Software voor chain of custody van FSC en PEFC laten maken
De hardnekkigste misvatting in deze hoek is dat een FSC- of PEFC-certificaat u door de ontbossingsverordening helpt. Dat doet het niet automatisch. Chain of custody bewijst dat materiaal uit een gecertificeerde bron door uw keten is gevolgd; de EUDR vraagt gegevens die daarin niet zitten, om te beginnen de geolocatie van het perceel.
Twee administraties die op elkaar lijken
Chain of custody is de keten van bewaking: het volgt gecertificeerd materiaal van bos tot eindproduct. De systemen werken met vaste methoden. Bij fysieke scheiding houdt u gecertificeerd materiaal apart van niet-gecertificeerd; bij de percentagemethode rekent u een aandeel door naar de uitgaande partij; bij de creditmethode bouwt u een tegoed op dat u later kunt claimen. Welke methode u gebruikt, bepaalt hoe uw administratie eruitziet.
De ontbossingsverordening vraagt iets anders. Daar gaat het om zorgvuldigheid: aantonen dat een product ontbossingsvrij is en legaal geproduceerd, met geolocatiegegevens van de percelen waar de grondstof vandaan komt. Zowel PEFC als FSC hebben daarvoor een aparte module bovenop de CoC-standaard gepubliceerd, juist omdat de basisstandaard er niet in voorziet. De verordening geldt voor grote ondernemingen vanaf 30 december 2026 en voor kleine en micro-ondernemingen tot eind juni 2027.
Het praktische gevolg is dat u twee sporen bijhoudt over dezelfde partij hout. Wie ze in één spreadsheet propt, ontdekt bij de eerste audit dat de percentageberekening niet meer klopt zodra er geolocatievelden bij komen, of dat een creditadministratie geen antwoord geeft op de vraag uit welk perceel deze plank komt. Dat zijn geen tekortkomingen van uw administratie maar van de aanname dat het één administratie is.
Hoe wij dit bouwen
De partij is hier de eenheid en de methode bepaalt de rekenregels. Ligt per ingaande partij vast wat zij is en wat er met haar gebeurt, dan volgt elke claim daaruit.
Fysieke scheiding, percentage of credit, en soms verschillende methoden per productgroep. Dit is de eerste vraag en zij bepaalt de hele opzet; hem overslaan levert een systeem op dat rekent zoals niemand werkt.
Per uitgaande partij welke ingaande partijen erin zitten. Bij fysieke scheiding is dat een verwijzing, bij percentage een berekening, bij credit een afboeking.
Geolocatie, leverancier en land horen bij de ingaande partij en niet bij de claim. We bouwen ze als eigen laag, zodat de een niet omvalt als de ander verandert.
We nemen een uitgaande partij van vorig jaar en volgen hem terug. Wat dan niet lukt, lukt bij de audit ook niet.
Wat de software concreet doet
De partijadministratie draagt alles; de claim en de zorgvuldigheidsgegevens zijn twee lagen daarboven. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw methode en uw plaats in de keten.
Partijen ingaand en uitgaand gekoppeld
Per uitgaande partij welke ingaande partijen erin verwerkt zijn, met hoeveelheid en eenheid. Dit is de kern van elke chain of custody en bij de meeste bedrijven de zwakste plek.
Rekenregels per methode
Percentages en credits worden berekend volgens de methode die u toepast, met de tussenstappen zichtbaar. Een claim waarvan de berekening niet te volgen is, houdt bij een audit geen stand.
Certificaten van leveranciers bewaakt
Geldigheid, omvang en einddatum per leverancier, met een waarschuwing voordat een certificaat verloopt. Een ingaande partij van na de vervaldatum maakt de claim erop ongeldig.
Zorgvuldigheidsgegevens als eigen laag
Geolocatie, land en leverancier bij de ingaande partij, gescheiden van de CoC-claim. Zo kunt u een EUDR-verklaring onderbouwen zonder uw certificeringsadministratie te vervuilen. Zie ook EUDR-software.
Claim per partij onderbouwd bewaard
Welke claim is gevoerd op welke uitgaande partij, op welke datum en op grond waarvan. Bij een audit gaat het niet om de claim maar om de onderbouwing die er toen onder lag.
Afwijkingen met opvolging
Een partij zonder geldig certificaat, een percentage dat buiten de bandbreedte valt, een ontbrekende geolocatie. Elk daarvan wordt een actie met eigenaar in plaats van een regel in een lijst.
Voor wie wij bouwen
Uw plaats in de keten bepaalt welke methode en welke gegevens bij u horen. Vier situaties.
Houthandel en bouwmaterialen
U koopt in en verkoopt door, vaak zonder bewerking. Uw opgave is de koppeling tussen inkooppartij en verkooporder, en die staat nu meestal in een voorraadsysteem dat de claim niet kent.
Verwerkers en producenten
U mengt partijen en dan wordt de methode beslissend. Bij percentage of credit is de administratie zwaarder dan bij scheiding, en de winst zit in het automatisch berekenen in plaats van het achteraf reconstrueren.
Verpakking, papier en print
Uw klanten vragen om een claim op het eindproduct terwijl u ver van het bos zit. De keten is lang en de gegevens komen van uw leverancier; een portaal werkt hier beter dan een mailwisseling.
