Docketing software laten maken

Docketing is de Engelse vakterm voor wat in Nederland termijnbewaking of zaakadministratie heet: het systematisch vastleggen en bewaken van alle wettelijke termijnen en deadlines in een zaak of dossier. Docketing software berekent die termijnen op basis van regels, bewaakt ze met herinneringen en escalatie, en houdt vast wie waarvoor verantwoordelijk is. De term komt vooral uit de advocatuur en de intellectuele eigendom (octrooien en merken), waar een gemiste termijn onomkeerbare gevolgen kan hebben. Maatwerk software laat u dit inrichten volgens uw eigen werkwijze, instanties en termijnregels in plaats van u te voegen naar een standaardpakket.

Docketing software werkt regelgebaseerd. U legt vast welke gebeurtenis welke termijn in gang zet, hoe lang die termijn duurt en hoe die wordt geteld, inclusief omgang met weekenden, feestdagen en sluitingsdagen van instanties. Op basis daarvan berekent het systeem de uiterste datum, plaatst tussentijdse herinneringen en bewaakt of een handeling tijdig is verricht. Denk aan proceduretermijnen en beroepstermijnen, maar ook aan octrooi- en merkentermijnen zoals prioriteits-, vernieuwings- en oppositietermijnen. Omdat termijnregels en jurisdicties verschillen, bouwen wij de rekenregels zo dat u ze kunt onderhouden en uitbreiden, en verifiëren we de werking tegen uw eigen praktijk.

Wij bouwen maatwerk. Termijnbewaking verschilt sterk per kantoor en per rechtsgebied: een IP-bureau bewaakt andere termijnen dan een advocatenkantoor of een juridische afdeling, en elke organisatie heeft eigen afspraken over verantwoordelijkheden, vierogenprincipe en escalatie. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke werkwijze en kan meegroeien als wet- en regelgeving, instanties of uw interne afspraken veranderen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke termijnregels en functionaliteit het zwaarst wegen en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Docketing software werkt zelden op zichzelf. We koppelen waar nodig met uw zaaksysteem of practice management, met het document management systeem (DMS) zodat stukken aan de juiste termijn hangen, en met de agenda van uw mensen, bijvoorbeeld via Microsoft Outlook of Exchange, zodat deadlines en herinneringen op de plek staan waar uw juristen al werken. Voor handelingen die ondertekening vereisen koppelen we met digitale ondertekening. Lees ook meer over onze DocuSign-integratie en over CRM-software op maat als u relatie- en zaakgegevens wilt verbinden.

Een gemiste termijn voorkomt u niet met één herinnering, maar met een sluitend systeem. Daarom bouwen we gelaagde bewaking in: meerdere herinneringen vooraf, een duidelijke eigenaar per termijn, escalatie naar een tweede persoon of een verantwoordelijke als een termijn nadert of niet is afgehandeld, en een vierogenprincipe op kritieke handelingen. Daarnaast houdt het systeem een audit trail bij van wie wat wanneer heeft vastgelegd, gewijzigd of afgevinkt, zodat de bewaking aantoonbaar en navolgbaar is. Zo verschuift termijnbewaking van het geheugen van een individu naar een controleerbaar proces.

Juridische en IP-dossiers bevatten vertrouwelijke en vaak privacygevoelige gegevens. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur, met rolgebaseerde toegang zodat mensen alleen de zaken en gegevens zien die bij hun rol horen, scheiding tussen dossiers en cliënten, en sluitende logging van inzage en mutaties. Daarmee voldoet u aantoonbaar aan de AVG, ondersteunt u de geheimhouding die uw beroepsgroep vereist en houdt u grip op de conflict-check tussen cliënten en zaken. We werken volgens de OWASP-beveiligingsstandaarden, met encryptie in transit en at rest.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd of als termijnbewaking nu nog in spreadsheets en losse agenda's leeft. We voeren een review uit op de termijnregels, koppelingen, het autorisatiemodel, logging en beveiliging en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we de termijnberekening verbeteren, koppelingen toevoegen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren zonder uw lopende zaken te onderbreken.

We bouwen voor organisaties die wettelijke termijnen en zaakadministratie moeten bewaken: advocatenkantoren, octrooi- en merkengemachtigden, IP-bureaus en juridische afdelingen van bedrijven en instellingen. De software ondersteunt zowel de jurist of gemachtigde die dagelijks met termijnen werkt als de verantwoordelijke die zicht wil houden op risico, verantwoordelijkheden en aantoonbare bewaking. Per organisatie stemmen we de termijnregels, instanties en interne afspraken af op de werkelijke praktijk.