Prolongatie software voor de polisadministratie laten maken
Appfront bouwt prolongatiesoftware voor verzekeraars, gevolmachtigden en tussenpersonen: elke polis die afloopt op tijd in beeld, de nieuwe premie en voorwaarden berekend per verlenging, de klant tijdig geïnformeerd en de afwijkingen die een mens moet zien op een lijst vóór de vervaldatum. Zodat de maandelijkse prolongatierun geen weekend meer kost en geen klant een ongewilde verlenging krijgt.
Wat is prolongatie software voor de polisadministratie?
Prolongatie is het verlengen van een polis op de contractvervaldatum: de premie opnieuw berekenen op basis van de actuele tarieven en de gegevens van de klant, de voorwaarden bijwerken naar de nieuwste versie, de klant tijdig informeren en de nieuwe periode verwerken in de administratie en de incasso. Prolongatiesoftware doet dat per polis, elke maand, en zet alles wat niet volgens de regels kan op een lijst voor een mens: een claim in het afgelopen jaar, een gewijzigd risico, een premiestijging boven een grens.
Zonder goede software is de prolongatierun een maandelijkse operatie met handwerk: een export uit het polissysteem, een spreadsheet met de nieuwe tarieven, brieven die worden samengevoegd, en een controle die niet iedereen haalt. Een klant krijgt een verlenging met een premie die niet klopt, of een opzegtermijn die te laat is aangekondigd, en dan is de verlenging aanvechtbaar. Bij duizenden polissen is een klein percentage fouten een grote klachtenstroom.
Wij bouwen maatwerk omdat de regels per product, per maatschappij en per volmacht verschillen, en omdat uw polissysteem de bron blijft. De prolongatiesoftware leest daaruit, rekent volgens uw tariefregels, schrijft terug en communiceert in uw huisstijl. Een polissysteem heeft vaak een prolongatiemodule voor het standaardgeval; de afwijkingen, de tariefwijzigingen en de communicatie zijn waar het handwerk zit.
Signalering en planning
Elke polis met vervaldatum in beeld, per maand een prolongatierun met de termijnen die de wet en de voorwaarden vragen, en een tijdlijn per polis.
Herberekening en voorwaarden
Premie per polis uit de actuele tarieven en de klantgegevens, voorwaarden naar de nieuwste versie, met per polis wat er is veranderd en waarom.
Afwijkingen en communicatie
Wat buiten de regels valt op een lijst voor een acceptant, de klant geïnformeerd binnen de termijn, en de verwerking in polisadministratie en incasso.
Hoe wij uw prolongatie software voor de polisadministratie bouwen
We beginnen bij de laatste prolongatierun: wat ging automatisch, wat ging met de hand, waar kwamen de klachten vandaan. Daar volgt de software uit.
Per product de regels voor verlenging, de tariefbronnen, de termijnen richting de klant, en wat het polissysteem al doet. We kijken naar de afwijkingen en klachten van de laatste runs.
Aflopende polissen uit het polissysteem, de herberekening volgens de tariefregels, de voorwaardenversie en de controle op afwijkingen.
Brieven en e-mails in uw huisstijl binnen de termijn, de lijst voor de acceptant met de reden per afwijking en de afhandeling met een besluit.
De nieuwe periode terug in het polissysteem en de incasso, de rapportage per run, en daarna beheer en nieuwe producten of tariefwijzigingen.
Wat prolongatie software voor de polisadministratie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke prolongatie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw producten en van wat uw polissysteem al kan.
Prolongatiekalender
Alle polissen met vervaldatum per maand, met per polis de stappen en termijnen: berekening, communicatie, verwerking. Wat achterloopt, is zichtbaar.
Tariefregels
Premieberekening per product uit tarieftabellen en klantgegevens, met versies per ingangsdatum, zodat een tariefwijziging op de juiste polissen landt.
Voorwaardenbeheer
Per product de geldende voorwaardenversie, met de overgang bij verlenging en de tekst voor de klant over wat er is veranderd.
Afwijkingenlijst
Polissen die buiten de regels vallen, zoals een claim, een premiestijging boven een grens of een gewijzigd risico, voor een acceptant met de reden erbij.
Klantcommunicatie
Brieven en e-mails per polis in uw huisstijl, met de nieuwe premie, de wijzigingen en de opzegmogelijkheid, verstuurd binnen de wettelijke termijn.
Verwerking en rapportage
De nieuwe periode in polisadministratie en incasso, en per run een rapport: verlengd, afgewezen, opgezegd, open.
Voor wie wij prolongatie software voor de polisadministratie bouwen
De software is bedoeld voor organisaties waar de maandelijkse prolongatie een operatie is en waar fouten direct klachten of aanvechtbare verlengingen opleveren.
