Schadedossier software met maatschappijberichten laten maken
Appfront bouwt schadedossiers voor tussenpersonen en volmachtkantoren: per schade één dossier met de melding, de documenten, de contacten en de status, en de berichten van de maatschappij die automatisch in het dossier landen en de status bijwerken. Zodat de klant hoort waar zijn schade staat zonder dat iemand het in drie systemen hoeft op te zoeken.
Wat is schadedossier software met maatschappijberichten?
Een schadedossier volgt een schade van melding tot uitkering: wat er is gebeurd, welke polis, welke documenten en foto's, welke expert, wat de maatschappij heeft besloten en wat de klant is verteld. De berichten van de maatschappij zijn de rode draad: een ontvangstbevestiging, een verzoek om stukken, een expertiserapport, een dekkingsbesluit, een uitkering. De software leest die berichten, koppelt ze aan het juiste dossier en werkt de status bij, en de behandelaar ziet wat er moet gebeuren.
Zonder zo'n dossier komt elk bericht van de maatschappij in een mailbox of een portaal, en zoekt iemand het dossier erbij. Een verzoek om stukken blijft liggen omdat het in de mailbox van een collega zat. De klant belt om te vragen hoe het staat, en de behandelaar belt de maatschappij om hetzelfde te vragen. Bij honderden schades per jaar is dat de helft van de tijd van een schadeafdeling.
Wij bouwen maatwerk omdat elke maatschappij anders communiceert: via een koppelvlak, via een portaal, via gestructureerde e-mail of via een pdf in een bijlage. De software kent per maatschappij de vorm en haalt eruit wat het dossier nodig heeft. En het dossier sluit aan op uw CRM en uw polissysteem, zodat de schade bij de juiste klant en polis hoort zonder overtikken.
Eén dossier per schade
Melding, polis, documenten, foto's, contacten, expert, besluiten en uitkering op één plek, met een tijdlijn en de behandelaar erbij.
Maatschappijberichten verwerkt
Berichten uit koppelvlak, portaal of e-mail per maatschappij herkend, aan het dossier gekoppeld en de status bijgewerkt. Wat niet automatisch kan, komt op een lijst.
Klant op de hoogte
De klant ziet de status van zijn schade en krijgt een bericht bij elke stap, in de toon van het kantoor. Geen telefoontjes om te vragen hoe het staat.
Hoe wij uw schadedossier software met maatschappijberichten bouwen
We beginnen bij de schades van de afgelopen maanden: waar bleef het liggen, welke maatschappij communiceert hoe, en wat vroeg de klant het vaakst.
Per maatschappij hoe berichten binnenkomen, welke stappen een schade doorloopt, welke termijnen gelden en wat het CRM en het polissysteem al bieden. We kijken naar de schades die te lang open stonden.
De schademelding door klant of kantoor, het dossier gekoppeld aan klant en polis, documenten en foto's, en de tijdlijn met de behandelaar.
Per maatschappij het inlezen van berichten uit koppelvlak, portaal of e-mail, de koppeling aan het dossier, de statusupdate en de lijst voor wat handmatig moet.
De statuspagina en berichten voor de klant, de termijnbewaking en rapportage, en daarna beheer en nieuwe maatschappijen.
Wat schadedossier software met maatschappijberichten concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke schadeafdeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van het aantal maatschappijen en van hoe zij communiceren.
Schademelding
Door de klant via een formulier met foto's, of door het kantoor, gekoppeld aan klant en polis uit het CRM. Met een controle op wat de maatschappij nodig heeft.
Dossier met tijdlijn
Alle stukken, contacten en besluiten per schade in volgorde, met de behandelaar, de status en de volgende stap.
Berichtverwerking per maatschappij
Berichten herkend op vorm en inhoud per maatschappij, aan het dossier gekoppeld en vertaald naar een status: stukken gevraagd, expert ingeschakeld, dekking beoordeeld, uitgekeerd.
Termijnbewaking
Per stap een termijn, voor de maatschappij en voor het kantoor. Wat te lang open staat, komt bovenaan bij de behandelaar.
Klantstatus
Een pagina per schade voor de klant met de status en wat er van hem wordt verwacht, en een bericht bij elke wijziging.
Rapportage
Doorlooptijd per maatschappij en per soort schade, open dossiers per behandelaar, en de schades die de termijn overschrijden.
Voor wie wij schadedossier software met maatschappijberichten bouwen
De software is bedoeld voor kantoren waar schadebehandeling een eigen afdeling is en waar de berichten van maatschappijen nu handwerk zijn.
