ClubCollect-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met ClubCollect, het platform waarmee verenigingen contributie en andere inkomsten innen. ClubCollect koppelt met een aantal ledenadministraties, en kan leden via een import of API ontvangen. Voor verenigingen en koepels met een eigen ledenadministratie, app of website bouwen wij de verbinding: leden en contributies uit uw eigen systeem naar ClubCollect, en de betaalstatus terug waar die nodig is.
Wat is een ClubCollect-koppeling?
ClubCollect is een platform waarmee verenigingen contributie en andere inkomsten innen, zoals bijdragen voor activiteiten, verkoop en sponsoring. Leden krijgen een betaalverzoek en kunnen op verschillende manieren betalen, en de penningmeester ziet wie heeft betaald. ClubCollect koppelt met een aantal ledenadministraties, en kan ledengegevens ontvangen via een import of een API.
Een vereniging met een eigen ledenadministratie, app of website moet leden en contributies anders bij ClubCollect krijgen. Vaak gebeurt dat met een export en import aan het begin van het seizoen, en worden nieuwe leden en opzeggingen daarna met de hand bijgehouden. Of een lid heeft betaald, staat in ClubCollect, maar niet in de ledenadministratie of de app waar trainers en vrijwilligers kijken. De penningmeester houdt twee lijsten bij.
Wij bouwen maatwerk omdat verenigingen verschillen: welke ledenadministratie, app of website u gebruikt, hoe contributies zijn opgebouwd, wat er met de betaalstatus moet gebeuren, en welke boekhouding de penningmeester gebruikt. Welke koppelmogelijkheden ClubCollect biedt, bekijken we in de eerste stap, samen met u en waar nodig met ClubCollect.
Leden uit één bron
Leden en contributies uit uw eigen ledenadministratie in ClubCollect, met wijzigingen die vanzelf doorgaan.
Betaalstatus terug
Wie heeft betaald, zichtbaar in de ledenadministratie of app waar dat nodig is.
Minder werk
Geen exports en imports meer, en geen twee lijsten voor de penningmeester.
Hoe wij uw ClubCollect-koppeling bouwen
We beginnen bij uw vereniging: welke ledenadministratie, app of website, hoe zijn contributies opgebouwd, en waar wordt nu dubbel bijgehouden. Contributies verschillen vaak per leeftijd, soort lidmaatschap of team, en soms krijgen gezinnen korting. Die regels leggen we vast, zodat het bedrag dat naar ClubCollect gaat klopt met wat de vereniging heeft afgesproken.
Uw ledenadministratie, app, website, contributies en boekhouding.
Leden en contributies naar ClubCollect, en de betaalstatus terug.
Testen met echte leden, bewaking van fouten, en een logboek per bericht.
Livegang voor het seizoen, en beheer bij wijzigingen van ClubCollect of uw systemen.
Wat een ClubCollect-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke ClubCollect-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw vereniging.
Leden
Leden en gezinnen uit uw eigen ledenadministratie.
Contributies
Contributies en bijdragen per lid.
Wijzigingen
Nieuwe leden en opzeggingen automatisch door.
Betaalstatus
Wie heeft betaald, terug in uw systemen.
Boekhouding
Inkomsten naar de boekhouding.
Overzicht
Stand van de inning voor de penningmeester.
Voor wie wij een ClubCollect-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor verenigingen die ClubCollect gebruiken naast een eigen systeem.
Sportclubs
Veel leden en teams. Wijzigingen tijdens het seizoen zijn de kern.
Muziek en cultuur
Lessen en activiteiten naast contributie. De bijdragen tellen het meest.
Koepels
Contributie voor veel afdelingen. Eén koppeling voor allemaal is wat nodig is.
Leveranciers van software
Een eigen product voor verenigingen. De koppeling is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met ClubCollect. Voor een ledenadministratie op maat is er onze pagina over ledenadministratiesoftware, voor sportclubs onze pagina over sportclubsoftware, en voor inning onze pagina over incassosoftware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw ClubCollect-koppeling?
Een lid dat is opgezegd maar toch een betaalverzoek krijgt, geeft een vervelend gesprek. Daar bouwen we op: leden uit één bron, wijzigingen die vanzelf doorgaan, en een betaalstatus die iedereen ziet die het nodig heeft.
Geen dubbele lijsten
De ledenadministratie is de bron.
Geen onterechte verzoeken
Opzeggingen gaan meteen door.
Penningmeester ontlast
Wie heeft betaald, staat overal goed.
Security en privacy bij een ClubCollect-koppeling
De koppeling verwerkt gegevens van leden, soms van minderjarigen en hun ouders, en betaalgegevens. Toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt, en elk bericht wordt gelogd.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups.
Veelgestelde vragen over een ClubCollect-koppeling
Vragen die verenigingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
ClubCollect is een platform waarmee verenigingen contributie en andere inkomsten innen, zoals bijdragen voor activiteiten, verkoop en sponsoring. Leden krijgen een betaalverzoek, en de penningmeester ziet wie heeft betaald. De vereniging houdt zelf de ledenadministratie bij; ClubCollect verzorgt de inning.
Ja, met een aantal ledenadministraties. Die zijn vaak genoeg. Een eigen koppeling is nodig voor een eigen ledenadministratie, app of website die niet in de lijst staat.
ClubCollect kan ledengegevens ontvangen via een import of een API. Welke route voor uw systeem past en welke gegevens terug kunnen, bekijken we in de eerste stap, samen met u en waar nodig met ClubCollect.
Ja. Een nieuw lid of een opzegging in uw ledenadministratie gaat naar ClubCollect, zodat het betaalverzoek klopt met wie er echt lid is. Een lid dat halverwege het seizoen instroomt, krijgt het bedrag dat volgens uw regels geldt. Hoe u omgaat met een opzegging na een verstuurd betaalverzoek, legt u zelf vast.
Ja, als de koppeling de status kan ophalen. Trainers of vrijwilligers zien dan of een lid heeft betaald, zonder de penningmeester te vragen, als u dat wilt. U bepaalt wie dat mag zien. Vaak is een eenvoudig betaald of niet betaald genoeg, zonder bedragen of details van de betaling.
De koppeling meldt het en legt vast wat er misging. Het bericht wordt opnieuw geprobeerd of klaargezet voor een controle, zodat geen lid wordt vergeten. De penningmeester of de beheerder van de ledenadministratie krijgt een melding met het lid en de reden, en kan het na herstel opnieuw laten versturen.
Voor verenigingen en koepels met een eigen ledenadministratie, app of website naast ClubCollect, en voor leveranciers van verenigingssoftware die met ClubCollect willen samenwerken.
Leden en contributie zonder dubbele lijsten?
Vertel ons welke ledenadministratie, app of website uw vereniging gebruikt en hoe u nu met ClubCollect werkt. We laten zien hoe de koppeling eruitziet.