Software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie laten maken
Appfront bouwt software voor musea, archieven en collectiebeheerders die objecten registreren en bruiklenen beheren: elk object met zijn beschrijving, standplaats en geschiedenis, bruiklenen aan andere instellingen en van andere instellingen met overeenkomst, looptijd, verzekering en voorwaarden, conditierapporten bij vertrek en terugkomst, transport en koerier, en herinneringen voordat een bruikleen afloopt. Zodat u op elk moment weet waar een object is, onder welke afspraken, en in welke staat het vertrok.
Wat is software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie?
Een museum registreert zijn collectie: elk object met een nummer, een beschrijving, afbeeldingen en een standplaats. Daarnaast gaan objecten in bruikleen naar andere musea voor tentoonstellingen, en komen objecten van anderen binnen. Elke bruikleen heeft een overeenkomst, een looptijd, een verzekeringswaarde, voorwaarden voor klimaat en beveiliging, en een conditierapport bij vertrek en terugkomst. Software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie houdt dat bij elkaar.
In veel instellingen staat de collectie in een registratiesysteem, maar zit de bruikleen in een map of in de mailbox van de registrar. Welke objecten nu buiten de deur zijn, en tot wanneer, moet worden uitgezocht. Een bruikleen die afloopt, wordt pas opgemerkt als de lener belt. Het conditierapport van vertrek is een pdf ergens op een schijf. En objecten die van anderen in huis zijn, staan niet altijd in hetzelfde systeem als de eigen collectie.
Wij bouwen maatwerk omdat de registratie moet aansluiten op uw collectie en uw werkwijze: hoe u objecten beschrijft en nummert, welke registratiestandaard u volgt, hoe u bruiklenen afspreekt en verzekert, hoe conditierapporten worden gemaakt, en naar welke platforms u publiceert. Een collectiesysteem registreert objecten; hoe uw bruikleenproces loopt van aanvraag tot terugkomst, kent het vaak maar half.
Elk object, elke plek
Per object de beschrijving, afbeeldingen, standplaats en elke verplaatsing, zodat u weet waar het is en waar het is geweest.
Bruiklenen in en uit
Uitgaande en inkomende bruiklenen met overeenkomst, looptijd, verzekeringswaarde en voorwaarden, en herinneringen voordat ze aflopen.
Conditie bij elk vertrek
Een conditierapport met foto's bij vertrek en terugkomst, zodat een verandering in de staat van een object te zien is.
Hoe wij uw software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie bouwen
We beginnen bij uw bruiklenen: hoeveel gaan er in en uit, hoe worden ze afgesproken, en hoe lang duurt het om te weten welke objecten nu buiten de deur zijn.
Uw registratie en standaard, de huidige bruiklenen, de overeenkomsten en verzekering, en hoe conditierapporten nu worden gemaakt.
Het overzetten van de collectie met beschrijving, afbeeldingen en standplaats, en het vastleggen van verplaatsingen.
Aanvraag, overeenkomst, verzekering, conditierapport, transport en terugkomst, met herinneringen en correspondentie per bruikleen.
Export naar publieksplatforms, rapportages, en daarna beheer en uitbreiding.
Wat software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke instelling met een collectie terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de omvang van uw collectie en uw bruiklenen.
Objectregistratie
Inventarisnummer, beschrijving, vervaardiger, datering, materialen en afbeeldingen per object.
Standplaatsen
De huidige standplaats en elke verplaatsing met datum en reden, van depot tot zaal tot bruikleen.
Overeenkomsten
Per bruikleen de lener of uitlener, objecten, looptijd, verzekeringswaarde en voorwaarden.
Conditierapporten
Een rapport met foto's bij vertrek en terugkomst, op een tablet naast het object gemaakt.
Transport en koerier
Transport, verpakking en koerier per bruikleen, met de documenten die daarbij horen.
Herinneringen
Een melding voordat een bruikleen afloopt of een verlenging moet worden aangevraagd.
