Praat met ons over uw contractbeheer.
Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. We luisteren naar uw contractenstroom, stellen vragen, en zijn eerlijk over wanneer maatwerk loont en wanneer een standaardplatform de slimmere keuze is.
Dienst · Web-ontwikkeling
Contractbeheer software laten maken.
Een centrale plek voor uw contracten — van eerste concept tot renewal. Versies, clausules, e-signing, approval-workflows en alerts bij expiratie. Op maat gebouwd voor uw legal-, inkoop- of HR-afdeling, met de integraties die uw werkproces echt nodig heeft.
Waarom maatwerk CLM, en niet standaard.
De CLM-markt (Contract Lifecycle Management) zit vol met sterke standaardplatformen — DocuSign CLM, Ironclad, Conga, Agiloft, ContractWorks, Concord, PandaDoc en Juro. Voor een gemiddelde organisatie met een rechttoe-rechtaan contractproces is zo'n platform vaak de juiste keuze. Wij vervangen die niet voor commodity-werk.
Maar zodra uw contractenstroom branche-specifiek wordt, of zodra het systeem diep moet integreren met uw ERP, HRIS of een eigen offerte-engine, lopen standaardplatformen vast. Dan bouwen wij contractbeheer-software op maat: een toepassing die exact aansluit op uw clausule-bibliotheek, uw approval-paden en de bronsystemen waar uw contractdata vandaan komt.
We werken voor legal- en inkoopafdelingen, HR-teams die honderden arbeidsovereenkomsten beheren, vastgoedpartijen met huurportefeuilles, financieringspartijen met kredietovereenkomsten, adviesbureaus met klant-contracten en software-vendors die master-service-agreements willen versnellen. Eén onderliggend principe steeds: het systeem moet werken zoals uw organisatie werkt, niet andersom.
Drie smaken contractbeheer-software.
Afhankelijk van waar uw organisatie nu staat en wat het systeem straks moet kunnen. We adviseren welke smaak past in het eerste gesprek — soms is de conclusie dat een standaardplatform volstaat.
Centrale contract-repository
Een veilige plek waarin álle lopende contracten geïndexeerd, doorzoekbaar en versiebeheerd staan. Metadata zoals tegenpartij, looptijd, opzegtermijn en eigenaar worden uitgelezen en gevisualiseerd. Alerts bij expiratie of automatische verlenging, zodat geen contract per ongeluk doorrolt. Geschikt voor organisaties die nu nog werken met gedeelde mappen, e-mailbijlagen en Excel-overzichten.
VersiebeheerMetadata-extractieExpiratie-alertsFull-text search
End-to-end CLM-applicatie
De volledige contract-lifecycle in één toepassing: opstellen vanuit templates en een clausule-bibliotheek, redlining met de tegenpartij, approval-workflows langs legal/finance/management, e-signing via DocuSign, Signhost of Adobe Sign, en bewaking van de verplichtingen na ondertekening. Inclusief audit-trail die voldoet aan eIDAS en AVG. Voor afdelingen die contractbeheer professionaliseren als eigen proces.
Template-engineClausule-bibliotheekApproval-workflowE-sign integratie
Diep-geïntegreerd CLM-platform
Maatwerk contractbeheer-software die als ruggengraat dient onder een breder bedrijfsproces. Diepe koppelingen met ERP (orderdata wordt automatisch contractdata), CRM (deal naar contract zonder hertypen), HRIS (arbeidsovereenkomsten lopen mee met onboarding) en betaal-/factuursystemen. Inclusief AI-augmented clausule-review en rapportages over contractwaarde, looptijd en risico. Voor organisaties met honderden tot duizenden lopende contracten en branche-specifieke flows.
ERP/CRM-integratieAI-clausule-reviewRapportageMulti-entiteit
Wat u krijgt aan het einde.
Een werkende contractbeheer-toepassing plus alles eromheen om het zelf te beheren — geen black-box waarin u afhankelijk blijft van ons. We hebben deze opzet geleerd uit eerdere maatwerk-trajecten, waar we vaak zien dat ook documentbeheersystemen en CLM elkaar overlappen en samen ontworpen moeten worden.
