Dienst · Software-ontwikkeling

Inventarisatie software laten maken op maat.

Maatwerk inventarisatie-software voor voorraad, vaste activa, gereedschap, IT-assets en materieel. QR, barcode, RFID of NFC — gekoppeld aan uw ERP, boekhouding of WMS. Mobile-first voor de teller op de werkvloer, audit-proof voor de accountant.

QR & barcodeRFID & NFCOffline mobileAudit-trail

Inventarisatie is niet hetzelfde als magazijnbeheer.

Inventarisatie gaat over één vraag: wat hebben we, waar is het, en in welke staat? Dat kan gaan over voorraad in een winkel, gereedschap op een bouwplaats, medische apparatuur in een ziekenhuis, IT-assets door het hele kantoor of materieel dat de busjes in- en uitgaat. Een WMS stuurt de operatie aan — pickorders, locaties, inslag en uitslag. Een inventarisatie-systeem zit een laag boven of naast die operatie: het telt, registreert, traceert en bewijst. Soms is dat één feature in een breder operationeel systeem, soms is het juist een standalone telapplicatie die naast uw bestaande ERP of boekhouding draait.

Wij bouwen inventarisatie-software wanneer standaardpakketten als Snipe-IT, Asset Panda, Zoho Inventory, Cin7, Lightspeed of de inventaris-module van Exact en Twinfield net niet passen bij uw werkproces. Soms omdat de branche te specifiek is, soms omdat het moet integreren met een handvol bestaande systemen, soms omdat de teller op locatie een tool nodig heeft die ook werkt zonder bereik. We bouwen het systeem dat hoort bij uw flow — niet andersom. Het resultaat is geen generieke voorraadtool met uw logo erop, maar software die de specifieke termen, rollen en uitzonderingen van uw branche kent.

De praktische winst zit meestal in twee dingen: minder telfouten doordat de scan-flow op de werkvloer eindelijk klopt, en aantoonbare traceerbaarheid voor uw accountant of controleur. Daaromheen komen vaak nog directe kostenbesparingen — denk aan minder kwijt gereedschap, minder overlappende IT-licenties of minder dubbele bestellingen omdat niemand wist dat de eerste batch al ergens stond.

Drie veelvoorkomende vormen van inventarisatie-software.

Welk type past hangt af van wat u telt, hoe vaak u telt en wie er meekijkt. We adviseren in het eerste gesprek welke richting realistisch is voor uw situatie.

Compact traject · vast sprintbudget

Voorraad- en inventarisatie-app

Een mobiel-eerst telapplicatie voor periodieke of cyclische inventarisaties. Tellers scannen QR- of barcodes, registreren aantallen, maken foto's bij afwijkingen en sluiten de telling af met een digitale handtekening. Backoffice ziet realtime voortgang en afwijkingen per locatie.

QR / barcodeOffline-modusFoto-bewijsAfwijking-rapport
Middelgroot traject · vast sprintbudget

Asset-tracking & lifecycle-management

Volgt iedere asset van aankoop tot afvoer. IT-laptops, medische apparatuur, gereedschap, instrumenten of materieel. Per asset zien wie 'm in beheer heeft, wanneer onderhoud aan zit te komen, welke contracten of licenties eraan hangen, en wat de actuele boekwaarde is.

Check-in / check-outOnderhoudLifecycleBoekwaarde
Groter traject · vast sprintbudget

Geïntegreerd inventarisatie-platform

Inventarisatie als onderdeel van een breder systeem dat ook orderverwerking, facturatie of buitendienst aanstuurt. Combineert telling, voorraadafboeking, factuurregels en boekhouding in één flow — voor verhuurbedrijven, installateurs, evenement-leveranciers en producenten.

ERP-koppelingInventaris + facturatieMulti-locatieAudit-export

Wat zit er in een inventarisatie-traject.

Naast de software zelf leveren we alles wat u nodig heeft om uw eigen tellingen, audits en doorontwikkeling te draaien. Geen black-box waar u na oplevering alsnog van ons afhankelijk bent — u krijgt de codebase, de documentatie en de kennis om zelf het roer in handen te houden.

