App voor start, stop en uren in de jeugdhulp laten maken
Een startbericht hoort te gaan over de dag waarop de zorg werkelijk begon. In de praktijk is dat de dag waarop een hulpverlener voor het eerst bij een gezin binnenstapte, en die datum belandt een week later in het systeem als iemand zijn week bijwerkt. Dat verschil van dagen is precies waarop een declaratie later wordt afgekeurd.
Waarom het moment zelf telt
In de Jeugdwetketen volgen de berichten elkaar op: de gemeente wijst toe, de aanbieder meldt dat de zorg start, meldt later dat zij eindigt, en declareert wat er is geleverd. Elk van die berichten bevat data, en die data moeten op elkaar en op de toewijzing aansluiten.
Het startmoment is daarbij het lastigst, omdat het buiten kantoor ligt. Een hulpverlener gaat op huisbezoek, en of dat gesprek al zorg is of nog kennismaking, is een inhoudelijke afweging die hij ter plekke maakt. Wordt die afweging pas een week later vastgelegd, dan is het niet meer de afweging maar een reconstructie.
Hetzelfde geldt aan het einde. Zorg loopt zelden af op een aangekondigde datum; hij verwatert, of stopt omdat een gezin verhuist. Wie dat pas bij de kwartaalcontrole ziet, declareert door over een periode waarin niets is geleverd, en dat komt terug als afkeuring of als terugvordering.
Hoe wij dit bouwen
Het contactmoment is hier de eenheid. Wordt daar vastgelegd wat er gebeurde en wanneer, dan volgen de berichten daaruit in plaats van uit een weekafsluiting.
We kijken hoe een dag eruitziet, wanneer er wordt vastgelegd en waarom niet eerder. Bijna altijd is het antwoord dat het na een huisbezoek niet uitkomt.
Wie, wanneer, welk soort contact, hoe lang. Alles daarboven wordt uitgesteld, en uitstellen is precies het probleem dat we oplossen.
Bij een gezin thuis, in een auto of in een school. De app werkt door en synchroniseert later, met het werkelijke tijdstip.
Uit wat er is vastgelegd, stelt de administratie de start-, stop- en declaratieberichten samen. De hulpverlener heeft daar geen weet van en dat hoort ook niet.
Wat de app concreet doet
De app doet weinig, en dat weinige moet in een portiek te bedienen zijn. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van uw zorgvormen.
Start en einde op het moment zelf
De hulpverlener legt vast dat de zorg is begonnen of geëindigd, met de datum die klopt. Dat is de datum waarop het bericht rust en die achteraf niet meer te reconstrueren valt.
Contact vastleggen in enkele tikken
Soort contact, duur en of het geleverde zorg betreft. Vaste keuzes, met ruimte voor een korte aantekening; alles wat langer duurt, gebeurt na een huisbezoek niet.
Volledig offline werken
In een woonkamer, een auto of een school valt het netwerk weg. De registratie gaat door met het werkelijke tijdstip en synchroniseert daarna.
Signaal bij afwijking van de toewijzing
Meer uren dan toegewezen, zorg buiten de toegewezen periode, een product dat niet klopt. Dat op het moment zelf zien is het verschil tussen bijsturen en terugvorderen.
Zo min mogelijk op het toestel
Een hulpverlener heeft de gegevens van zijn eigen cliënten van die dag nodig en niet het dossier. Dat beperkt wat er offline staat en wat er bij verlies van een toestel op straat ligt.
Doorgeven aan de administratie
Wat is vastgelegd, gaat via koppelingen naar het systeem dat de berichten samenstelt. Die kant staat op Jeugdwet-software.
Voor wie wij bouwen
Waar en wanneer er wordt vastgelegd, verschilt sterk per zorgvorm. Vier situaties.
Ambulante jeugdhulp
De hulpverlener is de hele dag onderweg en komt zelden op kantoor. Hier is het verschil tussen vastleggen op het moment en aan het eind van de week het grootst.
Verblijf en dagbehandeling
De zorg is continu en het startmoment is duidelijk, maar mutaties zoals afwezigheid en verlof bepalen wel wat er te declareren valt. Die ontstaan op de groep.
Jeugd-ggz en specialistische hulp
Trajecten lopen lang en veranderen van vorm. De aansluiting op de toewijzing verschuift daardoor gaandeweg, en dat merkt de behandelaar eerder dan de administratie.
