Software voor iJw-berichtenverkeer en verantwoording laten maken
Het iJw-berichtenverkeer verstuurt zichzelf. Wat niet vanzelf gaat, is wat er terugkomt. Een afgekeurd declaratiebericht is geen technische melding maar geld dat niet binnenkomt, en bij veel aanbieders belandt die retourinformatie in een scherm dat niemand als werkvoorraad behandelt. De stapel groeit stil tot de jaarverantwoording.
Waar de keten in de praktijk vastloopt
iJw is de standaard waarmee cliënten door de hele Jeugdwetketen worden gevolgd: van de toewijzing door de gemeente, via de start en het einde van de zorg, tot de declaratie. Alles gaat in gestandaardiseerde berichten met vaste nummers, waaronder de toewijzing en de declaratie, en het Zorginstituut beheert die standaard.
Verzenden is zelden het probleem. Het probleem is de retour: een bericht dat niet aansluit op de toewijzing, een periode die niet klopt, een product dat is gewijzigd. Dat komt terug als retourinformatie met een reden, en die reden vraagt een menselijke beoordeling voordat er opnieuw kan worden ingediend.
Bij de meeste aanbieders is dat scherm niet ingericht als werkvoorraad. Er is geen eigenaar, geen termijn en geen zicht op wat het openstaande bedrag is. Het gevolg is dat de afwijzingen zich ophopen tot iemand bij de jaarafsluiting ontdekt dat er over een half jaar niet is gedeclareerd, en dan is corrigeren duurder dan het bedrag zelf.
Hoe wij dit bouwen
De retour is hier de eenheid, niet het bericht. Krijgt elke afwijzing een eigenaar en een bedrag, dan is het berichtenverkeer een proces in plaats van een postbus.
Welke afkeurredenen komen er terug, hoe vaak en met welk bedrag. Bij vrijwel elke aanbieder zijn het er een handvol die samen het grootste deel uitmaken.
Elke retour wordt een post met een eigenaar, een reden en een bedrag. Dat verandert de vraag van is het verzonden naar staat er nog geld open.
Toewijzing, geleverde zorg en declaratie horen op elkaar aan te sluiten. Het systeem toont waar dat niet zo is, op het moment dat het ontstaat en niet bij de afsluiting.
We nemen een afgesloten kwartaal en kijken of de aansluiting klopt. Wat daar niet uitkomt, komt er bij de accountant ook niet uit.
Wat de software concreet doet
Het retourregister met bedragen draagt alles. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw omvang en van hoeveel gemeenten u bedient.
Retourinformatie als werkvoorraad
Elke afkeuring wordt een post met reden, bedrag, eigenaar en termijn. Zolang een retour alleen in een berichtenscherm staat, is er niemand van wie het is.
Aansluiting toewijzing, zorg en declaratie
Wat is toegewezen, wat is geleverd, wat is gedeclareerd en wat is betaald. Die vier lopen uiteen en het systeem toont waar, in plaats van dat u het bij de afsluiting ontdekt.
Meerdere gemeenten naast elkaar
Elke gemeente hanteert eigen productcodes, tarieven en afspraken binnen dezelfde standaard. Dat is de belangrijkste bron van afkeuringen en het hoort in het systeem te zitten, niet in het hoofd van een medewerker.
Termijnen en openstaande posten bewaakt
Hoe ouder een afwijzing, hoe kleiner de kans dat hij nog wordt opgelost. Het systeem toont ouderdom en bedrag, zodat de aandacht gaat naar wat het meeste kost.
Aansluiting op uw eigen systemen
Berichten lopen via het schakelpunt of het gegevensknooppunt en uw cliëntadministratie staat elders. Wij bouwen de laag ertussen via koppelingen; zie ook de iWmo- en iJw-koppeling.
Verantwoording die uit de administratie volgt
De cijfers voor de jaarverantwoording komen uit dezelfde bron als de dagelijkse werkvoorraad. Twee bronnen betekent een verschil dat u in maart moet uitleggen.
Voor wie wij bouwen
Uw positie in de keten bepaalt waar het knelt. Vier situaties.
Grote jeugdhulpaanbieders
Tientallen gemeenten, elk met eigen productcodes en afspraken. Het volume maakt handmatig nabellen onmogelijk en het verschil tussen toegewezen en gedeclareerd loopt snel op.
Kleinere aanbieders en praktijken
Weinig volume, maar ook geen administratieve afdeling. Eén onbeantwoorde retour is hier een groter deel van de omzet dan bij een grote aanbieder.
Gemeenten en regionale samenwerkingen
U staat aan de andere kant en ziet de aanbieders die niet aansluiten. Zicht op de retourstroom helpt om te zien of het aan een aanbieder ligt of aan uw eigen productcodes.
