Software voor de controleplicht bij buitenlandse inleen laten maken
De meldplicht ligt bij de buitenlandse dienstverrichter, maar het boeterisico ligt ook bij u. Als Nederlandse opdrachtgever moet u controleren of de melding klopt en onjuistheden doorgeven binnen vijf dagen na aanvang van het werk. Dat is een verplichting over gegevens die u niet zelf invult en die u bij een derde moet ophalen.
Waarom u aansprakelijk bent voor andermans formulier
De Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de EU verplicht buitenlandse dienstverrichters uit de EU, de EER en Zwitserland om vóór aanvang van het werk een melding te doen in het Nederlandse online meldloket. Daarin staat wie er komt werken, waar, wanneer en voor welke opdrachtgever.
Wat vaak wordt gemist, is de tweede verplichting. De Nederlandse dienstontvanger moet die melding controleren op juistheid en volledigheid, en onjuistheden binnen vijf dagen na aanvang van het werk doorgeven. Doet u dat niet, dan riskeert u zelf een boete, ook al heeft u de melding niet gedaan en heeft u de gegevens niet ingevuld.
Daar zit het praktische probleem. De gegevens komen van uw onderaannemer, die ze in een portaal invult waar u geen zicht op heeft, en de klok begint te lopen op het moment dat het werk start. Bij één project is dat een handeling; bij tientallen projecten met wisselende ploegen is het een administratie die niemand bijhoudt tot er een inspectie komt.
Hoe wij dit bouwen
Het project met zijn startdatum is hier de eenheid. Hangt daar de melding en de controle aan, dan is de vijfdagentermijn een signaal in plaats van een risico.
Welke buitenlandse partijen werken voor u, op welke projecten, en wie is per project uw aanspreekpunt. Bij de meeste bedrijven staat dat in inkoopcontracten en niet in één overzicht.
De dienstverrichter levert zijn meldgegevens aan via een portaal, in plaats van per mail met een schermafdruk. Wat gestructureerd binnenkomt, is te controleren; een pdf is dat niet.
Zodra een project start, begint uw termijn. Het systeem waarschuwt vooraf en niet op de dag zelf, want een onjuistheid moet nog wel doorgegeven kunnen worden.
We nemen een project van vorig kwartaal en kijken of u kunt tonen dat u heeft gecontroleerd. Wat dan ontbreekt, ontbreekt bij een echte controle ook.
Wat de software concreet doet
Het register van projecten met hun buitenlandse partijen draagt alles. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoeveel ketens u heeft en hoe diep die gaan.
Register van projecten en buitenlandse partijen
Per project welke dienstverrichters er werken, vanaf wanneer en met welke mensen. Zonder dat overzicht is de controleplicht een verplichting zonder onderwerp.
Portaal voor de dienstverrichter
Uw onderaannemer levert zijn meldgegevens gestructureerd aan in plaats van als schermafdruk in een mail. Zo kunt u controleren op inhoud en niet alleen op aanwezigheid.
Controle op juistheid en volledigheid
Kloppen de opgegeven personen, de periode en de werkzaamheden met wat er werkelijk gebeurt. Het systeem legt uw controle vast met datum en persoon, want die vastlegging is uw bewijs.
De vijfdagentermijn bewaakt
Vanaf de startdatum van het werk loopt uw termijn om onjuistheden door te geven. Het systeem meldt vooraf, zodat er nog tijd is om de dienstverrichter te laten corrigeren.
Onjuistheden met opvolging
Een persoon die er staat maar niet gemeld is, een periode die niet klopt. Elk daarvan wordt een actie met eigenaar en termijn, want een geconstateerde onjuistheid zonder opvolging is bij een inspectie bezwarend.
Bewijs per project bewaard
Welke melding lag er, wat heeft u gecontroleerd, wanneer en met welke uitkomst. Bij een inspectie gaat het niet om de melding maar om wat u ermee heeft gedaan.
Voor wie wij bouwen
De diepte van uw keten bepaalt hoeveel werk dit is. Vier situaties.
Bouw en infra
Ketens van meerdere lagen diep, met ploegen die per week wisselen. Hier is niet de melding het probleem maar het bijhouden wie er vandaag werkelijk op het terrein staat; dat doet u met de app bij de poort.
Voedselproductie en agrarisch
Seizoenspieken met grote aantallen tegelijk. De melding gaat vaak goed bij aanvang en loopt daarna uit de pas, omdat er mensen bijkomen die niet in de oorspronkelijke opgave stonden.
Logistiek en transport
Chauffeurs en laadploegen die kort en herhaald komen. De vraag of er sprake is van detachering en wanneer de klok begint, is hier het lastigst en die beantwoordt uw jurist, niet uw systeem.