Voor wie wij software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie bouwen
De software is bedoeld voor instellingen waar bruiklenen nu in mappen en mailboxen zitten.
Musea
Veel bruiklenen voor tentoonstellingen, in en uit. Het bruikleenproces en de conditierapporten zijn de kern.
Bedrijfscollecties
Kunst in kantoren en bij andere musea. De standplaatsen en de verzekeringswaarden tellen het meest.
Archieven en bibliotheken
Stukken die worden uitgeleend voor tentoonstellingen. De registratie en de voorwaarden zijn wat nodig is.
Particuliere collecties
Objecten langdurig in bruikleen bij musea. De overeenkomsten en de herinneringen zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina legt de nadruk op bruiklenen naast de registratie. Voor het beheer van een museumcollectie in het algemeen is er onze pagina over collectiebeheer voor musea, voor culturele instellingen onze pagina over apps voor culturele instellingen, en voor bezoek met tijdvakken onze pagina over tijdslotreservering. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie?
Een object dat buiten de deur is, blijft uw verantwoordelijkheid. Daar bouwen we op: weten waar het is, onder welke afspraken, en in welke staat het vertrok.
Altijd weten waar
Elke verplaatsing wordt vastgelegd. Welke objecten buiten de deur zijn, is één overzicht.
Geen verlopen bruikleen
Herinneringen komen voordat een bruikleen afloopt. U belt de lener, niet andersom.
Staat vastgelegd
Het conditierapport van vertrek staat naast dat van terugkomst. Een schade is te zien, niet te bespreken.
Security en privacy bij software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie
De software bevat gegevens over objecten, verzekeringswaarden, standplaatsen en bruikleners, gegevens die u niet openbaar wilt hebben. Toegang is per rol ingericht: de registrar beheert bruiklenen, conservatoren zien hun objecten, verzekeringswaarden en standplaatsen in het depot zijn alleen voor wie ze nodig heeft.
De software draait in een Europees datacenter of op uw eigen server, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Wat naar publieksplatforms gaat, bepaalt u per veld.
Veelgestelde vragen over software voor collectieregistratie en bruikleenadministratie
Vragen die musea en collectiebeheerders stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij registreert objecten met beschrijving, afbeeldingen en standplaats, legt verplaatsingen vast, beheert inkomende en uitgaande bruiklenen met overeenkomst, looptijd, verzekeringswaarde en voorwaarden, maakt conditierapporten bij vertrek en terugkomst, regelt transport en koerier, en herinnert voordat een bruikleen afloopt.
Ja. De velden en procedures volgen de standaard die u hanteert voor collectieregistratie. Welke u gebruikt, bekijken we in de eerste stap.
Ja. Objecten, afbeeldingen en standplaatsen worden overgezet uit uw huidige systeem of spreadsheets, na een controle op dubbelingen en ontbrekende velden.
De conservator of registrar maakt het rapport op een tablet naast het object, met foto's en aantekeningen. Bij terugkomst wordt een nieuw rapport gemaakt en naast het eerste gelegd.
Ja. Objecten die u van anderen in bruikleen heeft, worden geregistreerd met eigenaar, overeenkomst en voorwaarden, gescheiden van uw eigen collectie maar in hetzelfde systeem.
Ja. U bepaalt per object en per veld wat openbaar is, en de software exporteert dat naar uw website of een publieksplatform.
Vraag dat eerst na. Veel collectiesystemen hebben een module voor bruiklenen, en die is genoeg als u weinig uitleent. Maatwerk heeft zin als u veel bruiklenen heeft, als het proces van aanvraag tot terugkomst in één systeem moet, of als conditierapporten op de werkvloer moeten worden gemaakt.
Altijd weten waar een object is, en onder welke afspraken?
Vertel ons hoe groot uw collectie is, hoeveel bruiklenen u heeft en hoe u ze nu beheert. We laten zien hoe de registratie, het bruikleenproces en de conditierapporten eruitzien.