Groothandel software laten maken

Warehouse management systeem (WMS)

Het hart van uw warehouse-operatie. Een WMS beheert locaties, receptie van inkomende goederen (GRN), pickroutes, pick & pack-instructies en verlading. In tegenstelling tot de warehouse­module van een ERP is een dedicated WMS ontworpen voor de beweging van goederen: van dock-to-stock tot ship-confirm. Functies die we doorgaans inbouwen: slotting-optimalisatie (artikel op meest efficiënte locatie), FIFO/FEFO-picking voor versproducten, batch-picking voor meerdere orders tegelijk, en handheld-scanner integratie (Zebra, Honeywell) voor papierloze verwerking.

Voor kleinere warehouses kan een lichte WMS-module worden geïntegreerd in een bredere operationele applicatie. Voor complexe multi-locatie warehouses met meerdere magazijnzones bouwen we een standalone WMS met eigen API-laag richting uw ERP.

Order management systeem (OMS)

Een OMS orkestreert de volledige levenscyclus van een order: van ontvangst (via EDI, B2B-portaal, e-mail parsing of API) tot order­bevestiging, (gedeeltelijke) levering, short-shipment-afhandeling en factuur­aansturing. Cruciaal voor groothandels die met meerdere leveringsvormen werken: magazijn­levering, dropship­ping direct via leverancier, of cross­docking.

Een goed OMS maakt het mogelijk om back-order­beleid per klantgroep in te stellen, leverbetrouwbaarheids­rapporten te genereren en automatische klant­communicatie te versturen bij verwachte vertraging. Koppeling met uw vervoerder (DPD, DHL, eigen chauffeurs) voor track & trace-integratie hoort standaard bij het ontwerp.

B2B-bestelportaal

Uw zakelijke klanten verwachten een zelfbedienings­portaal waarmee ze 24/7 kunnen bestellen, bestellingen kunnen inzien, facturen kunnen downloaden en retouren kunnen aanmelden. Het portaal is geen webshop voor consumenten — het heeft andere functionaliteiten: klantspecifieke prijslijsten en staffel­kortingen, rollen en rechten­beheer (inkoper vs. viewer vs. manager), artikel­favorieten en vaste bestellijsten, leveradres­beheer per order en bestedingslimiet-waarschuwingen.

Een goed B2B-portaal verlaagt de druk op uw binnendienst aanzienlijk. Klanten die zelf hun orderstatus kunnen raadplegen hoeven niet meer te bellen. Meer informatie over hoe we dit technisch aanpakken vindt u op onze pagina over e-commerce ontwikkeling.

Inkoopautomatisering

Handmatige inkoopprocessen zijn foutgevoelig en tijdrovend. Inkoopautomatisering koppelt uw verkoopdata, voorraadbeheer en levertijdinformatie van leveranciers aan een regelset die automatisch inkooporders genereert op basis van min/max-niveaus of voorspelde vraag. Integratie met leveranciers­portalen of EDI-kanalen zorgt dat inkooporders direct in het systeem van de leverancier landen — zonder e-mail.

Aanvullende functies: levertijdsbewaking met escalatie bij overschrijding, prijsafwijkingsdetectie bij factuurverwerking, en leveranciers­beoordeling op basis van historische leverbetrouwbaarheid. Inkoopautomatisering bespaart niet alleen tijd — het verbetert ook de voorspelbaarheid van uw voorraadposities.

EDI-koppelingen en datastandaarden

EDI (Electronic Data Interchange) is in veel groothandels sectoren de norm voor communicatie met grote leveranciers of retail­afnemers. EDIFACT-berichten als ORDERS (inkooporder), ORDRSP (bevestiging), DESADV (verzendadvies) en INVOIC (factuur) worden uitgewisseld via AS2, SFTP of een VAN-provider. Het bouwen en onderhouden van EDI-koppelingen is specialistisch werk dat los staat van standaard API-ontwikkeling.

Wij bouwen een EDI-laag als een geïsoleerde service die berichten ontvangt, valideert, omzet naar interne data­modellen en foutmeldingen rapporteert. Fouten in een EDIFACT-bericht moeten direct zichtbaar zijn voor uw binnendienst — niet pas als een klant belt dat zijn order niet ontvangen is. Meer over onze integratie-aanpak leest u op slimme API-integraties.

Dropship­management

Groothandels die dropshipping toepassen — orders die direct vanuit leverancier naar eindklant worden verzonden zonder tussenkomst van het eigen warehouse — staan voor specifieke software­uitdagingen. Welke orders gaan via dropship? Hoe bevestigt u de verzending aan uw klant als de leverancier de track & trace levert? Hoe koppelt u de inkoop­factuur aan de verkoop­order?

Een dropship-module binnen uw OMS automatiseert dit proces: automatische doorstuur­regels op basis van artikel­beschikbaarheid, leveranciers­instructies per klantorder, statusupdates vanuit de leverancier en automatische klant­communicatie. Alle financiële stromen blijven herleidbaar per order.

In de farmaceutische groothandel is traceerbaarheid niet optioneel — het is wettelijk verplicht. Elk artikel dat het warehouse passeert moet herleidbaar zijn op batch­nummer, vervaldatum en ontvangst­datum. Bij een recall moet u binnen uren kunnen rapporteren welke batches aan welke klanten zijn geleverd en of er nog voorraad in het warehouse ligt.

Maatwerksoftware bouwt batch-tracking in als kernfunctie van het WMS: elke pickregel registreert het batch­nummer, elke leveringslijn is herleidbaar. Recall­queries die vroeger uren handmatig zoekwerk kostten, worden een kwestie van seconden.

Een technische groothandel verkoopt artikelen met uitgebreide specificaties: afmetingen, materiaalkwaliteiten, normen (ISO, NEN, DIN), substituut­artikelen en tekening­beheer. Klanten bestellen op basis van technische criteria, niet op basis van een EAN-code. Een standaard ordermodule begrijpt die logica niet.

We bouwen een artikel­zoek­module die filtert op technische parameters, met substituut­suggesties bij niet-beschikbaarheid en PDF-tekening­download vanuit het bestelproces. B2B-klanten kunnen zo zelfstandig de juiste artikelen vinden zonder telkens de binnendienst te raadplegen.

Verse producten stellen unieke eisen aan software: korte lead-times, FEFO-picking op basis van tenminste-houdbaar-tot-datum, dynamische prijsstelling op basis van dagaanbod en kwaliteits­klasse, en snelle afhandeling van kwaliteits­reclamaties. Een order die om 18:00 binnenkomt moet de volgende ochtend vroeg klaar zijn voor verlading.

Zie ook onze gespecialiseerde pagina over software voor AGF-groothandels voor een uitgebreide beschrijving van de functionaliteiten die in deze sector relevant zijn.

Bouwgroot­handels leveren vaak projectgebonden: meerdere deelleveringen op verschillende adressen en tijdstippen, allemaal gekoppeld aan één project­code van de aannemer. Aanvullend beheren sommige handelaars een verhuur­vloot van steigers, hekken of gereedschappen — met eigen retourbeheer, schade­registratie en factuur­logica.

Een project­module in het OMS houdt alle deelleveringen per project bij, genereert overzichten per aannemer en koppelt automatisch aan de projectadministratie van de klant. De verhuur­module bewaakt looptijden, stuurt automatische verlengings­herinneringen en registreert schade bij retour.