- De CLM-toepassing zelfProductie- plus staging-omgeving, draaiend in uw cloud (GCP/AWS/Azure) of bij ons gehost — uw keuze.
- Codebase plus documentatieVolledige source code, architectuur-overzicht, build-instructies en runbook voor incidenten.
- Clausule-bibliotheek en templatesIngericht met uw juridische team. Goedgekeurde tekstblokken, alternatieve formuleringen en fallback-clausules per contracttype.
- Integraties en koppelingenWerkende verbindingen met uw ERP, CRM, HRIS of e-signing provider — afhankelijk van scope. Zie ook onze slimme API-integraties voor de aanpak.
- Admin-handleiding en trainingGeschreven voor uw legal- en IT-team: hoe rollen toevoegen, templates beheren, audit-log uitlezen en exports draaien. Plus twee trainingsessies voor key-users.
- Beheer-contract (optioneel)Monitoring, backups, security-patches en doorontwikkeling. Vaste maandprijs met vier reactietijd-niveaus.
Wanneer maatwerk de juiste keuze is.
Vier patronen waarin organisaties bij ons aankloppen. Herkent u er één, dan praten we graag verder — al was het maar om u te helpen kiezen tussen maatwerk en een standaardplatform.
Branche-specifiek
Standaard CLM past niet
Uw contracten kennen sectorspecifieke clausules, wettelijke vereisten of berekeningen die DocuSign CLM, Ironclad of Agiloft niet uit-de-doos ondersteunen. Een standaardplatform kost meer aanpassing dan een gerichte maatwerk-build.
Diepe integraties
ERP/HRIS-koppeling kritiek
Contractdata moet automatisch in sync met uw ERP, HRIS of CRM. Bij hertypen ontstaan fouten en achterstanden. Een SaaS-CLM kan dit deels via API's, maar de werkstroom is niet diep genoeg geïntegreerd.
Volume en schaal
Honderden contracten met audit-druk
U beheert duizenden lopende overeenkomsten met strikte audit-eisen vanuit AVG, eIDAS of branche-toezichthouders. De huidige mix van mappen en e-mailthreads geeft niet genoeg controle.
Eigenaarschap
Geen vendor lock-in
U wilt niet langer met elke seat een licentiekost mee laten ademen, of u wilt de code, de data en het hostingmodel volledig in eigen hand houden. Maatwerk geeft die controle terug.
Hoe een CLM-traject bij ons loopt.
1
Kennismaking en intake
Een gesprek waarin we begrijpen welke contracttypes door het systeem moeten lopen, welke afdelingen er werken (legal, inkoop, HR, finance, sales) en welke compliance-vereisten spelen — AVG, eIDAS, en eventuele branche-toezichthouders.
2
Planning en clausule-workshop
Workshop met uw juridisch team plus interviews met de eindgebruikers in inkoop of HR. Aan het eind: een gevalideerde scope, een eerste schermflow, en een prioritering welke contracttypes als eerste in het systeem komen.
3
Bouw in sprints
Elke sprint een werkende build. Uw team test mee. We bouwen incrementeel: eerst de repository en templates, dan workflows en e-signing, dan integraties. Een eerste werkbare versie staat na een paar sprints, een productiewaardige uitrol vraagt een traject van meerdere sprints.
4
Migratie en uitrol
Bestaande contracten worden gemigreerd en geïndexeerd. Key-users worden getraind. We rollen gefaseerd uit per afdeling of contracttype, zodat er geen big-bang-risico ontstaat en u onderweg kunt bijsturen.
5
Beheer en doorontwikkeling
Na livegang loopt het beheer-contract: monitoring, security-patches, kleine doorontwikkeling op basis van gebruikersfeedback. We blijven beschikbaar voor grotere uitbreidingen zoals extra contracttypes of nieuwe integraties.
Nog niet zeker over een groot traject?
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Kern-features van een maatwerk CLM.
Niet elk traject heeft alles nodig. We stellen samen vast welke modules eerst gebouwd worden en welke later. Een paar vaste pijlers komen vrijwel altijd terug.