Assurantietussenpersonen
Schades bij tientallen maatschappijen namens klanten. De berichtverwerking per maatschappij en de klantstatus zijn de kern.
Volmachtkantoren
Schades zelf behandelen en afwikkelen onder volmacht, met rapportage aan de maatschappij. Het dossier als bron voor de volmachtrapportage telt het meest.
Zakelijke schadeafdelingen
Grote klanten met veel schades en een accountmanager die de voortgang wil zien. Het overzicht per klant en de termijnbewaking zijn wat nodig is.
Schadebehandelaars in opdracht
Behandeling voor meerdere kantoren of maatschappijen. Het dossier per opdrachtgever en de rapportage per opdrachtgever zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het schadedossier bij de tussenpersoon. Voor de polisadministratie waar de schade aan hangt is er onze pagina over polisadministratie software, en voor de kant van het herstelbedrijf onze pagina over onderdelenlevertijd bij schadeherstel. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw schadedossier software met maatschappijberichten?
Schadebehandeling is het volgen van berichten van anderen. De software leest die berichten, zodat de behandelaar behandelt in plaats van zoekt.
Het bericht vindt het dossier
Niet de behandelaar. Een bericht van de maatschappij landt in het juiste dossier en zet de status, ook als het als pdf in een e-mail kwam.
De termijn bewaakt zichzelf
Een verzoek om stukken dat drie weken open staat, staat bovenaan. Niet omdat iemand het zag, maar omdat de termijn is verstreken.
De klant hoort het van u
Een bericht bij elke stap, vóór hij belt. Dat is het verschil tussen een schade die lang duurt en een klant die vertrekt.
Security en privacy bij schadedossier software met maatschappijberichten
Schadedossiers bevatten persoonsgegevens, foto's van woningen en voertuigen, en bij letselschade gezondheidsgegevens. Toegang is per rol en per klant ingericht, de klant ziet alleen zijn eigen schade, en elke inzage wordt gelogd. Documenten worden versleuteld bewaard en niet langer dan de bewaarplicht en de afwikkeling vragen.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met maatschappijen, CRM en polissysteem werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over schadedossier software met maatschappijberichten
Vragen die tussenpersonen en volmachtkantoren stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij houdt per schade één dossier bij met melding, polis, documenten, contacten en status, leest de berichten van de maatschappij uit koppelvlak, portaal of e-mail en koppelt ze aan het dossier met een statusupdate, bewaakt termijnen en informeert de klant bij elke stap. Wat niet automatisch kan, komt op een lijst voor de behandelaar.
Per maatschappij wordt de vorm van het bericht herkend: onderwerp, kenmerk, bijlage. De software haalt het schadenummer en de inhoud eruit, koppelt aan het dossier en zet de status. Een bericht dat niet herkend wordt, komt op een lijst met een voorstel, en de behandelaar koppelt met één klik. Elke koppeling leert de herkenning.
Ja, via een formulier met de vragen die de maatschappij stelt, foto's en de polis erbij, zonder inloggen of via zijn klantpagina. De melding komt als dossier bij de behandelaar met een controle op wat ontbreekt. Wie liever belt, wordt door het kantoor ingevoerd in hetzelfde dossier.
Een pagina met de status, de stappen die zijn gezet, wat er van hem wordt verwacht en een bericht bij elke wijziging, in de toon van uw kantoor. Hoeveel de klant ziet, bepaalt u: alleen de status, of ook de stukken en het expertiserapport.
Ja. De klant en de polis komen uit het CRM en het polissysteem, zodat een schade bij de juiste polis hoort zonder overtikken, en de status gaat terug naar het CRM als u dat wilt. We sluiten aan op de pakketten die u gebruikt; het dossier wordt geen tweede klantadministratie.
Ja. Dan zijn de berichten niet van de maatschappij maar van de expert, de tegenpartij en de klant, en is het dossier de bron voor de volmachtrapportage aan de maatschappij. De stappen en termijnen zijn anders; de opzet is dezelfde.
Vraag dat eerst na. Polissystemen hebben vaak een schademodule met een dossier, en die kan genoeg zijn als de berichten van maatschappijen weinig werk zijn. Maatwerk heeft zin als de berichten per e-mail en portaal binnenkomen en handmatig worden verwerkt, als termijnen worden gemist, of als de klant nu belt om te horen hoe het staat.
Elk maatschappijbericht vanzelf in het juiste dossier?
Vertel ons bij hoeveel maatschappijen u schades behandelt, hoe zij communiceren en hoeveel schades per jaar u begeleidt. We laten zien hoe het dossier, de berichtverwerking en de klantstatus eruitzien.