Iedere oplevering doorloopt een testfase op uw werkvloer met echte tellers, niet alleen op kantoor. Dat is meestal het moment waarop de scan-flow nog een kleine slag krijgt om écht efficiënt te zijn in uw context. Zo voorkomen we dat het systeem mooi werkt in demo's maar omslachtig blijkt zodra de eerste serieuze telling op gang komt.

  • Mobile-app voor tellersiOS en Android, met offline-modus voor magazijnen, bouwplaatsen of evenement-locaties zonder bereik. Synchroniseert zodra er weer verbinding is.
  • Backoffice-dashboardRealtime voortgang per telling, afwijkingen, locaties, teams en categorieën. Audit-export voor uw accountant in één klik.
  • Label-generator en scan-flowsQR- of barcodes printen vanuit het systeem, RFID- of NFC-tags inlezen via mobiele scanners of dedicated readers — al naar gelang uw scenario.
  • Integraties met uw bestaande stackKoppelingen met uw ERP-systeem, boekhoudpakket, order-management of asset-management — via slimme API-integraties.
  • Audit-trail en compliance-exportIedere actie wordt gelogd met gebruiker, tijdstip en device. Exporteerbaar in formats die accountantskantoren en interne controle-teams herkennen.
  • Training en beheer-handleidingSessies voor key-users en tellers, plus een schriftelijke handleiding voor uw IT-team en interne controle.
  • Doorontwikkeling op afroepVast sprintritme of incidentele sprints — we blijven beschikbaar voor uitbreidingen, nieuwe modules of integraties.

Voor welke sectoren bouwen we dit.

Inventarisatie raakt vrijwel iedere branche, maar de eisen verschillen sterk. Een paar herkenbare scenario's.

Bouw & installatie

Gereedschap en bus-voorraad

Wie heeft welke boormachine, welke onderdelen liggen in welke bus, en wat is er achtergebleven op de bouwplaats? Vaak gecombineerd met een buitendienst-app waar de monteur 's ochtends incheckt, gereedschap meeneemt en aan het einde van de dag weer afmeldt. Minder zoekraken, betere kostprijs-toerekening per project.

Retail & horeca

Winkel- en drank-inventaris

Jaar- en kwartaalafsluiting, controle door de accountant, drank-inventarisatie voor horeca met kostprijs-bewaking, of foodservice-bedrijven die hun voorraad meerdere keren per week tellen. Inclusief THT-monitoring, omzet-koppeling en automatische bestel-voorstellen op basis van rotatie-snelheid.

Producenten & groothandel

Grondstof, halffabricaat, eindproduct

Cyclisch tellen (rotation count) zodat de productie nooit stilstaat, gekoppeld aan uw ERP. Afwijkingen tussen administratie en werkelijkheid signaleren in plaats van een keer per jaar ontdekken. Geschikt voor zowel discrete productie als procesindustrie met batch-traceerbaarheid.

IT-afdelingen

IT-asset-management en licenties

Laptops, telefoons, schermen, dockingstations en software-licenties bijhouden. Wie heeft wat, wanneer is de lease af, welke licenties zijn ongebruikt en welke toestellen lopen achter op patches. Koppelbaar aan uw MDM, Active Directory en service-desk-tooling.

Vastgoed & zorg

Inventaris per pand of afdeling

Woningcorporaties die inventaris per pand bijhouden, ziekenhuizen die medische apparatuur traceren onder MDR-eisen, zorginstellingen die hulpmiddelen monitoren per cliënt of locatie. Inclusief onderhouds-planning, keuringsdata en sleutel-beheer waar relevant.

Evenementen & verhuur

Materieel per project of klant

Welke geluidskar staat op welk festival, welk materieel is mee naar welk congres, en wat is na afloop teruggekomen. Combineert vaak met verhuur-administratie en facturatie — telling op locatie genereert direct factuurregels en signaleert ontbrekend materieel voor doorbelasting.

