Software voor fiscaal vertegenwoordiging en douaneadministratie laten maken
Als fiscaal vertegenwoordiger bent u medeaansprakelijk voor de btw, de belastingrente, de invorderingsrente en de boetes van uw klant. Bij een algemene vergunning is die aansprakelijkheid per kalenderjaar nooit hoger dan het bedrag van de gestelde zekerheid. Dat maakt één vraag doorlopend relevant: hoe ver staat de positie van dit moment af van wat u heeft gestort.
Wat de vergunning van uw administratie vraagt
Wie fiscaal vertegenwoordiger is met een algemene vergunning, moet in Nederland wonen of gevestigd zijn, vooraf zekerheid stellen in een aanvaardbare vorm zoals een bankgarantie of een contante storting, en de prestaties voor elke buitenlandse ondernemer afzonderlijk administreren zodat de handelingen op een eenvoudige manier te controleren zijn. Op facturen moeten zowel uw eigen btw-identificatienummer als dat van de buitenlandse ondernemer staan.
Bij een beperkte vergunning ligt het anders. Daar krijgt u één apart btw-nummer als subnummer, en daaronder doet u de aangifte voor al uw buitenlandse klanten samen. De ICP-opgaaf gaat eveneens onder uw eigen btw-identificatienummer, voor alle klanten waarvoor u beperkt vertegenwoordigt. Ook dan geldt: prestaties per buitenlandse ondernemer afzonderlijk administreren.
De administratie moet zo zijn ingericht dat op eenvoudige wijze de herkomst en de bestemming van de goederen blijken en de verschuldigde belasting gemakkelijk is vast te stellen. Dat is geen boekhoudkundige eis maar een praktische: iemand van buiten moet de weg van een zending kunnen lopen zonder u erbij.
Aan de douanekant loopt hetzelfde spoor. Een vergunninghouder voert een administratie in een door de Douane goedgekeurde vorm, waaruit de identificatie, de douanestatus en de overbrenging van de goederen onder de regeling blijken. De bewaartermijn is zeven jaar, en gegevens mogen naar andere gegevensdragers zolang ze binnen een redelijke termijn toegankelijk blijven voor toezicht.
Hoe wij dit bouwen
De kern is de opdrachtgever en de zending. Een zending zonder opdrachtgever is een dossier zonder eigenaar, en een opdrachtgever zonder zendingen is een risicopositie die niemand ziet oplopen.
Elke buitenlandse ondernemer krijgt een eigen administratie binnen hetzelfde systeem, omdat de vergunning dat vraagt.
Aankomst, aangifte, opslag, uitslag en levering hangen aan één zending, zodat herkomst en bestemming zonder reconstructie zichtbaar zijn.
Wat is vastgelegd komt terug in de btw-aangifte en de ICP-opgaaf onder het juiste nummer, in plaats van in een aparte lijst te worden overgetypt.
Het systeem toont doorlopend hoe de openstaande positie zich verhoudt tot de gestelde zekerheid, per opdrachtgever en in totaal.
Wat de software concreet doet
De scheiding per opdrachtgever draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van uw vergunningtype en van de vraag of u ook douaneaangiftes doet.
Administratie per opdrachtgever
Prestaties per buitenlandse ondernemer afzonderlijk, controleerbaar zonder dat iemand eerst uw werkwijze moet leren kennen.
Zending van aankomst tot levering
Documenten, aangiftes en locaties hangen aan de zending, zodat de weg van de goederen in één spoor te lezen is.
Aangifte en ICP-opgaaf
Onder het juiste nummer, met de onderliggende regels erbij. Bij een vraag over een bedrag is de bron aanklikbaar.
Zekerheid en positie naast elkaar
Uw aansprakelijkheid is begrensd door wat u heeft gesteld. Dan hoort u ook te zien wanneer de positie die grens nadert.
Dossier voor controle achteraf
Controle na invoer en na uitvoer vindt plaats op uw administratie. Wij bouwen die zo dat een controleur zelf de weg kan lopen.
