VSME-software voor de ketenuitvraag laten maken
U valt niet onder de CSRD, maar uw afnemers wel. En die hebben ketengegevens nodig, dus krijgt u per klant een eigen vragenlijst in een eigen format met een eigen deadline. Veertig lijsten per jaar die grotendeels hetzelfde vragen. De VSME bestaat om daar één antwoord voor in de plaats te zetten.
Waarom de vragen bij u terechtkomen
Bedrijven die onder de CSRD rapporteren, moeten ook over hun waardeketen iets zeggen. Zij weten dat niet uit zichzelf, dus vragen zij het aan hun leveranciers. Dat is legitiem en het is voor u een last die niemand heeft ontworpen: elke afnemer stelt dezelfde vragen net anders, in een eigen portaal of spreadsheet, met een eigen definitie van wat een scope of een eenheid is.
De VSME is de Europese standaard die daar een einde aan moet maken. Hij is ontwikkeld door EFRAG, dezelfde organisatie die achter de ESRS zit, en bestaat uit twee modules: een basismodule met elf toelichtingen, waarvan B1 en B2 overkoepelend zijn en B3 tot en met B11 de basisindicatoren, en een uitgebreidere module voor wie meer wil of moet leveren. De Europese Commissie nam op 30 juli 2025 een aanbeveling aan om hem als basis voor vrijwillige mkb-rapportage te gebruiken, juist om de losse uitvragen terug te dringen.
Er speelt nog iets. Met de Omnibus en de voorgestelde drempel van duizend werknemers valt een grote groep bedrijven buiten de verplichte CSRD, en die zoeken alsnog een manier om duurzaamheidsinformatie te delen omdat hun klanten en financiers erom vragen. Verwacht dus niet dat de vragen verdwijnen; verwacht dat ze meer op de VSME gaan lijken. De standaard en de aanbeveling staan bij RVO.
Hoe wij dit bouwen
De vraag is niet hoe u rapporteert, maar hoe u dezelfde gegevens meerdere keren kunt hergebruiken zonder ze opnieuw op te zoeken. Daar richten we het ontwerp op in.
Verzamel de lijsten die u het afgelopen jaar heeft ingevuld. In de praktijk blijkt zeventig tot tachtig procent hetzelfde te vragen in andere woorden, en die overlap is de hele businesscase.
Waar komt uw energieverbruik vandaan, uw personeelscijfers, uw afvalstromen. Voor elke indicator één bron aanwijzen is belangrijker dan de indicator zelf, want anders geeft u volgend jaar een ander getal op dezelfde vraag.
Elke sprint eindigt met iets dat u zelf kunt narekenen, en we beginnen bij de elf toelichtingen van de basismodule. Dat is wat de meeste afnemers vragen; uitbreiden kan altijd.
We nemen de laatste vragenlijst die u kreeg en beantwoorden hem uit het systeem. Wat er dan niet uit komt, is precies wat er nog moet worden vastgelegd.
Wat de software concreet doet
Alles draait om één gegevensset die meerdere uitvragen bedient. De rest van de onderdelen bestaat om die set gevuld en actueel te houden.
Eén gegevensset per verslagjaar
De indicatoren uit de basismodule met hun waarde, eenheid, bron en berekeningswijze. Wie tweemaal hetzelfde getal opgeeft aan twee klanten, geeft ook tweemaal dezelfde onderbouwing.
Uitvragen koppelen aan uw eigen indicatoren
Een vraag van klant A en een vraag van klant B die hetzelfde bedoelen, wijzen naar dezelfde indicator. Daarmee wordt invullen een kwestie van toewijzen in plaats van opnieuw uitzoeken.
Antwoordhistorie per afnemer
Wat heeft u wanneer aan wie opgegeven. Dat lijkt administratie tot een klant volgend jaar vraagt waarom een cijfer is veranderd, en u het verschil moet kunnen uitleggen.
Gegevens uit uw eigen systemen
Energiefacturen, personeelsaantallen, afvalstromen en kilometers staan al ergens. Ze overtypen is waar de fouten ontstaan en waar het jaarlijks weer tijd kost.
Deadlines van afnemers bewaakt
Elke klant heeft een eigen moment, en die vallen zelden samen met uw eigen jaarafsluiting. Eén agenda met wat er wanneer moet, voorkomt de spoedklus van twee dagen voor de deadline.
Zichtbaar wat u niet weet
Sommige vragen kunt u niet beantwoorden en dat is een legitiem antwoord, mits u het bewust doet. Het systeem markeert die punten in plaats van ze leeg te laten, zodat u kunt kiezen wat u dit jaar wel gaat meten.
Voor wie wij bouwen
Hoe zwaar dit weegt, hangt af van het aantal afnemers dat vraagt en van hoeveel u zelf produceert. Vier situaties.
Toeleveranciers in de maakindustrie
U levert aan grotere fabrikanten en OEM's die allemaal onder de CSRD vallen. Dit is de groep die de meeste uitvragen krijgt en waar de overlap tussen lijsten het grootst is. Levert u aan de voedingsketen, dan komen die vragen vaak samen met certificeringseisen; zie auditdossier IFS en BRCGS.
Handel en distributie
U zit tussen producent en afnemer, dus u krijgt vragen die eigenlijk over uw leverancier gaan. Dat maakt doorgeven een deel van het werk, en dan wilt u zelf ook een uitvraagkant hebben. De cijfers komen doorgaans uit uw ERP.
Dienstverleners en aannemers
Bij aanbestedingen en raamcontracten komen duurzaamheidsvragen als gunningscriterium terug. Hier gaat het niet om rapporteren maar om op tijd een geloofwaardig antwoord kunnen geven.