Zzp-hulpverleners en kleine praktijken
U bent zelf de administratie. Dan telt vooral dat vastleggen tijdens het werk gebeurt, want er is niemand die het later voor u rechttrekt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De app is de veldkant van uw zorgadministratie en stelt zelf geen berichten samen. Wat hij vastlegt, komt terecht in het systeem dat de iJw-berichten opbouwt en verstuurt.
Waarom Appfront
De datum in het bericht moet de echte datum zijn
Wij leggen start en einde vast op het moment zelf. Een week later is het een reconstructie, en daar wordt uw declaratie op afgekeurd.
Bij een gezin thuis is er geen bereik
Offline is het uitgangspunt, met het werkelijke tijdstip. Een app die daar stilvalt, wordt vervangen door een aantekening in een telefoon.
Afwijken van de toewijzing merkt de hulpverlener eerst
Wij tonen het signaal daar, want bijsturen tijdens het traject is goedkoper dan terugvorderen erna.
Dit gaat over jeugdigen op een toestel buiten de deur
Wij tonen alleen de cliënten van die dag en niet het dossier, en houden de offline opslag zo klein mogelijk.
Security en privacy
Een toestel met gegevens over jeugdigen dat mee naar huisbezoeken gaat, vraagt strengere keuzes dan een werkplek. Wij beperken de offline opslag tot de cliënten en afspraken van die dag, tonen geen volledige dossiers in de app, koppelen rechten aan de gebruiker in plaats van aan het toestel, en zorgen dat een verloren toestel op afstand kan worden losgekoppeld.
Er speelt daarnaast een inhoudelijke grens die het ontwerp bepaalt. Een app die vastlegt dát er zorg is geleverd, hoeft niet vast te leggen wát er is besproken; dat hoort in het dossier en niet in een registratie die ook door de administratie wordt ingezien. Wij bouwen daarom geen vrij tekstveld voor inhoudelijke verslaglegging, hoe handig dat ook lijkt. Wat de app wel vastlegt, de momenten en de duur, moet onwijzigbaar zijn, want daar hangt een financiële verantwoording aan. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over de jeugdhulpapp
Omdat de datum in een start- of stopbericht de datum moet zijn waarop de zorg werkelijk begon of eindigde. Wordt dat een week later ingevoerd, dan is het een reconstructie, en juist daar ontstaan de verschillen met de toewijzing waarop declaraties worden afgekeurd. Achteraf invoeren kost dus geen tijd maar geld.
Nee, en dat is bewust. De app legt vast wat er gebeurde; de administratie stelt daaruit de berichten op en verstuurt ze via het schakelpunt of het gegevensknooppunt. Zo hoeft een hulpverlener niets te weten van berichtnummers en blijft de verantwoordelijkheid voor de declaratie waar hij hoort.
Ja, dat is het uitgangspunt. Registraties worden lokaal opgeslagen met het werkelijke tijdstip en verstuurd zodra er verbinding is. Bij huisbezoeken is dat geen randgeval maar de normale situatie, zeker in oudere woningen en in de auto.
Dat kan en het scheelt veel. Als hij ziet hoeveel uren of welk product is toegewezen, merkt hij zelf wanneer hij eroverheen gaat en kan er tijdig een nieuwe toewijzing worden gevraagd. Dat is het verschil tussen bijsturen en achteraf terugvorderen.
Wij raden het af. Wat er is besproken hoort in het cliëntdossier, niet in een registratie die ook door administratie en controle wordt ingezien. Door die twee gescheiden te houden, blijft de kring die inhoudelijke gegevens ziet klein, en dat is precies wat u wilt bij deze doelgroep.
Ja, en het is meestal de aanleiding. Elke gemeente hanteert eigen productcodes en afspraken binnen dezelfde standaard. De app toont de hulpverlener alleen wat voor zijn cliënt geldt; de verschillen zitten in de administratie erachter.
Nee. Uw pakket blijft de cliëntadministratie en de berichten doen; zie ook wmo- en jeugdzorgsoftware. Wat wij toevoegen is de veldkant, zodat de gegevens ontstaan op het moment dat ze kloppen.
Dat hangt af van het aantal zorgvormen, of het signaal op de toewijzing meemoet en met welk pakket wordt gekoppeld. Start, stop en contactregistratie zijn doorgaans snel bruikbaar; de koppeling en de signalering kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Momenten vastleggen wanneer ze gebeuren?
Vraag een hulpverlener wanneer hij de zorg voor zijn laatste nieuwe cliënt heeft vastgelegd en vergelijk dat met de startdatum. Dat verschil is wat uw declaraties afkeurt. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk app of maatwerk software.