Templates en clausule-bibliotheek
Contracten worden niet meer in losse Word-bestanden opgesteld, maar gegenereerd vanuit goedgekeurde templates en herbruikbare clausules. Juristen onderhouden de bibliotheek; de business werkt vanuit een formulier dat de juiste tekstblokken ophaalt. Deze logica overlapt sterk met een document-configurator en die kunnen we hergebruiken.
Word/PDF-exportConditionele clausulesGoedkeuringsketenTrack changes
Approval-flows en e-signing
Configurabele approval-paden: een NDA-contract loopt langs legal en wordt direct verzonden; een leveranciersovereenkomst boven een drempelwaarde gaat ook langs finance en de directie. Vervolgens e-signing via DocuSign, Signhost of Adobe Sign — wij bouwen tegen hun officiële API's, dus de juridische bewijslast blijft intact.
Conditionele routingDrempelwaardenReminderseIDAS-bewijs
Repository, alerts en AI-review
Na ondertekening start de echte beheerfase. De repository volgt looptijden, opzegtermijnen, automatische verlengingen en SLA-mijlpalen, met notificaties richting de eigenaar. LLM-gebaseerde clausule-review kan inkomende contracten van tegenpartijen scannen op afwijkingen ten opzichte van uw standaardtekst — een review-aanzet, geen vervanging van uw jurist.
Renewal-alertsSLA-mijlpalenLLM-reviewRisico-rapportage
Voor welke afdelingen we bouwen.
Contractbeheer is geen domein van één afdeling. We bouwen vaak voor combinaties — vooral inkoop met legal, of HR met finance — omdat dezelfde overeenkomsten meerdere stakeholders raken.
Legal en inkoop
Procurement-contracten
Leveranciersovereenkomsten, raamcontracten, NDA's en SLA-bijlagen. Vaak met koppeling naar een supplier-management platform zodat leveranciersdata, certificaten en contracten in één view samenkomen.
HR
Arbeids- en flex-overeenkomsten
Vaste contracten, tijdelijke contracten, ZZP-overeenkomsten en verlengingen. Koppeling met HRIS (AFAS, Visma, Personio) zodat onboarding en contract-flow synchroon lopen.
Vastgoed en verhuur
Huur- en beheercontracten
Huurovereenkomsten, beheercontracten en service-agreements voor vastgoedportefeuilles. Met automatische indexering van huurprijzen en alerts bij opzegtermijnen.
Finance
Krediet- en financieringsovereenkomsten
Kredietovereenkomsten, leasingcontracten en financieringsstructuren met covenants en periodieke rapportageverplichtingen die het systeem bewaakt.
Adviesbureaus
Klant- en opdrachtcontracten
Opdrachtbevestigingen, retainer-agreements en project-SOW's. Vaak met integratie naar projectadministratie of urenregistratie zodat scope, mijlpalen en facturatie aansluiten.
SaaS- en software-vendors
Master-service-agreements
MSA's, order forms, DPA's en SLA-addenda. Met een sales-vriendelijke flow vanuit het CRM, zodat een gesloten deal binnen één werkdag een ondertekend contract is.
Compliance en security.
Contractbeheer raakt direct aan AVG, eIDAS en — afhankelijk van uw branche — sector-specifieke regels. Wij bouwen die kaders standaard in, in samenspraak met uw legal- en security-team. Voor de bredere automatiseringsbeweging eromheen zie document-workflow-automatisering.
- AVG by designToegang op need-to-know basis, dataminimalisatie, bewaartermijnen geconfigureerd per contracttype, en het recht-op-vergetelheid technisch ondersteund.
- eIDAS-conform ondertekenenIntegratie met gekwalificeerde e-signing providers. Het juridische bewijspakket — handtekening-certificaat, hash, timestamp — wordt opgeslagen bij het ondertekende document.
- Immutable audit-trailWie heeft wanneer wat gezien, bewerkt, geaccordeerd of ondertekend. Append-only log met cryptografische hash-keten, exporteerbaar voor auditors.
- Encryptie en hostingTLS in transit, AES-256 at rest, hosting binnen de EU bij een hyperscaler naar keuze. Versleutelde backups met getest restore-pad.
- Pen-test en DPIAVoor productieklare CLM-trajecten doen we een DPIA bij start en een pen-test voor livegang. Bevindingen worden opgelost vóór we live gaan.
