Conscribo-koppeling laten maken
Conscribo is een online pakket voor boekhouding en ledenadministratie van verenigingen en stichtingen. De administratie zit er goed in, maar aanmeldingen komen vaak binnen via de website, inschrijvingen voor activiteiten via een ander systeem en betalingen via weer een andere route. Appfront bouwt koppelingen met Conscribo, zodat wat elders binnenkomt vanzelf in de administratie staat en de penningmeester geen lijsten meer hoeft over te typen.
Wat is een koppeling met Conscribo?
Een Conscribo-koppeling verbindt de administratie van uw vereniging of stichting met de systemen waar gegevens binnenkomen. Een nieuw lid vult het formulier op de website in en staat daarna in de ledenadministratie. Een inschrijving voor een activiteit wordt een regel op de factuur. Een betaling wordt aan de juiste factuur gekoppeld. En de gegevens die leden zelf mogen zien, komen vanuit Conscribo in het ledenportaal of de app.
Zonder koppeling doet de penningmeester of de secretaris dat met de hand. Het aanmeldformulier stuurt een e-mail, iemand typt die over, de inschrijvingen voor het weekend staan in een spreadsheet, en aan het einde van het jaar klopt de ledenlijst op de website niet met die in de administratie. Bij een vereniging met een paar honderd leden en een bestuur dat elk jaar wisselt, gaat er dan kennis en tijd verloren.
Wij bouwen maatwerk omdat elke vereniging anders is ingericht. Welke soorten leden u hebt, hoe de contributie wordt berekend, welke activiteiten apart worden gefactureerd en welke systemen u naast Conscribo gebruikt, bepaalt wat de koppeling moet doen. Conscribo biedt een API; welke gegevens daar voor uw account beschikbaar zijn, bekijken we in de eerste stap. Wat de API niet ondersteunt, lossen we op met een gecontroleerde import, zodat u toch niet hoeft over te typen.
Aanmelding
Direct een lid.
Betaling
Aan de juiste factuur.
Eén lijst
Overal dezelfde leden.
Hoe wij uw koppeling met Conscribo bouwen
We beginnen bij uw administratie: hoe Conscribo is ingericht, waar aanmeldingen, inschrijvingen en betalingen nu binnenkomen en wie wat overtypt. Daarna bouwen we de eerste koppeling, meestal het aanmeldformulier naar de ledenadministratie, omdat daar het meeste handwerk zit. U werkt er een tijd mee. Inschrijvingen, betalingen en het terugzetten van gegevens naar portaal of app volgen als dat goed loopt. Daarna houden we de koppeling bij als Conscribo of uw vereniging verandert.
Inrichting en stromen.
Aanmelding naar leden.
Inschrijving en betaling.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat een koppeling met Conscribo concreet doet
De onderdelen hieronder komen in vrijwel elke Conscribo-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van hoe uw vereniging werkt.
Aanmelden
Formulier naar ledenlijst.
Wijzigingen
Adres en lidmaatschap.
Inschrijvingen
Activiteit naar factuur.
Betalingen
Gekoppeld aan de factuur.
Ledenportaal
Gegevens terug naar leden.
Logboek
Elke uitwisseling zichtbaar.
Voor wie wij een koppeling met Conscribo bouwen
De koppeling is bedoeld voor organisaties die Conscribo gebruiken en waar gegevens nu op meer dan één plek binnenkomen. Hoe meer leden en activiteiten, hoe meer het oplevert.
Verenigingen
Leden en contributie.
Studenten
Veel aanmeldingen per jaar.
Stichtingen
Donateurs en giften.
Sportclubs
Activiteiten en teams.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met Conscribo. Wilt u een eigen administratie in plaats van een pakket, kijk dan naar onze pagina over ledenadministratie-software; voor een omgeving waar leden zelf inloggen is er onze pagina over een ledenportaal, en voor het innen van contributie onze pagina over de ClubCollect-koppeling. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw koppeling met Conscribo?
Een ledenlijst die op drie plekken anders is, een aanmelding die in een mailbox blijft liggen of een penningmeester die elk weekend inschrijvingen overtypt, kost een vereniging tijd en goodwill. Daar bouwen we op: wat binnenkomt staat direct in Conscribo, betalingen horen bij de juiste factuur, en elke uitwisseling is terug te zien.
Geen overtypen
Aanmelding is direct lid.
Klopt overal
Eén bron voor leden.
Overdraagbaar
Ook na een bestuurswissel.
Security en privacy bij een koppeling met Conscribo
Ledenadministratie bevat persoonsgegevens en soms betaalgegevens. De koppeling stuurt alleen de velden die nodig zijn, toegang is per rol ingericht en elke uitwisseling wordt met tijd en resultaat vastgelegd. Voor de verwerking sluiten we een verwerkersovereenkomst met u af.
De koppeling draait in een Europees datacenter, met versleutelde verbindingen en opslag. Sleutels voor Conscribo staan afgeschermd en zijn niet zichtbaar voor wie het formulier of het portaal gebruikt.
Veelgestelde vragen over een koppeling met Conscribo
Vragen die besturen en penningmeesters stellen voordat ze hiermee beginnen.
Een verbinding tussen Conscribo en andere systemen van uw vereniging of stichting, zoals het aanmeldformulier op de website, een inschrijfsysteem voor activiteiten of een ledenportaal. Gegevens gaan dan vanzelf heen en weer in plaats van met de hand.
Ja, Conscribo biedt een API. Welke gegevens en handelingen daarmee voor uw account beschikbaar zijn, verschilt, dus dat bekijken we samen met u in de eerste stap voordat we iets bouwen.
Ja. Het formulier stuurt de gegevens naar de ledenadministratie, eventueel eerst langs het bestuur ter goedkeuring. Het nieuwe lid krijgt een bevestiging en staat daarna in Conscribo.
Ja. Een inschrijving voor een weekend, een cursus of een evenement kan als regel op de factuur van dat lid komen, zodat de penningmeester het niet apart hoeft te verwerken.
Dan wordt die regel niet doorgezet en ziet u in het logboek welke het was en waarom. U kunt het herstellen en opnieuw versturen, zonder dat de rest blijft liggen.
Ja. Een donatie via de website kan een donateur en een boeking in Conscribo worden, op dezelfde manier als een aanmelding van een lid.
Voor verenigingen en stichtingen met veel aanmeldingen, activiteiten of betalingen die nu met de hand in Conscribo worden gezet. Gaat het om een handvol mutaties per jaar, dan is met de hand invoeren vaak genoeg.
Aanmeldingen direct in Conscribo?
Vertel ons waar aanmeldingen, inschrijvingen en betalingen nu binnenkomen. We laten zien hoe een koppeling met Conscribo dat kan regelen.