Software voor beheer van intellectuele eigendom laten maken

Software voor beheer van intellectuele eigendom ondersteunt het beheren van een complete IP-portefeuille: octrooien, merken, modellen en domeinnamen. U registreert per recht de status, de landen waarin het geldt, de gekoppelde dossiers en documenten en de kosten per zaak. De kern is termijn- en taksbewaking: het systeem bewaakt vernieuwingen, instandhoudingstaksen en andere deadlines en stuurt op tijd herinneringen, zodat geen recht verloopt door een gemiste termijn. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen werkwijze en portefeuille dat vragen, in plaats van uw werkwijze te persen in een standaardpakket.

Voor elk recht in de portefeuille legt de software de relevante data vast: indieningsdatum, registratiedatum, vernieuwingsdata en de momenten waarop instandhoudingstaksen verschuldigd zijn. Op basis daarvan berekent het systeem de aankomende deadlines per land en per recht en plaatst die in een bewakingsoverzicht. Herinneringen worden ruim van tevoren verstuurd, met escalatie als een termijn nadert zonder dat er actie is ondernomen. Zo houdt u grip op vernieuwingen en taksen over de hele portefeuille, ook als die zich over veel landen en jurisdicties uitstrekt.

Wij bouwen maatwerk. IP-praktijken verschillen sterk in de samenstelling van de portefeuille, de gehanteerde termijnregels per jurisdictie, de manier van factureren per zaak en de koppelingen met bestaande systemen. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke werkwijze en kan meegroeien als uw portefeuille, uw tarieven of de regels rond vernieuwingen en taksen veranderen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Deze pagina gaat over het beheren van de IP-portefeuille zelf: rechten, statussen, landenmatrix, termijn- en taksbewaking, kosten en rapportage over uw octrooien, merken, modellen en domeinnamen. Gaat het u vooral om de bredere termijnbewaking en zaakadministratie binnen een kantoor, los van de IP-portefeuille, dan past onze docketing-software laten maken beter. Wilt u bij het aannemen van nieuwe zaken controleren of er geen tegenstrijdig belang bestaat, dan is dat het werkterrein van onze belangenconflict-controle software laten maken. De drie kunnen we ook op elkaar laten aansluiten.

Ja. Per recht en per zaak kunt u kosten vastleggen: officiele taksen, eigen honoraria, kosten van buitenlandse correspondenten en overige uitgaven. Die kosten zijn te koppelen aan dossiers en aan de betrokken client, zodat u inzicht houdt in de kosten per zaak en facturatie kunt voorbereiden of overdragen aan uw boekhoud- of facturatiesysteem. We kunnen koppelingen bouwen met uw bestaande financiele administratie, zodat gegevens niet dubbel worden ingevoerd.

Een recht geldt vaak in meerdere landen, elk met eigen termijnen, taksen en statussen. De software legt dit vast in een landenmatrix: per recht ziet u in welke landen het is aangevraagd of geregistreerd, wat de status per land is en welke vernieuwingen of taksen daar spelen. Zo houdt u overzicht over een internationale portefeuille zonder dat informatie verspreid raakt over losse bestanden, en blijft per jurisdictie navolgbaar wat de stand van zaken is.

Een IP-portefeuille bevat vertrouwelijke en commercieel gevoelige gegevens van uw clienten: nog niet gepubliceerde aanvragen, strategische keuzes en kosten. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur, met rolgebaseerde autorisatie zodat medewerkers alleen de dossiers zien die bij hun werk horen, scheiding van gegevens tussen clienten, encryptie in transit en at rest en sluitende logging van inzage en mutaties. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en houdt u grip op wie welk dossier inziet.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer of zetten gegevens over uit oudere systemen en spreadsheets. We voeren een review uit op het datamodel, de termijnregels, de koppelingen en de beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Bij een migratie besteden we extra aandacht aan de juistheid van termijnen en taksen, zodat de bewaking na overzetten betrouwbaar blijft. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, koppelingen en monitoring verzorgen of stapsgewijs moderniseren.