App voor bonnen en documenten met bewaarplicht laten maken
Papier scannen mag het origineel vervangen, maar alleen als er sprake is van een juiste en volledige weergave. Dat is geen abstracte eis: het gaat over de foto die iemand met een telefoon maakt van een verkreukelde bon op de bijrijdersstoel, en over de vraag of die foto over zeven jaar nog leesbaar is.
Waarom het moment van vastleggen telt
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Wie papier digitaliseert, mag het origineel weggooien mits de digitale weergave juist en volledig is. Die digitale versie valt daarna zelf onder de termijn en moet binnen een redelijke termijn te raadplegen zijn.
In de praktijk gaat het daar mis. Een bon die pas aan het einde van de maand uit een jaszak komt, is dan verkleurd, gescheurd of kwijt. Een foto die schuin en donker is genomen, is geen volledige weergave. En een bon die als los beeld in een groepsapp belandt, is geen administratie maar een bericht.
Daarnaast bevat een bon meer dan een bedrag. Voor de btw is de leverancier van belang, het btw-nummer, de datum en de gespecificeerde bedragen. Wie alleen het totaal overneemt, houdt een cijfer over waar de onderbouwing bij ontbreekt, en die onderbouwing is precies wat bij een controle wordt opgevraagd.
Voor de mensen die de bonnen verzamelen is dit allemaal bijzaak. Zij zijn onderweg, hebben handschoenen aan of staan bij een balie. Een app die daar meer dan een paar handelingen vraagt, wordt overgeslagen, en dan is het papier weer de administratie.
Hoe wij dit bouwen
De kern is de bon op het moment dat hij nog in iemands hand ligt. Alles wat daarna gebeurt, is bewerken van wat er dan is vastgelegd.
Een foto met tijdstip en plaats, terwijl de bon nog compleet en leesbaar is.
De app kijkt of het beeld scherp en volledig is en vraagt om een nieuwe opname als dat niet zo is.
Leverancier, datum, bedrag en btw, zoveel mogelijk automatisch afgeleid en door de gebruiker bevestigd.
De opname landt in het systeem waar de bewaartermijn wordt bewaakt en de boeking wordt gemaakt.
Wat de app concreet doet
De opname bij de bon draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van het aantal mensen dat bonnen aanlevert en van uw boekhoudpakket.
Fotograferen met controle
Rechtzetten, bijsnijden en beoordelen of het beeld volledig is, want een halve bon is geen weergave van het origineel.
Gegevens automatisch aflezen
Leverancier, datum en bedragen worden voorgesteld; de gebruiker bevestigt of corrigeert.
Werkt zonder bereik
Onderweg, in een parkeergarage of op een terrein zonder dekking. De app werkt lokaal en synchroniseert zodra er verbinding is.
Bon aan een project hangen
Zodat kosten meteen op de juiste plek terechtkomen in plaats van achteraf te worden toegewezen.
Ontbrekende bonnen zichtbaar
Een betaling zonder bon is een gat in de onderbouwing. Dat hoort zichtbaar te zijn zolang het nog op te lossen is.
Bewijs blijft bewijs
De oorspronkelijke opname blijft bewaard naast eventuele bewerkingen, met tijdstip en persoon.
Voor wie wij bouwen
Wie de bonnen aanlevert verschilt per bedrijf. Vier situaties.
Monteurs en buitendienst
Zij kopen onderweg materiaal en hebben de bon vijf minuten in handen voordat hij verdwijnt.
Chauffeurs
Tanken, tol en parkeren leveren bonnen op die zelden het kantoor halen.
Buitenlandse ritten en reizen
Bonnen in een andere taal en valuta vragen om vastleggen op het moment zelf, want later is de context weg.
Administrateurs
Zij krijgen aan het eind van de maand een envelop en moeten daaruit een sluitende administratie maken.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Boekhoudpakketten wisselen, kostensoorten veranderen en btw-tarieven worden herzien. Velden, categorieën en koppelingen horen instelbaar te zijn en niet in de app vast te zitten.
Waarom Appfront
Een onvolledige foto is geen weergave
De eis is een juiste en volledige weergave van het origineel. Wij bouwen de controle daarop in de app, niet in de nacontrole.
De bon is maar even compleet
Wat aan het einde van de maand uit een jaszak komt, is vaak onleesbaar. Het goede moment is bij de kassa.
Vastleggen moet sneller dan bewaren
Wie de bon in zijn zak steekt, doet dat omdat dat sneller gaat. De app moet dat verslaan, niet evenaren.
Wij voeren uw boekhouding niet
De boeking en het fiscale oordeel blijven bij u en uw accountant. Wij zorgen dat het bewijs klopt.
Security en privacy
Bonnen bevatten gegevens over wat uw mensen waar hebben gekocht, en daarmee ook over waar zij waren. Dat vraagt terughoudendheid: leg vast wat nodig is voor de administratie en niet meer. Wij zetten toegang per rol, tonen een medewerker zijn eigen inzendingen en de administratie het geheel, en leggen inzage vast. Wat lokaal op het toestel staat is versleuteld en op afstand te wissen als een telefoon kwijtraakt.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Een opname die achteraf is vervangen door een mooiere foto, is bij een controle geen weergave van het origineel meer. Wij bewaren de oorspronkelijke opname met tijdstip, plaats en persoon, ook wanneer de synchronisatie later plaatsvindt, en maken van een correctie een zichtbare correctie. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over bonnen digitaliseren
Dat mag, mits de digitale versie een juiste en volledige weergave van het origineel is. Voldoet u aan de voorwaarden, dan hoeft u het papier niet te bewaren. De digitale versie valt daarna zelf onder de bewaartermijn van zeven jaar, of tien bij onroerende zaken.
Omdat een halve, schuine of onscherpe opname geen volledige weergave is. Bij een controle telt wat er te lezen valt, en dat moet er over zeven jaar nog steeds staan. Daarom controleert de app het beeld op het moment van opnemen, in plaats van dat iemand het maanden later ontdekt.
Vrijwel altijd. Bonnen ontstaan bij een kassa, in een parkeergarage of op een terrein zonder dekking. De app werkt lokaal en synchroniseert zodra er weer verbinding is, met behoud van het oorspronkelijke tijdstip.
Dan is er een gat in de onderbouwing. Dat hoort zichtbaar te zijn zolang het nog op te lossen is, bijvoorbeeld door een duplicaat op te vragen. Achteraf ontdekken dat er bonnen ontbreken is de duurste variant.
Grotendeels wel. Leverancier, datum en bedragen worden voorgesteld op basis van de tekst op de bon, waarna de gebruiker bevestigt. Volledig automatisch is het niet, en dat is maar goed ook: de bevestiging is het moment waarop een fout wordt opgemerkt.
In de administratie waar de bewaartermijn wordt bewaakt en de boeking wordt gemaakt. Die kant beschrijven wij op onze pagina over software voor de fiscale bewaarplicht. Zie ook onze aanpak voor app laten maken.
Hoeveel bonnen halen bij u het kantoor niet?
Tel een maand lang de betalingen zonder onderliggende bon. Is dat meer dan een handvol, dan zit het gat niet in uw administratie maar in de weg ernaartoe. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject app laten maken.