Gevolmachtigd agenten
Meerdere maatschappijen met eigen tarieven en voorwaarden onder één volmacht. De tariefregels per maatschappij en de rapportage aan de maatschappij zijn de kern.
Verzekeraars met nicheproducten
Producten die het standaard polissysteem niet goed kent. De maatwerkberekening en de afwijkingen tellen het meest.
Grote assurantiekantoren
Prolongatie namens klanten bij meerdere maatschappijen, met advies bij een premiestijging. De signalering en de klantcommunicatie zijn wat nodig is.
Verzekeraars in transitie
Een polissysteem dat wordt vervangen, met prolongatie die intussen moet doorlopen. De software als laag over twee systemen heen is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het verlengen van polissen. Voor de polisadministratie als geheel is er onze pagina over polisadministratie software, en voor het kantoor van de tussenpersoon onze pagina over assurantiekantoor software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Voor het dossier dat de zorgplicht aantoonbaar maakt bij een klacht of een onderzoek, is er onze zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen.
Waarom Appfront voor uw prolongatie software voor de polisadministratie?
Prolongatie is een proces met termijnen en uitzonderingen. De software doet het standaardgeval en zet de uitzondering bij de juiste mens, op tijd.
De termijn is de wet
Een verlenging die te laat is aangekondigd, is aanvechtbaar. De kalender rekent terug vanaf de vervaldatum en laat zien wat vandaag de deur uit moet.
Uw tariefregels, versiebeheerd
Een tariefwijziging per ingangsdatum, toegepast op precies de polissen die vanaf dan verlengen. Geen spreadsheet met de nieuwe tarieven naast de oude.
De acceptant ziet alleen wat afwijkt
Duizend polissen verlengen automatisch; de twintig met een claim of een grote stijging komen op zijn lijst met de reden. Dat is waar zijn tijd hoort.
Security en privacy bij prolongatie software voor de polisadministratie
Polisgegevens bevatten persoonsgegevens en financiële gegevens, en bij sommige producten gezondheidsgegevens. Toegang is per rol ingericht en elke inzage en wijziging wordt gelogd, zodat bij een klacht of een toezichthouder te zien is wie wat wanneer heeft gedaan. Gegevens worden versleuteld bewaard en niet langer dan de bewaarplicht vraagt.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met polissystemen, incasso en boekhouding werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over prolongatie software voor de polisadministratie
Vragen die verzekeraars en gevolmachtigden stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij signaleert aflopende polissen, herberekent premie en voorwaarden volgens uw tariefregels, informeert de klant binnen de termijn, zet afwijkingen op een lijst voor een acceptant en verwerkt de nieuwe periode in polisadministratie en incasso. Per run een rapport van wat is verlengd, afgewezen en open.
Nee. Het polissysteem blijft de bron van polissen en klanten; de prolongatiesoftware leest daaruit, rekent, communiceert en schrijft terug. Dat maakt de software ook bruikbaar als laag over twee systemen tijdens een migratie.
Tarieven hebben een versie met een ingangsdatum. Een wijziging wordt toegepast op de polissen die vanaf die datum verlengen, en de klantcommunicatie legt uit wat er is veranderd. De oude versie blijft beschikbaar voor polissen die eerder zijn verlengd en voor vragen achteraf.
Die u aanwijst met regels: een claim in de afgelopen periode, een premiestijging boven een percentage, een gewijzigd risico, een openstaande betaling, een product dat altijd handmatig gaat. De acceptant ziet de polis met de reden en beslist; zijn besluit staat in het logboek.
De kalender rekent per polis terug vanaf de vervaldatum met de termijn die de wet en de voorwaarden vragen, en laat per dag zien welke communicatie de deur uit moet. Wat achterloopt, is gemarkeerd. Zo is een te late aankondiging een zichtbare uitzondering, niet een ontdekking bij een klacht.
Ja. De nieuwe premie en periode gaan naar de incasso en de boekhouding via het koppelvlak van uw pakketten, en een opzegging of afwijzing wordt daar ook verwerkt. We sluiten aan op wat u gebruikt.
Vaak wel, voor het standaardgeval. Vraag dat eerst na. Maatwerk heeft zin als de tariefregels van uw producten niet in de module passen, als de afwijkingen en de klantcommunicatie nu handwerk zijn, of als u meerdere maatschappijen of systemen in één run wilt prolongeren.
Uw prolongatierun zonder weekend en zonder klachten?
Vertel ons welk polissysteem u gebruikt, hoeveel polissen per maand verlengen en waar de laatste runs op vastliepen. We laten zien hoe de kalender, de berekening en de afwijkingenlijst eruitzien.