App voor toegangscontrole bij buitenlandse inleen laten maken
De melding staat in een portaal en de mensen staan bij de poort. Zolang die twee elkaar nergens raken, is uw controleplicht een administratieve handeling zonder verband met wie er werkelijk binnenkomt. En juist die vergelijking is wat een inspecteur ter plekke maakt.
Waarom de vergelijking bij de poort hoort
Buitenlandse dienstverrichters melden vóór aanvang van het werk in het Nederlandse meldloket wie er komt werken, waar en wanneer. Als Nederlandse opdrachtgever moet u die melding controleren en onjuistheden binnen vijf dagen na aanvang doorgeven.
Op kantoor is dat een vergelijking tussen twee lijsten. Op locatie is het een vergelijking tussen een lijst en een mens, en dat is de enige vergelijking die iets zegt. Een ploeg die van samenstelling wisselt omdat er iemand ziek is, staat de volgende ochtend met een andere persoon op het terrein terwijl de melding onveranderd is.
Dat verschil ontstaat dagelijks en verdwijnt dagelijks. Wie het pas bij de kwartaalcontrole ontdekt, kan het niet meer doorgeven binnen de termijn en kan achteraf niet aantonen wie er wanneer was. Bij de poort kost het enkele seconden en levert het precies het bewijs op dat u nodig heeft.
Hoe wij dit bouwen
De toegangscontrole is hier de eenheid. Wordt daar vergeleken met de melding, dan volgt de controleplicht daaruit in plaats van uit een aparte administratieve ronde.
Een poort, een keet, een uitvoerder die knikt. Wat er nu gebeurt bepaalt of een app wordt gebruikt of wordt omzeild, meer dan wat de wet vraagt.
Wie er gemeld is voor dit project en deze periode, offline beschikbaar op het toestel bij de ingang. Zonder dat is er niets om mee te vergelijken.
Iemand die niet in de melding staat, wordt ter plekke vastgelegd en gaat als actie naar de projectleider. De vijfdagentermijn loopt al.
Uit de controles bij de poort volgt vanzelf een aanwezigheidsregistratie. Dat is een tweede opbrengst waarvoor niemand iets extra's hoeft te doen.
Wat de app concreet doet
De app doet één vergelijking en moet die altijd kunnen maken. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van hoe uw locatie is ingericht.
Persoon controleren tegen de melding
Scan een pas of zoek op naam en zie of deze persoon voor dit project en deze periode is gemeld. Het antwoord is groen of rood en niet een lijst waarin iemand moet zoeken.
Geldigheid van documenten meegewogen
Naast de melding spelen identiteitsdocumenten en, waar van toepassing, verklaringen over sociale zekerheid. Wat verlopen is, blokkeert; wat bijna verloopt, waarschuwt.
Afwijking ter plekke vastleggen
Iemand die niet gemeld is, of een periode die niet klopt. De melding krijgt een eigenaar en komt binnen bij de projectleider, want uw termijn om te corrigeren loopt vanaf de aanvang van het werk.
Volledig offline werken
Aan een poort op een bouwterrein of in een loods is er zelden bereik. De app houdt de meldlijst lokaal en synchroniseert later, met zichtbaar welke controles nog openstaan.
Aanwezigheid als bijvangst
Uit de controles volgt wie er wanneer op het terrein was. Dat is bruikbaar bij een inspectie, bij een incident en bij de vraag hoeveel mensen er werkelijk hebben gewerkt.
Aansluiting op uw eigen registratie
De meldgegevens komen uit het register waar uw dienstverrichters aanleveren, via koppelingen. Die kant staat op WagwEU-software.
Voor wie wij bouwen
Hoe de toegang is geregeld, bepaalt het ontwerp. Vier situaties.
Bouwterreinen met een poort
Vaak is er al toegangscontrole met pasjes. De vergelijking met de melding komt daar als laag bij, zodat uw mensen niet twee keer hetzelfde doen.
Productielocaties met seizoenspieken
Grote aantallen die tegelijk binnenkomen en snel wisselen. Snelheid bij de controle bepaalt hier of het wordt gedaan of dat de rij te lang wordt.
Distributiecentra en laadperrons
Kort verblijf, veel verschillende partijen en chauffeurs die niet altijd onder dezelfde regeling vallen. Wat wel en niet gemeld hoeft, bepaalt uw jurist; de app voert die regel uit.