Onderwijs & cultuur

Leermiddelen, instrumenten, collecties

Boeken, laptops, muziekinstrumenten en proefopstellingen bijhouden over meerdere locaties. Voor musea en archieven combineerbaar met conditie-rapportage en bruikleen-administratie aan andere instellingen.

Overheid & defensie

Vaste activa met traceer-eis

Aantoonbare traceerbaarheid van vaste activa zoals dat de overheid en defensie verlangen. Volledige audit-trail, gecontroleerde rollen, en exporten die aansluiten op interne controle- en accountantsprocessen.

Nog niet zeker over een groot traject?

Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag

Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.

Bekijk OneDayBuild →

Identificatie-technologie: QR, barcode, RFID of NFC.

De keuze van scan-technologie bepaalt voor een belangrijk deel hoe snel en betrouwbaar uw tellingen verlopen. Hieronder een korte vergelijking van de gangbare opties en wanneer ze passen. We adviseren in de scope-workshop welke combinatie bij uw scenario past.

Universeel · goedkoop · printable

QR-codes en barcodes

De standaard voor de meeste inventarisatie- en check-in-flows. Goedkoop te printen op stickers, scanbaar met iedere smartphone, en makkelijk te genereren vanuit het systeem. QR-codes hebben meer datacapaciteit dan klassieke barcodes en zijn beter leesbaar onder een hoek of bij beschadiging. Geschikt voor voorraad, IT-assets, gereedschap, evenement-materieel en aanwezigheid-tracking op de bouwplaats. Met dezelfde scan-flow kunt u tellingen doen én check-ins van personeel of materieel registreren.

Smartphone scanGoedkope sticker-printCheck-in flowsOnder hoek leesbaar
Bulk-tellen · geen line-of-sight

RFID en BLE-beacons

RFID-tags worden gelezen zonder dat u ze direct hoeft te zien — een handheld reader of doorgang-poortje vangt tientallen tags tegelijk. Dat is een groot verschil bij bulk-tellingen of zone-tracking, bijvoorbeeld bij retour-stromen van verhuur of bij bibliotheken die hele stapels boeken in één pass scannen. BLE-beacons werken op een grotere afstand en zijn geschikt voor locatie-tracking binnen een gebouw of terrein, bijvoorbeeld om te zien op welke verdieping welk apparaat staat.

Geen line-of-sightMulti-tag scanZone-trackingRetour-flows
Korte afstand · één-op-één

NFC, GPS en foto-recognition

NFC werkt op een paar centimeter en is geschikt voor één-op-één-acties zoals een monteur die met de telefoon een toestel uitleent of inneemt. GPS koppelen we bij materieel dat fysiek verplaatst, bijvoorbeeld busjes of evenement-trailers. AI-foto-herkenning zetten we in waar tags niet bevestigd kunnen worden — denk aan grondstoffen, kunst of antieke instrumenten — om assets op uiterlijk te identificeren en condities te beoordelen.

NFC tapGPS-trackingFoto-recognitionConditie-check

Hoe een inventarisatie-traject loopt.

1

Kennismaking en flow-analyse

Een gesprek waarin we begrijpen wat u telt, hoe vaak, met wie, en wat er nu misgaat. Vaak komen daar al concrete keuzes uit: QR of RFID, mobile-first of desktop, koppelen of standalone.

2

Scope-workshop en proof-of-concept

Workshop met uw key-users en magazijn- of veldteam. We maken een eerste schermflow en testen die met echte tellers — geen mock-ups in een vergaderzaal, maar prototypes op de werkvloer.

3

Bouw in sprints

Elke twee weken een werkende build. U test mee, tellers ook. De eerste tier — meestal scannen, tellen en afwijking-rapport — staat al snel in productie, daarna komen integraties en uitbreidingen.

4

Uitrol en beheer

Gefaseerd uitrollen per locatie of team, training-sessies voor key-users, en doorlopend beheer voor security, integraties en doorontwikkeling.

Veelgestelde vragen.

Wat opdrachtgevers meestal willen weten voor we beginnen.

