ERP voor de overheid laten maken

ERP voor de overheid is de backoffice-software waarmee een overheidsorganisatie haar bedrijfsvoering voert: financien en begroting, de verplichtingen- en factuuradministratie, inkoop en aanbesteding, subsidieadministratie en personeels- en salarisadministratie (P&O). Anders dan bij een commercieel ERP draait dit om publieke kaders: de begroting en jaarrekening moeten voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de cijfers worden als Informatie voor derden (IV3) aangeleverd en het college legt sinds boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen begrotingsindeling en autorisaties dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan een standaardpakket aan te passen.

Onze pagina over software voor gemeenten gaat over burgergerichte portalen, procesapplicaties en het sociaal domein: aanvragen, meldingen, vergunningen en zaakgericht werken. Deze pagina gaat over de financiele backoffice en bedrijfsvoering: het grootboek, de begroting, verplichtingen, inkoop, subsidies en P&O. Bovendien is ERP breder dan alleen gemeenten: ook provincies, gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringsorganisaties voeren onder het BBV een begroting en verantwoording. Wij bouwen maatwerk dat aansluit op of naast bestaande pakketten van leveranciers als Centric, PinkRoccade en Unit4 werkt, daar waar de standaard niet past.

Beide komen voor. Sommige organisaties willen een specifiek deel van de bedrijfsvoering, zoals subsidieadministratie of verplichtingenbeheer, als maatwerk laten bouwen bovenop een bestaand financieel pakket. Andere willen een samenhangend backoffice-systeem dat meerdere processen verbindt. We beginnen met een verkenning van uw applicatielandschap en bepalen samen wat maatwerk moet worden en wat via koppelingen aansluit op wat u al heeft, zodat gegevens niet dubbel worden ingevoerd.

We modelleren de rekeningstructuur zo dat boekingen zijn te herleiden naar de taakvelden en economische categorieen die het BBV voorschrijft, zodat de IV3-aanlevering aan het CBS uit dezelfde bron komt als uw eigen begrotingsindeling. Autorisaties, budgetbewaking en een sluitende vastlegging van wie wat boekt en fiatteert ondersteunen de rechtmatigheidsverantwoording die het college sinds boekjaar 2023 in de jaarrekening opneemt. We verifieren de inrichting altijd tegen de actuele regelgeving en de richtlijnen van de commissie BBV.

Ja. We ondersteunen het inkoopproces van behoefte en bestelling tot verplichting, ontvangst en factuurcontrole, met vastlegging die aansluit op de drempels en procedures van de Aanbestedingswet en publicaties via TenderNed. Overheden zijn sinds 2019 verplicht e-facturen te kunnen ontvangen; wij bouwen de ontvangst en verwerking van e-facturen in volgens de NLCIUS-standaard, via het Peppol-netwerk en Digipoort, gekoppeld aan de verplichtingenadministratie zodat matching en fiattering geautomatiseerd verlopen.

Voor betrouwbare stamgegevens koppelen we aan het stelsel van basisregistraties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) voor P&O en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en het Handelsregister voor crediteuren en subsidieaanvragers. Gegevensuitwisseling met andere overheden loopt via Digikoppeling, en waar dat past werken we volgens de GEMMA-referentiearchitectuur en de Common Ground-principes. Elke koppeling richten we in met dataminimalisatie en de juiste grondslag.

Ja. Software voor de overheid bouwen wij volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de AVG, met rolgebaseerde autorisatie, functiescheiding tussen bestellen, boeken en fiatteren, encryptie in transit en at rest, en sluitende audit logging. Interfaces die medewerkers of aanvragers gebruiken maken we toegankelijk volgens WCAG 2.1 niveau AA, in lijn met DigiToegankelijk. Datastromen en autorisaties leggen we vast zodat uw verwerkingsregister compleet blijft.