Veelgestelde vragen.
Wat opdrachtgevers meestal willen weten voor we beginnen aan contractbeheer-software op maat.
Wat is het verschil tussen CLM en een documentbeheersysteem (DMS)?
Een DMS is een algemene plek om documenten op te slaan, te versioneren en te delen — denk Microsoft 365, M-Files of een SharePoint-inrichting. CLM is specifiek voor de contract-lifecycle: opstellen vanuit clausule-bibliotheek, approval-workflow, e-signing, en bewaking van verplichtingen na ondertekening. Een goed CLM gebruikt een DMS-laag onder de motorkap, maar voegt de domeinkennis toe die generieke documentopslag niet biedt.
Vervangen jullie DocuSign CLM, Ironclad of Agiloft?
In de regel niet, en eerlijk gezegd: vaak adviseren wij standaardplatformen wanneer uw contractproces relatief generiek is. DocuSign CLM, Ironclad, Conga, Agiloft, ContractWorks, Concord, PandaDoc en Juro zijn volwassen platformen waar veel investeringskracht in zit. We bouwen maatwerk wanneer uw proces branche-specifiek is, integraties diep en kritiek zijn, of wanneer de licentiekosten van een SaaS-platform op uw schaal onhoudbaar worden.
Welke e-signing-provider moeten we kiezen?
Voor Nederlandse markten kiezen onze klanten meestal Signhost, DocuSign of Adobe Sign. Signhost heeft sterke Nederlandse compliance en iDIN-ondertekening; DocuSign is wereldwijde standaard met de breedste integraties; Adobe Sign past goed als u al in het Adobe-ecosysteem zit. Wij bouwen tegen hun officiële API's, dus we kunnen er één kiezen of meerdere parallel ondersteunen. De keuze maken we samen op basis van uw juridische eisen en de markten waarin u werkt.
Hoe werkt AI-gebaseerde clausule-review?
We zetten een LLM in om inkomende contracten van tegenpartijen te vergelijken met uw eigen standaardclausules. Het systeem markeert afwijkingen, ontbrekende clausules en onbekende formuleringen, en suggereert vervangende tekst uit uw bibliotheek. Belangrijk: dit is een review-aanzet voor uw jurist, geen vervanging. Juridische beoordeling blijft mensenwerk; AI bespaart leestijd op de eerste pass.
Hoe zit het met AVG en eIDAS?
AVG bouwen we in vanaf scope: dataminimalisatie, bewaartermijnen per contracttype, toegang op need-to-know, het recht-op-vergetelheid technisch ondersteund. Voor e-signing integreren we met eIDAS-conforme providers, zodat het bewijspakket — certificaat, hash, timestamp — bij elk ondertekend document hoort. Sector-specifieke regels (Wft, NEN 7510, DNB-circulaires) nemen we mee als ze relevant zijn voor uw branche.
Kan dit koppelen met onze ERP, CRM of HRIS?
Ja, dat is vaak juist de reden voor maatwerk. We bouwen integraties met SAP, AFAS, Exact, Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Personio, Visma en Workday — afhankelijk van wat u draait. Doorgaans via REST-API, soms via Peppol, EDI of een ESB. We kiezen de integratie-laag in samenspraak met uw IT-afdeling.
Wat bepaalt de kosten van een maatwerk CLM?
Vier factoren wegen het zwaarst: het aantal contracttypes en variaties, de complexiteit van de approval-workflows, het aantal en de diepte van de integraties met uw andere systemen, en de migratie van bestaande contracten. We werken in vaste sprint-budgetten zodat u sprint-voor-sprint kunt bijsturen op scope, en we zijn transparant over wat in welke sprint past.
Hoe lang voor we live kunnen?
Een eerste werkbare versie van een centrale repository kan binnen enkele sprints staan. Een end-to-end CLM met templates, workflow en e-signing vraagt een traject van meerdere sprints. Een diep-geïntegreerd platform met ERP- en HRIS-koppelingen is een langer traject. We rollen vrijwel altijd gefaseerd uit, dus eindgebruikers zien al waarde voordat het hele systeem af is.