Polisadministratie software laten maken
Appfront bouwt maatwerk polisadministratie voor verzekeraars: acceptatie, polisopmaak, premie-incasso, waardeopbouw, mutaties gedurende de looptijd, afkoop en uitkering. Voor partijen met een portefeuille die decennia meegaat en waar elke berekening jaren later nog uitlegbaar moet zijn aan een klant, een accountant of een toezichthouder.
Wat is polisadministratie software?
Polisadministratie software is het systeem van de verzekeraar zelf: het houdt bij welke polissen er lopen, wat er is afgesproken, welke premie er binnenkomt, hoe de waarde zich ontwikkelt en wat er bij een gebeurtenis moet worden uitgekeerd. Het verschilt van de software van een tussenpersoon, die de relatie met de klant en de portefeuille bij meerdere maatschappijen beheert. Voor die kant hebben we een aparte pagina over assurantiekantoor software.
Het bijzondere aan deze categorie is de levensduur. Een levensverzekering of pensioenvoorziening die vandaag wordt gesloten, loopt mogelijk veertig jaar. In die periode wijzigen tarieven, regelgeving, sterftetafels en rekenrentes meerdere keren, terwijl de polis die in 2004 is afgesloten nog steeds volgens de voorwaarden van 2004 moet worden behandeld.
Dat maakt de kernvraag niet of het systeem kan rekenen, maar of het over twintig jaar nog kan uitleggen hoe het destijds heeft gerekend. Alles in deze pagina komt daarop neer. Zie ook onze bredere aanpak van maatwerk software laten maken.
De polis houdt zijn eigen regels vast
Voorwaarden, tarieven en rekenregels zijn versiegebonden en hangen aan de polis, niet aan het systeem. Een wijziging vandaag verandert daardoor niets aan wat er in 2004 is afgesproken.
Elke berekening herleidbaar
Bij elke waardebepaling, premievaststelling en uitkering wordt bewaard welke regels, tarieven en grondslagen zijn gebruikt. Een vraag van een klant of een accountant is dan een opzoekactie in plaats van een reconstructie.
Mutaties als gebeurtenis
Premievrij maken, afkoop, echtscheiding, waardeoverdracht en overlijden zijn geen velden die u overschrijft maar gebeurtenissen met een datum. De polis is daardoor op elk moment in het verleden terug te lezen.
Hoe wij uw polisadministratie software bouwen
We beginnen bij uw productvoorwaarden en uw bestaande portefeuille, niet bij een functielijst. Actuariaat, administratie, compliance en IT zitten vroeg aan tafel, omdat de rekenregels van de eerste komen en de uitzonderingen van de tweede.
We brengen uw producten, varianten en historische voorwaarden in kaart, inclusief de reeksen die niet meer worden verkocht maar wel in de portefeuille zitten. Juist die oude varianten bepalen hoe flexibel het model moet zijn.
We ontwerpen het polismodel met versiebeheer op voorwaarden en tarieven, het gebeurtenismodel voor mutaties, de rekenlaag en de koppelingen met incasso, boekhouding en rapportage. Uw actuaris toetst de rekenregels voordat er code komt.
We bouwen in korte iteraties en draaien elke iteratie tegen uw bestaande portefeuille, zodat verschillen met de huidige administratie zichtbaar worden. Een onverklaard verschil is een blokkade, geen afrondingskwestie.
Gecontroleerde migratie met een periode waarin oud en nieuw parallel rekenen en de uitkomsten per polis worden vergeleken. Daarna doorlopend beheer en doorontwikkeling wanneer producten of regelgeving wijzigen.
Wat polisadministratie software concreet doet
Een aanbieder van uitvaartverzekeringen heeft een ander proces dan een partij met inkomensverzekeringen of oudedagsvoorzieningen. Dit zijn de functionaliteiten die we het vaakst opleveren.
Acceptatie & polisopmaak
Aanvraag, medische en financiële acceptatie volgens uw eigen richtlijnen, vaststelling van premie en eventuele opslagen, en het opmaken van de polis met de voorwaarden die op dat moment gelden, vastgelegd bij de polis zelf.
Premie-incasso & achterstand
Periodieke incasso, koppeling met betaalbestanden en de opvolging bij achterstand, met de wettelijke en contractuele stappen die daarbij horen. Sluit aan op onze financiële reconciliatie.