Wat is het verschil tussen inventarisatie-software en een WMS?
Een WMS (warehouse-management-systeem) stuurt de magazijn-operatie aan — pickorders, locatiebeheer, inslag en uitslag. Inventarisatie-software gaat over het tellen, traceren en bewijzen van wat er ligt of in gebruik is. Een WMS heeft vaak een inventarisatie-module, maar veel bedrijven hebben juist géén WMS nodig — alleen een goede telling van assets, gereedschap of voorraad. Dan is een dedicated inventarisatie-systeem efficiënter.
Vervangen jullie Snipe-IT, Asset Panda of Zoho Inventory?
Voor commodity use-cases niet. Als Snipe-IT (IT-assets) of Zoho Inventory (standaard voorraad) past, raden we dat aan. Wij bouwen maatwerk wanneer u branche-specifieke eisen heeft (medische apparatuur onder MDR, defensie, evenement-materieel), wanneer u meerdere systemen wil koppelen die geen van allen native integreren, of wanneer de mobile-workflow op de werkvloer te specifiek is voor een standaardpakket.
Kunnen jullie inventarisatie en facturatie in één systeem combineren?
Ja, en voor verhuur-, evenement- en installatiebedrijven is dat vaak het hele punt. Een telling op locatie genereert dan automatisch factuurregels (bij uitleen of verhuur), interne kostenboekingen (bij materieel-verbruik) of een doorbelasting aan de klant. We koppelen dat met uw boekhoudpakket of e-facturatie-flow zodat er geen dubbele administratie ontstaat.
Welke identificatie-technologie raden jullie aan: QR, barcode, RFID of NFC?
Hangt af van het scenario. QR-codes en barcodes zijn goedkoop en universeel — geschikt voor de meeste voorraad-, asset- en check-in-scenario's. RFID is sneller bij bulk-tellingen (denk: een hele palletwagen in één keer scannen) maar duurder. NFC werkt goed voor één-op-één identificatie op korte afstand, bijvoorbeeld bij gereedschap-check-out. BLE-beacons gebruiken we voor zone-tracking. In de scope-workshop kiezen we de combinatie die bij uw flow past.
Werkt het ook offline, bijvoorbeeld in een magazijn zonder bereik?
Ja. De mobile-app heeft een lokale database zodat tellers door kunnen werken zonder dat de verbinding stabiel is. Zodra het toestel weer bereik heeft synct het de tellingen, met conflict-resolutie voor het zeldzame geval dat twee tellers tegelijk aan hetzelfde item zaten.
Voldoet het aan de eisen van onze accountant?
Dat is meestal de hoofdreden voor maatwerk in dit domein. We bouwen een audit-trail die iedere actie (telling, correctie, afboeking) logt met gebruiker, device en tijdstip — onveranderbaar. Export naar de formats die uw RA/AA-controleur herkent zit standaard in het systeem, net als een rapportage-laag voor afwijking-analyse en jaarlijkse balans-controle.
Wat bepaalt de kosten van een maatwerk inventarisatie-systeem?
Vooral: hoeveel verschillende scan-flows er zijn, hoeveel integraties met bestaande systemen, of u dedicated hardware gebruikt (RFID-readers, label-printers), en of het systeem multi-tenant moet zijn (bijvoorbeeld voor white-label aan partners). Een telapplicatie met QR-scan en één integratie is een aanzienlijk kortere bouw dan een platform met RFID-bulkscan, ERP-koppeling en multi-locatie-rapportage. In het eerste gesprek geven we een eerlijke richting op basis van uw scope.
Hoe lang voor we kunnen tellen?
De eerste werkende telapplicatie staat meestal binnen enkele sprints op de telefoon. Een volledig geïntegreerd platform met meerdere flows en koppelingen is een traject van meerdere sprints, gefaseerd opgeleverd zodat u tussentijds al kunt gaan tellen op de eerste use-case.

Praat met ons over uw inventarisatie-software.

Een kennismaking van een half uur, vrijblijvend. We luisteren naar wat u nu telt, waar het misgaat, en geven richting over QR versus RFID, standaardpakket versus maatwerk en welke integraties zinvol zijn.

Edit Content