Bewaartermijn bewaakt
Zeven jaar, ook als gegevens naar een ander archief zijn verplaatst. Toegankelijk blijven is de eis, niet alleen bewaren.
Voor wie wij bouwen
Wie hiermee werkt verschilt per bedrijf. Vier situaties.
Fiscaal vertegenwoordigers
Voor hen is de administratie geen bijzaak maar de basis van de vergunning en de begrenzing van de aansprakelijkheid.
Douaneagenten en expediteurs
Zij doen aangifte namens anderen en moeten bij een controle achteraf laten zien waarop de aangifte berustte.
Logistiek dienstverleners met entrepot
Zij houden goederen onder een regeling en moeten identificatie, status en overbrenging kunnen aantonen.
Buitenlandse ondernemers met Nederlandse invoer
Zij zien alleen het resultaat, maar hebben er belang bij dat het dossier eronder klopt.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Vergunningvoorwaarden veranderen, tarieven worden herzien en aangifteformaten volgen hun eigen ritme. Regels, nummers en documenttypen horen instelbaar te zijn en niet in de code vast te zitten.
Waarom Appfront
Uw aansprakelijkheid is begrensd, maar alleen als u de grens ziet
De zekerheid bepaalt het plafond per kalenderjaar. Wij maken de positie tegenover dat plafond zichtbaar in plaats van achteraf berekenbaar.
Controleerbaar betekent zonder u erbij
De eis is dat de handelingen op een eenvoudige manier te controleren zijn. Dat is een eis aan de inrichting, niet aan uw geheugen.
Herkomst en bestemming zijn één spoor
Wij bouwen de zending als de rode draad, omdat de wet dat spoor vraagt en een boekhouding het niet vanzelf oplevert.
Wij doen geen aangifte voor u
Het fiscale oordeel blijft bij u en uw adviseur. Wij bouwen de administratie waarop dat oordeel rust.
Security en privacy
Uw dossiers bevatten commerciële gegevens van buitenlandse opdrachtgevers: leveranciers, afnemers, waarden en volumes. Dat is informatie die klanten van elkaar gescheiden willen houden, en de vergunning vraagt die scheiding ook. Wij zetten toegang per rol en per opdrachtgever, tonen medewerkers alleen de dossiers waaraan zij werken, en leggen inzage vast. Koppelingen lopen via beveiligde integraties naar uw bestaande software.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Een aangifteregel die achteraf is aangepast zonder spoor, maakt het hele dossier minder waard bij een controle. Wij leggen mutaties onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over fiscaal vertegenwoordiging
Bij een algemene vergunning administreert u per buitenlandse ondernemer en staat op facturen zowel uw eigen btw-identificatienummer als dat van de klant. Bij een beperkte vergunning krijgt u één apart subnummer waaronder u voor al uw klanten samen aangifte doet.
U bent medeaansprakelijk voor de btw, de belastingrente, de invorderingsrente en de administratieve boetes van uw klant. Bij de algemene vergunning is die aansprakelijkheid per kalenderjaar nooit hoger dan het bedrag van de gestelde zekerheid.
Met een vergunning artikel 23 hoeft de btw bij invoer niet bij de Douane te worden betaald, maar wordt die opgenomen in de btw-aangifte die u voor uw klant indient.
Aan de douanekant geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Gegevens mogen naar andere gegevensdragers, zolang ze binnen een redelijke termijn toegankelijk blijven voor toezicht.
Controle na invoer en na uitvoer vindt plaats op basis van de administratie van de vergunninghouder. Daaruit moeten de identificatie, de douanestatus en de overbrenging van de goederen onder de regeling blijken.
Dat is een eigen regime met een eigen aangifte. Daarvoor hebben wij een aparte pagina over CBAM-aangiftesoftware.
Hoe ver staat uw positie van uw zekerheid af?
Pak één opdrachtgever en zoek uit welke btw op dit moment openstaat waarvoor u medeaansprakelijk bent. Kost dat een middag rekenen, dan ziet u de grens pas als u eroverheen bent. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject software laten maken.