Adviseurs en accountants
Werkt u voor meerdere mkb-klanten, dan heeft u dezelfde structuur per klant nodig met een harde scheiding ertussen. Rapporteert uw klant zelf onder de CSRD, dan is CSRD-rapportagesoftware het juiste antwoord; deze pagina gaat over de leverancier die de uitvraag krijgt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De standaard is nog in beweging: met de Omnibus wordt een herziene versie verwacht die naar verwachting vanaf 2027 het uitgangspunt wordt. Alles wat met de indicatorstructuur te maken heeft hoort dus instelbaar te zijn en per versie bewaard.
Waarom Appfront
Eén keer vastleggen, vaker gebruiken
De winst zit niet in het rapport maar in de hergebruikbaarheid. Wij koppelen vragen aan uw eigen indicatoren, zodat de veertigste lijst minder werk is dan de eerste.
Hetzelfde getal aan iedereen
Twee klanten die een ander cijfer krijgen op dezelfde vraag, is het risico dat niemand ziet aankomen. Eén bron per indicator voorkomt dat.
Niet uw jaarritme maar dat van uw klanten
De deadlines komen van buiten en vallen verspreid door het jaar. Wij bouwen de agenda daaromheen in plaats van rond uw eigen afsluiting.
Eerlijk over wat dit niet is
De VSME is vrijwillig en geen certificaat. Wij zijn geen duurzaamheidsadviseur en bepalen niet welke indicatoren voor u relevant zijn; wij bouwen het systeem waarin uw antwoorden ontstaan en onderbouwd blijven.
Security en privacy
Deze gegevens lijken onschuldig en zijn dat niet. Energieverbruik, personeelsaantallen en afvalstromen zeggen samen veel over uw omvang, uw bezetting en uw kostenstructuur, en u geeft ze aan afnemers die tegelijk uw onderhandelingspartner zijn. Wat u aan wie heeft opgegeven, is daarom informatie die u zelf in de hand wilt houden; het systeem laat per afnemer zien wat er is gedeeld en houdt dat gescheiden.
Er zit ook een personeelskant aan. Verzuim, ongevallen en samenstelling van het personeelsbestand zijn indicatoren die snel herleidbaar worden bij kleine aantallen: in een team van acht is een gemiddelde geen anonimisering. Wij bouwen daarom een drempel in waaronder een cijfer niet wordt gedeeld maar als niet gerapporteerd wordt gemarkeerd, en die drempel bepaalt u. Verder bewaren we elke opgegeven waarde met datum en bron, zodat u een verschil tussen twee jaren kunt uitleggen in plaats van moet reconstrueren. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de VSME
Nee, de VSME is een vrijwillige standaard. De druk komt niet uit de wet maar uit uw keten: afnemers die onder de CSRD rapporteren, hebben gegevens over hun waardeketen nodig en vragen die bij u op. De VSME bestaat om die vragen te standaardiseren. Of u eraan begint is dus een commerciële afweging en geen compliancevraag.
De CSRD is een verplichting voor grote en beursgenoteerde ondernemingen, met de ESRS als standaard. De VSME is vrijwillig, veel korter, en ontworpen voor mkb dat er niet onder valt maar wel bevraagd wordt. Rapporteert u zelf onder de CSRD, dan is dit niet de juiste pagina; zie CSRD-software.
Uit twee modules. De basismodule kent elf toelichtingen: B1 en B2 zijn overkoepelend en B3 tot en met B11 zijn de basisindicatoren. Daarnaast is er een uitgebreidere module voor wie meer wil of moet leveren. De meeste afnemers vragen in de praktijk om de basismodule; controleer de actuele versie van de standaard, want die wordt herzien.
Nee, en dat moeten we eerlijk zeggen. Uw afnemers blijven hun eigen portalen gebruiken. Wat verandert is dat u de antwoorden uit één bron haalt in plaats van ze per lijst opnieuw op te zoeken, en dat u aan iedereen hetzelfde getal geeft. Sommige afnemers accepteren inmiddels een VSME-rapport in plaats van hun eigen lijst; dat is een gesprek dat u met hen voert.
Dan geeft u dat aan in plaats van het veld leeg te laten of iets te schatten. De standaard staat toe dat u niet alles rapporteert, en een eerlijk "niet gemeten" is verdedigbaar; een verzonnen getal is dat niet. Het systeem markeert die punten, zodat u kunt beslissen wat u het komende jaar alsnog gaat meten.
Waarschijnlijk wel, en in uw voordeel. Met de voorgestelde drempel van duizend werknemers valt een grote groep buiten de verplichte CSRD, en die bedrijven zoeken zelf ook een manier om gegevens te delen. Er wordt een herziene VSME verwacht die naar verwachting vanaf 2027 het uitgangspunt wordt. Wij bouwen de indicatorstructuur daarom instelbaar en per versie bewaard.
Ja, en dat is waar de tijdwinst zit. Energieverbruik komt uit facturen, personeelscijfers uit uw HR-systeem, kilometers uit uw wagenparkregistratie. Wat koppelbaar is hangt af van uw pakketten; dat inventariseren we vooraf. Waar koppelen niet kan, blijft handmatig invoeren mogelijk, maar dan wel één keer. Dat loopt via koppelingen.
Dat hangt af van het aantal indicatoren dat u wilt bijhouden, het aantal afnemers en of er gekoppeld wordt met uw administratie. De basismodule met de antwoordhistorie is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; de koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
VSME-software laten bouwen?
Stuur ons twee vragenlijsten die u dit jaar heeft ingevuld. Het aantal vragen dat er in beide staat, is meestal het hele argument. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software. Rapporteert u zelf onder de CSRD, dan is CSRD-rapportagesoftware de juiste plek.