Locaties zonder vaste poort
Een klus in een bestaand gebouw, zonder hek en zonder poortwachter. Dan doet de uitvoerder de controle op zijn eigen toestel, en moet de app in enkele tikken werken, net als bij een buitendienstapp.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is de veldkant van uw meldingsregister en geen tweede administratie. Wat hij vastlegt, komt terecht in hetzelfde dossier waarmee u uw controleplicht aantoont.
Waarom Appfront
De enige vergelijking die iets zegt
Twee lijsten naast elkaar leggen kan op kantoor. Een lijst naast een mens leggen kan alleen op de locatie, en dat is wat een inspecteur ook doet.
De termijn loopt al terwijl u het ontdekt
Wij zetten de afwijking meteen door naar de projectleider, want vijf dagen na aanvang is kort als de constatering pas bij de maandcontrole valt.
Bij een poort is er geen bereik
Offline is het uitgangspunt. Een app die daar stilvalt, wordt vervangen door een knik van de uitvoerder en dan bestaat de controle niet.
Zo min mogelijk op het toestel
Wat er bij de poort staat, gaat over mensen die niet bij u in dienst zijn. Wij tonen alleen wat de controle vraagt en bewaren niet meer dan nodig.
Security en privacy
Een toestel bij een poort met namen, nationaliteiten en documentgegevens van mensen die niet bij u in dienst zijn, vraagt terughoudendheid. U verwerkt die gegevens op grond van een wettelijke verplichting, en dat betekent dat u niet meer mag tonen dan de controle vraagt. Wij beperken de offline lijst tot het project en de periode van dat moment, tonen geen documentnummers waar een naam volstaat, en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld.
Er speelt daarnaast iets dat het ontwerp raakt. De persoon die wordt gecontroleerd is afhankelijk en spreekt vaak de taal niet, en degene die controleert is niet zijn werkgever. Wat de app toont moet daarom feitelijk zijn en beperkt: gemeld of niet gemeld, geldig of verlopen. Aantekeningen over gedrag of geschiktheid horen daar niet, en wij bouwen daar geen veld voor. Wat de app wel vastlegt, moet onwijzigbaar zijn, want het is uw bewijs. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over toegangscontrole bij inleen
Of u iemand de toegang mag ontzeggen, hangt af van uw contract met de dienstverrichter en van uw eigen terreinregels, niet van de meldplicht zelf. Wat de wet van u vraagt is controleren en onjuistheden doorgeven. Wat u vervolgens met de toegang doet, is een keuze die u vooraf vastlegt; stem dat af met uw jurist.
Ja, dat is het uitgangspunt. De meldlijst voor het project staat lokaal op het toestel en de controles synchroniseren zodra er verbinding is. Zonder die werking wordt de app bij de eerste ochtendspits omzeild en bestaat de controle alsnog niet.
Vaak wel, en dat verdient de voorkeur boven een tweede systeem bij dezelfde poort. Als u al met pasjes werkt, komt de vergelijking met de melding daar als laag bij. Of dat kan, hangt af van uw huidige installatie; dat inventariseren we vooraf.
Dat is precies waarvoor dit bedoeld is. De melding is een momentopname en de ploeg is dat niet. Elke afwijking bij de poort wordt een actie richting de dienstverrichter, die zijn melding kan aanpassen, en u kunt aantonen dat u het heeft geconstateerd en doorgegeven.
Ja, als bijvangst van de controle. Dat is bruikbaar bij een inspectie, bij een incident en bij de vraag hoeveel mensen er werkelijk hebben gewerkt. Wilt u daar ook uren aan hangen, dan is dat een ander soort systeem met eigen eisen; dat scheiden we bewust.
Dan constateert u dat bij de poort, en dat is beter dan het niet constateren. De afwijking gaat naar de projectleider en naar de dienstverrichter, met de termijn erbij. Uw bewijs is niet dat alles klopte maar dat u het heeft gecontroleerd en opgevolgd.
Deze app is de veldkant: de vergelijking bij de poort. De WagwEU-software is het register met het portaal voor uw dienstverrichters en de bewaking van de vijfdagentermijn. Ze delen één gegevensbron.
Dat hangt af van het aantal locaties, of er wordt gekoppeld met bestaande toegangscontrole en hoe zwaar de offline werking is. De controle met de meldlijst is doorgaans snel bruikbaar; koppeling met poortapparatuur kost meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Controleren waar de mensen binnenkomen?
Ga morgenochtend naar de poort en vraag of de ploeg dezelfde is als in de laatste melding. Het antwoord op die vraag is wat u nu niet kunt aantonen. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.