Software voor de fiscale bewaarplicht en een controleerbare administratie laten maken
De bewaarplicht klinkt als een archiefvraag en is er geen. Digitale bestanden mag u niet uitsluitend in afgedrukte vorm bewaren, en de Belastingdienst moet bij een controle bij uw programma's en bestanden kunnen. Daarmee wordt bewaren een eis aan het systeem waarin uw administratie ontstaat.
Wat de bewaarplicht van uw systeem vraagt
De hoofdregel staat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen: administratieplichtigen bewaren hun administratie zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. De basisgegevens vallen daar altijd onder: de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek.
Belangrijker voor software is de vorm. U bewaart gegevens in de oorspronkelijke vorm, digitaal of op papier. Bestanden die digitaal zijn ontstaan, mag u niet uitsluitend afgedrukt bewaren; bij een controle moet de Belastingdienst bij uw programma's en bestanden kunnen. Een uitdraai van een grootboek is dus geen vervanging van het grootboek.
Andersom mag u papier wel digitaliseren. Scannen is toegestaan als er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel; voldoet u aan de voorwaarden, dan hoeft u het papieren stuk niet te bewaren. Die digitale administratie valt daarna zelf onder de termijn van zeven of tien jaar en moet binnen een redelijke termijn te raadplegen zijn.
Daar zit de praktische opgave. Een systeem dat nu prima werkt, moet over zeven jaar nog steeds gegevens kunnen tonen uit een versie die allang is vervangen, in een vorm die een controleur kan volgen. Wie dat pas bedenkt bij een migratie of een softwarewissel, ontdekt dat de oude gegevens er nog wel zijn maar niet meer te bevragen.
Hoe wij dit bouwen
De kern is niet het opslaan maar het terugvinden. Een bestand dat er is maar niet te openen of te doorzoeken valt, voldoet niet aan de eis dat het binnen een redelijke termijn controleerbaar moet zijn.
Per gegevenssoort waar het ontstaat, welke termijn erop zit en in welke vorm het bewaard moet blijven.
Digitale stukken blijven digitaal, met de gegevens eromheen die nodig zijn om ze later te kunnen lezen.
Zoeken op periode, relatie, bedrag of boekstuk, ook in jaren waarvan het systeem inmiddels is vervangen.
Een export waarmee een controleur zelfstandig kan werken, zonder dat iemand het systeem moet bedienen.
Wat de software concreet doet
De houdbaarheid van uw gegevens draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van uw omvang en van het aantal systemen waarin administratie ontstaat.
Bewaartermijn per gegevenssoort
Zeven jaar voor de basisgegevens, tien voor onroerende zaken, met per soort vastgelegd wat er geldt.
Digitaal blijft digitaal
Bestanden worden bewaard zoals ze zijn ontstaan, niet als afdruk, want een afdruk voldoet bij een controle niet.
Scannen met controle
Wie papier digitaliseert, wil zeker weten dat de weergave juist en volledig is voordat het origineel weg kan.
Terugvinden zonder het systeem
Een export per periode of per relatie die ook leesbaar is voor iemand die uw software niet kent.
Leesbaar over versies heen
Een boeking uit een oude systeemversie moet nu nog te tonen zijn, inclusief de context waarin hij is gemaakt.
Onwijzigbare vastlegging
Wat is geboekt blijft staan; een correctie komt ernaast en niet eroverheen.
Voor wie wij bouwen
Wie hiermee te maken krijgt verschilt per organisatie. Vier situaties.
Administrateurs en controllers
Zij krijgen de vraag van de controleur en merken pas dan of het systeem hem kan beantwoorden.
Accountantskantoren
Zij werken met de administraties van veel klanten en willen niet per klant een andere zoektocht.
Ondernemers met eigen software
Wie zelf een systeem heeft laten bouwen waarin facturen of orders ontstaan, heeft de bewaarplicht daarmee ook in dat systeem.
Organisaties die van systeem wisselen
Bij een migratie komt de vraag boven wat er met de oude gegevens gebeurt, en dat is precies het moeilijke moment.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Termijnen zijn stabiel maar systemen niet. Bewaartermijnen, gegevenssoorten en exportvormen horen instelbaar te zijn en niet in de code vast te zitten.
Waarom Appfront
Een afdruk is geen bestand
Wat digitaal is ontstaan, moet digitaal blijven. Wij bouwen de opslag zo dat het origineel bewaard blijft en niet alleen een weergave ervan.
Bewaren is makkelijker dan terugvinden
De eis is dat gegevens binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Dat is een zoekvraag, geen opslagvraag.
Zeven jaar overleeft uw huidige systeem
Reken erop dat u in die periode minstens één keer migreert. Dat is een ontwerpeis, geen toekomstmuziek.
Wij voeren uw administratie niet
Het fiscale oordeel blijft bij u en uw accountant. Wij bouwen het systeem waarin de administratie houdbaar blijft.
Security en privacy
Een administratie bevat gegevens over uw omzet, uw marges en uw relaties, en soms persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Wij zetten toegang per rol, geven een accountant inzage in de periode waaraan hij werkt zonder de rest, en leggen inzage vast. Koppelingen lopen via beveiligde integraties naar uw bestaande software.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Een boeking die achteraf is aangepast zonder spoor, ondermijnt precies wat een controle toetst. Wij leggen mutaties onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over de fiscale bewaarplicht
Zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. De basisgegevens vallen daar altijd onder: de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek.
Nee. U bewaart gegevens in de oorspronkelijke vorm, en wat digitaal is ontstaan blijft digitaal. Bij een controle moet de Belastingdienst bij uw programma's en bestanden kunnen; bestanden uitsluitend in afgedrukte vorm bewaren is niet voldoende.
Dat mag, mits er sprake is van een juiste en volledige weergave van het origineel. Voldoet u aan de voorwaarden, dan hoeft u het papieren stuk niet te bewaren. De digitale administratie valt daarna zelf onder de termijn en moet binnen een redelijke termijn te raadplegen zijn.
Dat een controleur uw gegevens moet kunnen inzien en volgen zonder dat dat weken kost. Praktisch is dat een zoekvraag: kunt u een periode, een relatie of een boekstuk terugvinden, ook in jaren waarvan het systeem inmiddels is vervangen.
Dat is het lastigste moment, want de gegevens verhuizen wel maar de manier om ze te bevragen vaak niet. Bepaal vóór een migratie hoe u de oude jaren blijft ontsluiten; achteraf blijkt vaak dat de bestanden er nog zijn maar niet meer bruikbaar.
Nee. Dit gaat over uw eigen administratie en de bewaarplicht daarop. Het aangeven van btw namens buitenlandse opdrachtgevers is een ander onderwerp; daarvoor hebben wij een aparte pagina over software voor fiscaal vertegenwoordigers.
Kunt u een boeking van zes jaar geleden nog tonen?
Pak een factuurnummer uit een oud boekjaar en probeer het terug te vinden in de vorm waarin het is ontstaan. Lukt dat alleen via een uitdraai, dan voldoet u niet aan de eis. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject software laten maken.