Inkoopsoftware laten maken

Inkoopsoftware ondersteunt het hele inkoopproces, van leveranciersbeheer en prijslijsten via bestelaanvragen met een goedkeuringsworkflow, inkooporders en orderbevestigingen, tot ontvangst, factuurmatching en spend-analyse. Het idee achter purchase-to-pay is dat elke uitgave een vastgelegde route volgt: aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangen en betalen, met budgetbewaking en een controleerbaar spoor. Maatwerk software laat u dat proces inrichten zoals uw eigen autorisatieregels en werkwijze dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket.

Een 3-way match vergelijkt automatisch drie documenten: de inkooporder, de ontvangstbon en de inkoopfactuur. Pas als aantallen, prijzen en condities op die drie overeenkomen, gaat een factuur door naar betaling. Verschillen, bijvoorbeeld een hogere prijs dan afgesproken of een deellevering, worden als uitzondering gemarkeerd voor handmatige beoordeling. Zo voorkomt u onterechte of dubbele betalingen, houdt u grip op afgesproken prijzen en condities, en blijft de financiële administratie aansluiten. Wij richten de matchingsregels en toleranties in op uw situatie.

Wij bouwen maatwerk. Inkoop verschilt sterk per organisatie: in autorisatie- en goedkeuringsregels, in de manier waarop u prijslijsten en contracten beheert, in koppelingen met ERP en boekhouding en in de mate waarin u centraal of decentraal inkoopt. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke proces en kan meegroeien als uw organisatie of leveranciersbestand verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

We bouwen koppelingen op basis van de API's en uitwisselformaten die uw pakketten bieden. In de praktijk koppelen we inkoopsoftware vaak aan ERP- en boekhoudsystemen zoals Exact, AFAS, Microsoft Dynamics 365 Business Central en SAP, en aan e-facturatie via Peppol. Artikel-, leveranciers- en grootboekgegevens kunnen worden gesynchroniseerd, inkooporders en facturen worden uitgewisseld en boekingen automatisch worden klaargezet. Welke koppelingen precies nodig zijn, bepalen we op basis van uw bestaande IT-landschap.

Een medewerker dient een bestelaanvraag in, eventueel uit een catalogus of vrije tekst, met kostenplaats en budget. De software bepaalt op basis van uw regels wie moet goedkeuren, bijvoorbeeld op bedrag, afdeling of leverancier, en stuurt de aanvraag door de juiste stappen. Goedkeurders zien wat ze nodig hebben om te beslissen, inclusief de actuele budgetstand. Na akkoord wordt automatisch een inkooporder aangemaakt en naar de leverancier gestuurd. Elke stap wordt vastgelegd, zodat het hele purchase-to-pay-traject navolgbaar blijft.

Ja. We kunnen inkoopsoftware aansluiten op het Peppol-netwerk en de bijbehorende e-factuurstandaarden zoals UBL en NLCIUS, zodat u inkoopfacturen gestructureerd ontvangt en verwerkt. Gestructureerde facturen kunnen direct worden gematcht met de inkooporder en ontvangst, wat overtikken en fouten voorkomt. Daarnaast ondersteunen we waar nodig EDI en andere uitwisselformaten die u met leveranciers gebruikt. We stemmen de aanpak af op de standaarden die uw leveranciers en uw boekhouding hanteren.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, koppelingen, het autorisatiemodel, de matchingslogica en de beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, nieuwe koppelingen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie.

We bouwen voor organisaties met een serieuze inkoopstroom en veel leveranciers: inkoopafdelingen die centraal of decentraal inkopen, productiebedrijven die materialen en onderdelen inkopen, groothandels, zorgorganisaties en MKB-bedrijven die hun bestel- en factuurstroom willen stroomlijnen. De software ondersteunt zowel de inkoper als finance en de budgethouders, met heldere goedkeuring, budgetbewaking en aansluiting op ERP en boekhouding.