Spectrum-integratie laten bouwen voor collectiebeheer
Een museum of erfgoedinstelling werkt met een collectiesysteem, maar het werk rond een object gebeurt vaak ook in andere systemen: de beeldbank, de website, de bruikleenadministratie, de depotplanning. Appfront bouwt integraties die we ontwerpen langs Spectrum, de internationale standaard voor collectiebeheer, zodat een inkomend object, een verplaatsing of een bruikleen overal op dezelfde manier wordt vastgelegd.
Wat is integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum?
Spectrum is de standaard voor collectiebeheer van Collections Trust uit het Verenigd Koninkrijk. Ze beschrijft in 21 procedures wat een instelling doet met haar collectie, zoals inkomende objecten, verwerving, standplaatsregistratie, catalogisering, inkomende en uitgaande bruiklenen, conditiecontrole en afstoting. Spectrum 5.1 is de actuele versie; de Nederlandse webversie hoort bij 5.0. Instellingen die aan de eisen van het Museumregister willen voldoen, wordt aangeraden Spectrum als leidraad te gebruiken.
Een Spectrum-integratie is dus geen koppeling met een systeem dat Spectrum heet. Het is een koppeling die we ontwerpen vanuit de procedure waar het om gaat. Komt een object binnen, dan volgt de registratie in het collectiesysteem, de foto in de beeldbank en later de publicatie op de website. Gaat een object in bruikleen, dan moeten standplaats, conditie, verzekering en transport kloppen. Zonder koppeling gebeurt dat met de hand, en lopen de systemen uit elkaar.
Wij bouwen maatwerk omdat elke instelling een ander landschap heeft. Welk collectiesysteem u gebruikt, welke beeldbank, hoe de website de collectie toont en welke procedures u het meest gebruikt, bepaalt wat de integratie moet doen. Heeft uw collectiesysteem al een standaardkoppeling die doet wat u nodig hebt, dan is maatwerk niet nodig, en dat zeggen we ook.
Per procedure
Langs de Spectrum-stappen.
Eén registratie
Overal hetzelfde object.
Elke beweging
Waar, wanneer, door wie.
Hoe wij uw integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum bouwen
We beginnen bij uw collectie en uw systemen: welk collectiesysteem, welke andere systemen, welke procedures gebruikt u het meest, en waar wordt nu met de hand overgezet. Daarna bouwen we een eerste integratie voor de procedure met de meeste winst, vaak catalogisering naar de website of beeldbank, of de standplaats bij bruiklenen. U werkt er een tijd mee. Volgende procedures en systemen volgen als dat goed loopt. Daarna houden we de integraties bij als uw systemen veranderen.
Systemen naast Spectrum.
De eerste integratie.
Stap voor stap verder.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen.
Wat integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke integratie voor collectiebeheer terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw collectie en uw systemen.
Catalogisering
Naar website en beeldbank.
Standplaats
Elke verplaatsing vast.
Bruiklenen
In en uit, met voorwaarden.
Conditie
Rapporten aan het object.
Beeldbank
Foto's aan de registratie.
Logboek
Elke uitwisseling vastgelegd.
Voor wie wij integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum bouwen
De integraties zijn bedoeld voor instellingen die met een collectiesysteem werken en andere systemen niet meer met de hand willen bijwerken, en voor leveranciers die hun software op een collectiesysteem willen aansluiten.
Musea
Groot en klein.
Collectiecentra
Depots en provincies.
Archieven
Met museale collectie.
Leveranciers
Collectiesoftware koppelen.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over integraties volgens Spectrum. Voor de registratie zelf is er onze pagina over collectieregistratie en bruikleenadministratie, voor musea in het algemeen onze pagina over museum collectiemanagement software, en voor beeld onze pagina over een DAM-systeem. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum?
Een object dat in het collectiesysteem op de ene plek staat en in het depot op een andere, een foto die niet bij de juiste registratie hangt of een bruikleen waarvan de voorwaarden in een mail zitten, kost een instelling tijd en vertrouwen. Daar bouwen we op: integraties langs een standaard die de sector kent, met één registratie die overal klopt.
Klopt overal
Eén bron per object.
Minder overtypen
Voor registratoren.
Gedeelde taal
Met collega's en leveranciers.
Security en privacy bij integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum
Collectiegegevens bevatten soms gevoelige informatie, zoals standplaatsen, verzekerde waarden en gegevens van bruikleengevers. De integratie toont op de website alleen wat openbaar mag zijn, toegang is per rol ingericht, sleutels worden versleuteld opgeslagen, en elke uitwisseling wordt gelogd.
Het deel dat wij bouwen draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. We leggen de verwerking vast in een overeenkomst en sluiten aan op het beveiligingsbeleid van uw instelling.
Veelgestelde vragen over integraties voor collectiebeheer volgens Spectrum
Vragen die instellingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Spectrum is de standaard voor collectiebeheer van Collections Trust. Ze beschrijft in 21 procedures wat een instelling met haar collectie doet, van inkomende objecten en catalogisering tot bruiklenen en afstoting. Spectrum 5.1 is de actuele versie; de Nederlandse webversie hoort bij 5.0.
Nee. Spectrum is een standaard, geen software. Een Spectrum-integratie is een koppeling tussen uw collectiesysteem en andere systemen die we ontwerpen langs de procedures van Spectrum, zodat elke stap op dezelfde manier wordt vastgelegd.
Met elk collectiesysteem dat gegevens kan afgeven of ontvangen, via een API, een export of een harvesting-protocol zoals OAI-PMH. Welke route uw systeem biedt, bekijken we in de eerste stap.
Ja. De integratie haalt objecten die openbaar mogen zijn uit het collectiesysteem, met de juiste beelden uit de beeldbank, en zet ze op uw website. Een wijziging in het collectiesysteem staat daarna vanzelf ook daar.
Bij een uitgaande bruikleen legt de integratie standplaats, conditie, voorwaarden en transport aan het object vast, en houdt de bruikleenadministratie gelijk met het collectiesysteem. Bij een inkomende bruikleen krijgt het object een tijdelijke registratie met de afspraken van de bruikleengever.
De integratie meldt het en legt vast wat er misging. De uitwisseling wordt opnieuw geprobeerd of klaargezet voor controle, zodat geen registratie verloren gaat of dubbel wordt aangemaakt.
Voor instellingen met een collectiesysteem naast een beeldbank, website, depotplanning of bruikleenadministratie die er niet aan vastzitten, en voor leveranciers die op collectiesystemen willen aansluiten. Doet uw collectiesysteem alles en mist u niets, dan is een eigen integratie niet nodig.
Uw collectie overal hetzelfde?
Vertel ons welke systemen u naast uw collectiesysteem gebruikt en wat er nu met de hand gaat. We laten zien hoe een integratie volgens Spectrum dat kan oplossen.