Software voor belangenconflict-controle laten maken

Software voor belangenconflict-controle, ook wel conflict checking of conflict-of-interest software, controleert bij elke nieuwe cliënt of zaak automatisch of er tegenstrijdige belangen bestaan met uw bestaande relaties, partijen en eerdere zaken. De kern is een doorzoekbare database van cliënten en tegenpartijen, naam- en entiteitsmatching die ook varianten en aliassen herkent, en een vastlegging van de uitgevoerde check met de goedkeuring erbij. Maatwerk software laat u dit inrichten naar uw eigen acceptatiebeleid en gedragsregels, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket.

Partijen komen in de praktijk zelden op precies dezelfde manier in uw systemen voor. Een onderneming staat genoteerd onder een handelsnaam, een statutaire naam en een afkorting, en personen verschillen in schrijfwijze, voorletters of spelling. De software matcht daarom niet alleen op exacte naam, maar herkent ook varianten, aliassen, eerdere namen en gelieerde entiteiten zoals moeder- en dochtervennootschappen. Resultaten worden gescoord en ter beoordeling voorgelegd, zodat een mens de uiteindelijke afweging maakt en het kantoor geen relevante treffer mist.

Een ethische muur, ook wel information barrier of Chinese wall, schermt een zaak of dossier af voor bepaalde medewerkers, zodat vertrouwelijke informatie niet terechtkomt bij personen met een mogelijk tegenstrijdig belang. In de software richt u dit in als autorisatieregels op dossierniveau: alleen het toegewezen team ziet het dossier, anderen worden geblokkeerd en die afscherming wordt gelogd. Zo kunt u een zaak aannemen die anders door een conflict geweigerd zou moeten worden, en aantoonbaar maken dat de scheiding daadwerkelijk is gehandhaafd.

Wij bouwen maatwerk. Het acceptatie- en conflictbeleid verschilt per kantoor en per beroepsgroep: een advocatenkantoor toetst aan andere gedragsregels dan een accountantskantoor of een notaris, en de mate waarin een check blokkerend of adviserend is, verschilt eveneens. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke acceptatieproces en kan meegroeien als uw beleid, uw beroepsregels of uw organisatie verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder een vaste doorlooptijd of prijs te beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Elke uitgevoerde conflict check wordt vastgelegd met de zoekopdracht, de gevonden treffers, de beoordeling per treffer en het uiteindelijke besluit om de zaak wel of niet aan te nemen. Daar hoort een goedkeuringsstap bij, bijvoorbeeld door een partner of compliance officer, voordat een dossier wordt geopend. Alles komt in een sluitende audittrail, zodat u later kunt aantonen dat de controle is uitgevoerd, wie wat heeft beoordeeld en op welke grond de zaak is geaccepteerd of geweigerd.

Een conflictdatabase bevat gevoelige gegevens over cliënten, tegenpartijen en lopende zaken, en valt vaak onder beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur: rolgebaseerde toegang, afscherming van dossiers via ethische muren, encryptie in transit en at rest en sluitende logging van inzage en mutaties. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en houdt u de vertrouwelijkheid in stand die uw beroepsregels van u vragen.

Ja. De conflictcontrole is het meest waardevol als die put uit uw actuele cliënt- en zaakgegevens. We koppelen daarom via API of webservices aan uw bestaande praktijkbeheer-, dossier- of CRM-systeem, en kunnen entiteitsgegevens verrijken met openbare bronnen zoals het Handelsregister van de KvK. Zo blijft de database actueel zonder dubbele invoer en wordt elke nieuwe relatie automatisch meegenomen in toekomstige controles.

We bouwen voor organisaties die voor het aannemen van een opdracht moeten toetsen op tegenstrijdige belangen: advocatenkantoren, accountants- en auditkantoren, notarissen en consultancyorganisaties. De software ondersteunt zowel de behandelaar die een zaak wil aannemen als de partner of compliance officer die de acceptatie bewaakt, met aandacht voor de gedragsregels en de geheimhouding die per beroepsgroep gelden.