Installatie en onderhoud
Gespecialiseerde monteurs die voor een korte klus overkomen. Kleine aantallen, veel projecten, en juist daardoor een administratie die snel achterloopt. Werkt u met inleen via een uitzender, dan raakt dit aan uw uitzendsoftware.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Het meldloket is een voorziening van de overheid en niet een systeem waar u zomaar op koppelt. Wij bouwen daarom uw eigen registratie en het portaal ernaartoe, en houden rekening met wijziging van de procedure.
Waarom Appfront
Het risico ligt bij u, de invoer bij een ander
Wij bouwen daarom het portaal waarin uw dienstverrichter aanlevert, zodat u kunt controleren op inhoud in plaats van op de vraag of er iets binnenkwam.
De klok begint bij de start van het werk
Niet bij de melding en niet bij de factuur. Wij hangen de termijn daarom aan de startdatum van het project en waarschuwen ruim vooraf.
Uw projectadministratie bestaat al
Projecten, leveranciers en startdata staan er al in. Wij sluiten daarop aan via koppelingen in plaats van een tweede lijst te laten ontstaan.
Uw bewijs is de controle, niet de melding
Wij leggen vast wat u wanneer heeft gecontroleerd en wat daaruit volgde. Dat is wat een inspecteur vraagt en wat een mailwisseling niet levert.
Security en privacy
In dit dossier staan persoonsgegevens van mensen die niet bij u in dienst zijn: namen, nationaliteiten, verblijfsperioden en soms identiteitsgegevens. U verwerkt die op grond van een wettelijke verplichting en niet omdat het handig is, en dat betekent dat u niet meer mag vastleggen dan de controle vraagt. Wij zetten daarom per gegevenssoort een bewaartermijn en tonen een projectleider alleen de mensen op zijn eigen project.
De portaalkant vraagt een eigen afweging. Uw onderaannemer levert gegevens over zijn personeel aan in uw systeem, en hij moet erop kunnen vertrouwen dat andere partijen die niet zien. In het portaal ziet een dienstverrichter daarom uitsluitend zijn eigen meldingen. Aan de bewijskant geldt dat uw controle onwijzigbaar moet zijn vastgelegd; een controleverklaring die achteraf kan worden bijgewerkt, is bij een inspectie geen bewijs. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de WagwEU-controleplicht
Omdat de wet naast de meldplicht een controleplicht kent die bij u ligt. U moet nagaan of de melding van uw buitenlandse dienstverrichter juist en volledig is en onjuistheden binnen vijf dagen na aanvang van het werk doorgeven. Verzuimt u dat, dan kunt u zelf een boete krijgen, ook al heeft u het formulier niet ingevuld.
Bij de aanvang van het werk, niet bij het moment waarop de melding is gedaan of waarop u de factuur krijgt. Dat is de reden dat wij de termijn aan de startdatum van het project hangen. Wanneer werk precies aanvangt bij kortdurende of herhaalde inzet, is een juridische vraag die u met uw eigen adviseur afstemt.
De A1-verklaring gaat over sociale zekerheid: in welk land iemand verzekerd is. De meldplicht gaat over arbeidsvoorwaarden en over de vraag wie waar komt werken. Ze komen vaak samen in dezelfde dossiers maar het zijn losse verplichtingen met eigen regels; de registratiekant daarvan staat op A1- en meldplichtregistratie.
Het meldloket is een overheidsvoorziening en niet een systeem waarop u zomaar aansluit. Wat wij bouwen is uw eigen registratie plus een portaal waarin uw dienstverrichter zijn meldgegevens gestructureerd aanlevert. Wat er aan koppelmogelijkheden bestaat, verandert; wij inventariseren dat op het moment van bouwen.
De controleplicht gaat over de dienstverrichter met wie u de overeenkomst heeft. In de praktijk werken daar weer partijen onder, en dan is de vraag wie voor wie meldt. Dat is een contractvraagstuk dat u vooraf regelt; wij bouwen het systeem zo dat u meerdere lagen kunt vastleggen als uw contracten dat vragen.
Dat is precies de situatie waarvoor de controleplicht bestaat. Het wordt een afwijking met een eigenaar en een termijn, en u geeft het door binnen uw vijfdagentermijn. Het vastleggen van dat moment is belangrijker dan de constatering zelf, want daarmee toont u aan dat u uw plicht heeft uitgevoerd.
Juist dan loont het. Bij één groot project onthoudt iemand het; bij tientallen kleine met wisselende startdata is het niet te overzien en wordt het pas zichtbaar bij een inspectie. Het systeem is in die situatie ook lichter, omdat u vooral termijnbewaking nodig heeft en minder ketenregistratie.
Dat hangt af van het aantal projecten en partijen, of het portaal meemoet en of er wordt gekoppeld met uw projectadministratie. Het register met termijnbewaking is doorgaans snel bruikbaar en haalt het directe risico weg; het portaal kost meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Controleplicht aantoonbaar maken?
Neem een project van vorig kwartaal met buitenlandse inleen en probeer te tonen dat u de melding heeft gecontroleerd. Lukt dat niet binnen een paar minuten, dan zit daar het werk. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.