Waardeopbouw & kosten
Opbouw van de waarde per polis met de kosten- en risicocomponenten apart zichtbaar, zodat u aan een klant kunt uitleggen waar zijn geld heen gaat en aan uw toezichthouder hoe u dat berekent.
Mutaties gedurende de looptijd
Premievrij maken, wijziging van begunstiging, echtscheiding, waardeoverdracht en aanpassing van de verzekerde som, elk als gebeurtenis met ingangsdatum en met een berekening die bewaard blijft.
Afkoop & uitkering
Vaststelling van de afkoopwaarde of de uitkering bij expiratie of overlijden, met controle op de vereiste documenten, de fiscale behandeling en de inhoudingen die daarbij horen.
Rapportage & verantwoording
Portefeuille-overzichten, technische voorzieningen en de gegevensleveringen die u nodig heeft voor uw jaarrekening en toezichtrapportage, opgebouwd uit dezelfde polisgegevens en niet uit een aparte administratie.
Voor wie wij polisadministratie software bouwen
De zwaarte van het vraagstuk verschilt sterk met de looptijd van het product en de omvang van de portefeuille. Voor deze typen opdrachtgevers bouwen we het vaakst.
Levensverzekeraars
Partijen met langlopende contracten waarbij waardeopbouw, fiscale behandeling en historische voorwaarden samenkomen. Voor hen weegt herleidbaarheid over decennia het zwaarst, ook voor producten die al jaren niet meer worden verkocht.
Uitvaart- en natura-verzekeraars
Aanbieders met een grote portefeuille kleine polissen en een uitkering in diensten in plaats van geld. Zij hebben behoefte aan een model dat naturaprestaties en geldwaarden naast elkaar kan vasthouden.
Inkomens- en verzuimverzekeraars
Partijen waar de uitkering periodiek is en afhangt van een veranderende situatie van de verzekerde. Zie ook onze bredere software voor de financiële sector.
Uitvoerders en volmachten
Organisaties die de administratie voeren voor een of meer risicodragers. Voor hen is scheiding per opdrachtgever en sluitende verantwoording per portefeuille de belangrijkste eis. Zie ook onze verzekeringsapp.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
We bouwen met een moderne, onderhoudbare stack en sluiten aan op de systemen die uw incasso, boekhouding en klantcommunicatie verzorgen.
Waarom Appfront voor uw polisadministratie software?
Appfront bouwt maatwerk software en begint bij uw producten en uw bestaande portefeuille. Bij polisadministratie is de moeilijkheid zelden de nieuwe verkoop maar de staart: de varianten die niemand meer verkoopt, de uitzonderingen die ooit met de hand zijn opgelost, en de vraag hoe u die correct meeneemt.
We bouwen de polis zo dat hij zijn eigen regels vasthoudt. Voorwaarden en tarieven zijn versiegebonden en hangen aan de polis, zodat een wijziging vandaag niets verandert aan wat er destijds is afgesproken. Dat is de enige manier om over twintig jaar nog uit te kunnen leggen hoe een uitkering tot stand is gekomen.
De rekenregels komen van uw actuariaat en niet van ons. Wij bouwen de omgeving waarin die regels expliciet, toetsbaar en uitvoerbaar worden, draaien ze tegen uw bestaande portefeuille zodat afwijkingen zichtbaar worden, en zorgen dat elke uitkomst de gebruikte grondslagen bewaart.
Bekijk ook onze bredere diensten: maatwerk software laten maken en AI-automatisering voor verzekeraars. Vragen over uw situatie? Neem contact met ons op.
- Voorwaarden en tarieven versiegebonden aan de polis
- Mutaties als gebeurtenis, niet als overschreven veld
- Elke berekening bewaart de gebruikte grondslagen
- Historische productvarianten meegenomen in het model
- Rekenregels van uw actuariaat, expliciet vastgelegd
- Migratie met parallelle vergelijking per polis
- Scheiding per opdrachtgever bij uitvoering in volmacht
- Onveranderbare logging voor accountant en toezichthouder
- Heldere documentatie die uw eigen team kan beheren
- Doorlopend beheer wanneer producten of regels wijzigen
Security, privacy en verantwoording
Een polisadministratie bevat financiële gegevens en bij levens- en inkomensverzekeringen vaak ook gezondheidsgegevens uit de acceptatie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens met een streng regime. Wij scheiden die gegevens van de rest van het dossier en richten autorisatie zo in dat een medewerker bij de premie-incasso er niet bij kan.