Projecten met een certificeringseis
In aanbestedingen wordt een claim per levering gevraagd, niet per bedrijf. Dat betekent dat u per project moet kunnen tonen welke partijen erin zijn gegaan. De vastlegging op de werf loopt via de app voor partijherkomst.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De standaarden en de EUDR-modules worden nog herzien. Alles wat met rekenregels en velden te maken heeft, hoort instelbaar te zijn en per versie bewaard, zodat een oude claim leesbaar blijft tegen de regels van toen.
Waarom Appfront
Een certificaat is geen zorgvuldigheidsverklaring
Chain of custody ondersteunt de EUDR maar dekt hem niet. Wij bouwen beide lagen apart en zeggen erbij waar de een ophoudt.
De methode bepaalt het systeem
Scheiding, percentage en credit vragen elk een andere administratie. Wij beginnen bij uw methode in plaats van bij een standaardmodel.
Een verlopen certificaat maakt claims ongeldig
Wij bewaken geldigheid en omvang per leverancier en waarschuwen vooraf, want achteraf ontdekken betekent claims terugdraaien.
Uw voorraadsysteem blijft staan
Partijen en hoeveelheden staan al ergens. Wij sluiten daarop aan via koppelingen in plaats van een tweede voorraadadministratie te bouwen.
Security en privacy
De gegevens hier zijn commercieel gevoelig aan twee kanten. Uw inkooppartijen met leveranciers, volumes en prijzen zijn voor een concurrent waardevol, en de geolocatiegegevens die uw leverancier aanlevert, verraden zijn eigen bronnen. In het portaal ziet een leverancier daarom alleen zijn eigen partijen, en herkomstgegevens zijn afgeschermd van wie ze niet nodig heeft.
Aan de bewijskant geldt een eis die deze administratie bijzonder maakt. Een claim moet jaren later nog te verantwoorden zijn tegen de standaardversie die destijds gold, ook als de standaard inmiddels is herzien en de leverancier niet meer bestaat. Wij bewaren daarom de aangeleverde waarden zoals ze binnenkwamen, de regelversie waarmee is gerekend en de claim zoals hij is gevoerd. Een systeem dat alleen de huidige stand kent, kan bij een audit niet uitleggen waarom een partij destijds anders is beoordeeld. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over chain of custody
Nee. Certificering ondersteunt uw zorgvuldigheidssysteem en maakt het bewijs sterker, maar de verordening vraagt gegevens die de basisstandaarden niet vastleggen, in het bijzonder de geolocatie van de percelen. Beide schema's hebben daarom een aparte module bovenop chain of custody gepubliceerd. Ga bij uw certificerende instelling na wat dat voor uw scope betekent.
Dat hangt af van uw proces. Fysieke scheiding is administratief het eenvoudigst maar vraagt ruimte en discipline in het magazijn. De percentagemethode en de creditmethode geven meer flexibiliteit en vragen meer administratie. Wij bouwen de rekenregels naar de methode die u toepast; welke methode is toegestaan voor uw productgroep, bepaalt de standaard.
Voor grote ondernemingen vanaf 30 december 2026 en voor kleine en micro-ondernemingen tot eind juni 2027. Let op dat hout binnen die verordening een eigen positie heeft. Controleer de actuele data en uw categorie, want deze verordening is de afgelopen jaren meermaals aangepast; zie ook EUDR-software.
Een voorraadsysteem weet hoeveel kubieke meter er ligt en wat het kost. Chain of custody weet welke ingaande partij in welke uitgaande partij zit en welke claim daarop rust. Dat is een andere vraag over dezelfde plank. Wij koppelen daarom aan wat u heeft; zie houthandel-software.
Dat is bij importeurs het zwaarste onderdeel en het lost zich niet vanzelf op. Wat werkt is de uitvraag klein maken, in de taal van uw leverancier, met zichtbaar wat er nog mist, en er vroeg mee beginnen omdat de eerste ronde zelden bruikbare antwoorden oplevert. Zonder die gegevens kunt u geen verklaring onderbouwen, hoe goed uw certificaat ook is.
Langer dan de meeste bedrijven verwachten, en de termijnen verschillen per standaard en per verordening. Praktisch betekent het dat de onderbouwing van een claim leesbaar moet blijven als de standaardversie is herzien en de leverancier is verdwenen. Daarom bewaren wij de aangeleverde waarden en de regelversie naast de claim zelf.
Ja, en dat is vaak nodig omdat klanten om verschillende claims vragen. De partijadministratie is gedeeld; de rekenregels en de claimdefinities verschillen per schema en houden wij daarom instelbaar. Wat u niet wilt, is per schema een eigen administratie, want dan lopen de partijgegevens uit elkaar.
Dat hangt af van uw methode, het aantal productgroepen en of het leveranciersportaal en de EUDR-laag meemoeten. De partijadministratie met de claimberekening is doorgaans snel bruikbaar; portaal en koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Claims onderbouwd krijgen?
Neem een uitgaande partij van vorig jaar en probeer terug te vinden welke ingaande partijen erin zaten en welk certificaat daar toen op zat. Waar dat spoor stopt, zit het werk. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.