Onderaannemers en hoofdaannemers
Bij onderaanneming loopt het bericht via de hoofdaannemer en ligt de administratie in twee organisaties. Dat is de constructie waarin de meeste verschillen ontstaan. Het vastleggen van start en einde gebeurt bij de cliënt; zie de Jeugdwet-app.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De iStandaarden kennen releases waarin berichten en codes wijzigen. Alles wat daarmee samenhangt, hoort instelbaar te zijn en per versie bewaard, zodat een oude declaratie leesbaar blijft.
Waarom Appfront
Een retour is geld, geen melding
Wij maken van elke afkeuring een post met een bedrag en een eigenaar. Zolang het een regel in een berichtenscherm is, doet niemand er iets mee.
De verschillen zitten tussen gemeenten
Dezelfde standaard, andere productcodes en afspraken. Wij leggen die per gemeente vast in plaats van erop te vertrouwen dat een medewerker ze kent.
De verantwoording komt uit de dagelijkse administratie
Wij bouwen één bron voor de werkvoorraad en de jaarcijfers, want twee bronnen leveren een verschil op dat u niet kunt verklaren.
Dit gaat over jeugdigen
De gegevens zijn bijzonder gevoelig en de kring die ze mag zien is klein. Wij zetten toegang per rol en tonen in de financiële weergave geen inhoudelijke zorggegevens.
Security en privacy
Deze administratie combineert twee dingen die zelden samen horen: financiële gegevens en gegevens over jeugdigen in zorg. Een medewerker die de retourstroom afhandelt, heeft het bedrag en de afkeurreden nodig en niet de inhoud van het zorgtraject. Wij scheiden dat binnen hetzelfde systeem en tonen per rol alleen wat die rol nodig heeft, met vastlegging van elke inzage.
De bewaarkant vraagt een expliciete keuze. Voor de verantwoording moet u jaren terug kunnen kijken, terwijl de gegevens over een individuele jeugdige niet langer bewaard horen te blijven dan nodig. Dat lost u op door de financiële aansluiting te bewaren op een niveau waarop de persoon niet meer te herleiden is, en het cliëntdossier zijn eigen termijn te geven. Wij zetten daarom een bewaartermijn per gegevenssoort in plaats van één termijn voor het geheel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over iJw
De iStandaard waarmee cliënten door de hele Jeugdwetketen worden gevolgd, van de toewijzing door de gemeente via start en einde van de zorg tot de declaratie. De uitwisseling gaat in gestandaardiseerde berichten met vaste nummers, en het Zorginstituut Nederland beheert de standaard samen met de ketenpartijen.
Er zijn twee routes: het schakelpunt van VECOZO en het gemeentelijk gegevensknooppunt dat door het Inlichtingenbureau wordt beheerd. Welke voor u geldt, hangt af van uw gemeenten en uw softwareleverancier. Voor uw administratie maakt het verschil vooral uit bij het aansluiten en het opzoeken van een specifiek bericht.
Meestal omdat het bericht niet aansluit op de toewijzing: een periode die niet klopt, een product dat is gewijzigd, of een tarief dat afwijkt van wat de gemeente hanteert. Dat zijn er in de praktijk een handvol die samen het grootste deel uitmaken; die in kaart brengen is de eerste winst en kost geen software.
Die koppeling regelt het verzenden en ontvangen van de berichten. Deze pagina gaat over wat u met de retouren doet en over de aansluiting tussen toewijzing, levering en declaratie. Ze horen bij elkaar; de koppeling zonder werkvoorraad levert een postbus op.
Omdat de meeste pakketten het verzenden goed doen en de retourafhandeling summier. Wij bouwen daarom niet uw primaire proces opnieuw; zie wmo- en jeugdzorgsoftware voor die kant. Wat wij toevoegen is de laag die van afkeuringen een werkvoorraad met bedragen maakt.
Alleen als de dagelijkse administratie en de verantwoording uit dezelfde bron komen. Dat is precies waar het bij veel aanbieders misgaat: de cijfers voor de accountant worden apart samengesteld en wijken af van wat er in het systeem staat. Dat verschil verklaren kost meer tijd dan het voorkomen ervan.
Dan wijzigen berichten of codes. Wij houden de berichtdefinities daarom als instelling en bewaren per bericht tegen welke versie het is opgesteld. Zonder dat kunt u een declaratie uit een eerder jaar niet meer verantwoorden tegen de regels die toen golden.
Dat hangt af van het aantal gemeenten, of er wordt gekoppeld met uw bestaande pakket en of de verantwoordingsrapportage meemoet. Het retourregister met bedragen is doorgaans snel bruikbaar en levert direct geld op; de aansluiting en de rapportage kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Weten hoeveel er openstaat?
Kijk hoeveel afgekeurde declaratieberichten er nu in uw systeem staan en tel het bedrag op. Kan niemand dat binnen een minuut, dan is dat het werk. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.