Bewaartermijnen zijn hier ongewoon lang, omdat een polis decennia loopt en de administratie ook daarna nog nodig kan zijn. We leggen per gegevensstroom vast wat er hoe lang bewaard blijft en waarom, conform de AVG, en verwijderen wat buiten die grondslag valt.
Technisch bouwen we volgens de OWASP-beveiligingsstandaarden, met encryptie in transit en at rest, rolgebaseerde toegang en onveranderbare audittrails op berekening en mutatie. Meer over onze aanpak: informatiebeveiligingsbeleid en CVD-beleid.
- Gezondheidsgegevens gescheiden en apart geautoriseerd
- Bewaartermijnen per gegevensstroom vastgelegd
- Onveranderbare logging van berekening en mutatie
- Reproduceerbare uitkomst per afgesloten periode
- Scheiding van portefeuilles tussen opdrachtgevers
- Encryptie in transit (TLS 1.2+) en at rest
- Rolgebaseerde toegang en least privilege
- Bouwen volgens de OWASP-standaarden
Veelgestelde vragen over polisadministratie software
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over maatwerk polisadministratie.
Het is het systeem van de verzekeraar zelf, dat bijhoudt welke polissen er lopen, wat er is afgesproken, welke premie binnenkomt, hoe de waarde zich ontwikkelt en wat er bij een gebeurtenis wordt uitgekeerd. Het omvat acceptatie, polisopmaak, incasso, mutaties gedurende de looptijd, afkoop en uitkering.
Een assurantiekantoor beheert de relatie met de klant en een portefeuille bij meerdere maatschappijen, met provisie, prolongatie en schadebehandeling als kern. Polisadministratie is de andere kant van de lijn: het systeem van de risicodrager, dat de polis zelf voert en de verplichting berekent. Ze koppelen aan elkaar maar lossen andere problemen op.
Omdat een polis uit 2004 volgens de voorwaarden van 2004 moet worden behandeld, ook als uw tarieven, sterftetafels en rekenrente sindsdien meermaals zijn gewijzigd. Wij hangen voorwaarden en tarieven daarom versiegebonden aan de polis in plaats van aan het systeem, zodat een wijziging vandaag het verleden niet verandert.
Ja, en dat is meestal het zwaarste deel van het project. We draaien het nieuwe model tegen uw bestaande portefeuille en vergelijken de uitkomsten per polis met de huidige administratie. Verschillen zoeken we uit voordat er iets live gaat; een onverklaard verschil is een blokkade en geen afrondingskwestie.
Die bepalen het ontwerp. In vrijwel elke portefeuille zitten reeksen die al jaren niet meer worden verkocht maar wel decennia doorlopen, soms met uitzonderingen die ooit met de hand zijn opgelost. Wij brengen die vroeg in kaart, want een model dat alleen op de huidige producten past, loopt bij de migratie alsnog vast.
Uw actuariaat, niet wij. Wij bouwen de omgeving waarin die regels expliciet en toetsbaar worden vastgelegd, draaien ze tegen uw historische gegevens zodat afwijkingen zichtbaar worden, en zorgen dat elke uitkomst de gebruikte grondslagen bewaart. De actuariële verantwoordelijkheid blijft bij u.
Die behandelen we als bijzondere persoonsgegevens met een eigen regime: gescheiden van het overige dossier, met autorisatie op basis van noodzaak en met logging op elke inzage. Een medewerker bij de premie-incasso kan er dan niet bij, ook niet als hij verder ruime rechten heeft.
Wij bouwen maatwerk. Productvoorwaarden, rekenregels en de uitzonderingen in een gegroeide portefeuille zijn precies waar standaardpakketten vastlopen, en juist die staart bepaalt of een migratie slaagt. Na een intakegesprek bepalen we samen welke producten we als eerste inrichten en in welke volgorde we migreren.
Klaar om uw polisadministratie software te laten bouwen?
Vertel ons welke producten u voert en waar uw huidige administratie tegen grenzen loopt: bij oude varianten, bij mutaties, bij de verantwoording of bij de migratie die eerder is uitgesteld. We denken graag mee over het polismodel, versiebeheer en de aanpak van uw bestaande portefeuille. In een vrijblijvend eerste gesprek krijgt u een scherp beeld van de mogelijkheden.