GS1 Data Source.
Wij bouwen maatwerk omdat het uitgeven van codes nu vaak in een spreadsheet naast het ERP gebeurt. Iemand houdt bij welke codes vrij zijn, typt ze over in het artikelbestand en vult daarna MijnGS1. Dan ontstaan dubbele codes, varianten zonder code of artikelen die wel in het ERP staan en niet in het register. De koppeling haalt een vrije code uit uw pakket zodra een nieuw artikel of een nieuwe variant wordt aangemaakt, controleert of die code nog nergens anders aan hangt, en zet de verplichte gegevens klaar voor MijnGS1 of het register. Welke route past bij uw aantal codes, stemmen we af met u en, waar nodig, met GS1.
Uit uw pakket
Vrije codes automatisch toegewezen.
In het register
Gegevens in Verified by GS1.
Eenduidig
Dubbele codes voorkomen.
Hoe wij uw GS1 GTIN-koppeling bouwen
We beginnen bij uw artikelbeheer: welke codepakketten u hebt, waar nieuwe artikelen en varianten worden aangemaakt, wie nu codes toewijst en hoe ze in MijnGS1 terechtkomen. Daarna zetten we uw bestaande codes naast wat in MijnGS1 staat en maken we zichtbaar waar ze verschillen. We bouwen eerst het toewijzen van codes bij nieuwe artikelen, met de controle op dubbel gebruik, en laten u dat beoordelen met echte artikelen. Het vastleggen in het register, via upload of API, volgt als dat goed loopt. Daarna houden we de koppeling bij als GS1 de verplichte velden of de koppelmogelijkheden wijzigt.
Pakketten, codes, routes.
ERP naast MijnGS1.
Vrije code per variant.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat een GS1 GTIN-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen in vrijwel elke GTIN-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van het aantal codes en van de systemen waarin uw artikelen worden aangemaakt.
Codepakket
Vrije en gebruikte codes.
Toewijzen
Per artikel en variant.
Controle
Opbouw en dubbel gebruik.
Register
Gegevens naar Verified by GS1.
Vergelijken
Leveranciers naast het register.
Logboek
Elke code terug te vinden.
Voor wie wij een GS1 GTIN-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor bedrijven die regelmatig nieuwe artikelen of varianten introduceren, of veel artikelen van leveranciers met codes ontvangen. Hoe groter het assortiment, hoe meer het oplevert.
Merkeigenaren
Codes per variant uitgegeven.
Groothandels
Codes van leveranciers gecontroleerd.
Webwinkels
Klaar voor marktplaatsen.
Medische hulpmiddelen
GTIN als basis voor UDI.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het uitgeven, vastleggen en controleren van GTIN's. Wilt u al uw productinformatie op één plek beheren en delen, kijk dan naar onze pagina over een PIM-portaal. Voor medische hulpmiddelen, waar de GTIN de basis is van de UDI, is er de UDI-koppeling, en voor productgegevens in de Europese energielabeldatabase de pagina over EPREL-aanlevering. Verkoopt u via marktplaatsen, lees dan meer over de marketplacekoppeling voor voorraad. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw GS1 GTIN-koppeling?
Een code die twee keer is uitgegeven, een variant die zonder code de webwinkel in gaat, of een artikel dat in het ERP staat maar niet in het register, levert afwijzingen op bij marktplaatsen en verwarring bij afnemers. Daar bouwen we op: codes die uit uw systeem komen, een controle voordat een code wordt gebruikt en een overzicht dat gelijk loopt met het register.
Eenduidig
Eén code per variant.
Gelijk
ERP en register in lijn.
Zichtbaar
Afwijkingen direct gezien.
Security en privacy bij een GS1 GTIN-koppeling
De koppeling verwerkt artikelgegevens en de gegevens van uw codepakketten, en die zijn commercieel. Gegevens in Verified by GS1 zijn bedoeld om openbaar te zijn; de koppeling stuurt alleen de velden mee die u daarvoor kiest en houdt interne gegevens, zoals inkoopprijzen of nog niet aangekondigde artikelen, buiten het register tot u ze vrijgeeft. Elke toewijzing en elke wijziging wordt met tijd en gebruiker vastgelegd.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde verbindingen en opslag. Inloggegevens en API-sleutels voor GS1 staan afgeschermd en zijn niet zichtbaar voor medewerkers. Wie codes mag toewijzen en wie gegevens naar het register mag sturen, stemmen we vooraf met u af, in lijn met de rollen die u in MijnGS1 gebruikt.
Veelgestelde vragen over een GS1 GTIN-koppeling
Vragen die merkeigenaren, groothandels en productdatabeheerders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Het Global Trade Item Number, de standaard artikelcode van GS1. De meest gebruikte vorm is de GTIN-13 met 13 cijfers, die vroeger EAN-13 heette. Daarnaast zijn er GTIN-8 codes voor kleine artikelen. Met de code is een product wereldwijd herkenbaar, online en in winkels.
Er is geen verschil in de code zelf. EAN is de oude naam, die in Nederland blijft hangen. In 2005 ging EAN op in het wereldwijde GS1, en in de wereldwijde standaard heet de artikelcode sindsdien GTIN.
GS1 Nederland noemt drie manieren: handmatig in MijnGS1, via een Excelbestand dat u in MijnGS1 uploadt, of bij heel veel codes via een API-verbinding met het wereldwijde register Verified by GS1. Voor die API-verbinding neemt u contact op met GS1.
Het wereldwijde register met basisinformatie over producten, locaties en bedrijven die met een GS1-code zijn geïdentificeerd. Iedereen kan er zien bij welk artikel een code hoort en wie de eigenaar is. Retailers en marktplaatsen gebruiken het om te controleren of een code en een product bij elkaar horen.
Volgens GS1 Nederland niet. Productinformatie blijft online te vinden, ook als een artikel al lang niet meer wordt gemaakt. Zou u de code aan een ander artikel geven, dan hangt één code aan twee producten. De koppeling houdt daarom bij welke codes ooit zijn gebruikt.
Verified by GS1 bevat de basisgegevens die bij een code horen. GS1 Data Source is de datapool waarin fabrikanten en groothandels uitgebreide productinformatie met hun afnemers delen, met afspraken per sector. Een GTIN-koppeling kan op beide aansluiten, afhankelijk van wat uw afnemers vragen.
Voor bedrijven die vaak nieuwe artikelen of varianten introduceren, meerdere codepakketten beheren of veel codes van leveranciers ontvangen. Hebt u een klein, vast assortiment, dan volstaat handmatig vastleggen in MijnGS1 meestal.
GTIN's uitgeven vanuit uw eigen systemen?
Vertel ons hoe u nu codes toewijst en waar uw artikelen worden aangemaakt. We laten zien hoe een koppeling dat eenduidig maakt.