Hotel software laten maken

Hotel software, vaak een property management system (PMS) genoemd, ondersteunt het hele operationele proces van een hotel: reserveringen en boekingen, de planning van kamers, check-in en check-out, kamerstatus en housekeeping, facturatie en betalingen, prijs- en revenue management en rapportage. Een PMS staat doorgaans in verbinding met een channel manager die de beschikbaarheid en tarieven synchroniseert met online travel agencies (OTA's) zoals Booking.com. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen werkwijze en gastbeleving dat vragen, in plaats van uw hotel aan te passen aan een standaardpakket.

Een channel manager houdt uw beschikbaarheid, tarieven en restricties synchroon over alle verkoopkanalen: uw eigen website, de balie en online travel agencies zoals Booking.com en Expedia. Komt er een boeking binnen op een kanaal, dan worden de overige kanalen automatisch bijgewerkt, zodat u dubbele boekingen voorkomt. In een maatwerk PMS kunnen we de channel manager integreren via de koppelvlakken van de kanalen of via een gespecialiseerde channel manager, afhankelijk van uw bestaande contracten en kanalen. We verifiëren de beschikbare koppelmogelijkheden altijd vooraf.

Wij bouwen maatwerk. Hotels verschillen sterk in type, omvang en werkwijze: een boetiekhotel met persoonlijke service werkt anders dan een keten met meerdere vestigingen of een vakantiepark met accommodaties. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke proces, uw kanalen en uw gastbeleving, en kan meegroeien als u uitbreidt of uw aanbod verandert. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Ja. We koppelen online betalingen via betaalproviders zodat gasten met iDEAL, creditcard en andere methoden kunnen betalen, bij de boeking of bij check-out. Aan de balie en in restaurant of bar koppelen we het PMS aan uw kassasysteem (POS), zodat consumpties en extra's op de kamerrekening belanden en de afrekening klopt. Welke betaalprovider en welk kassasysteem passen, hangt af van uw situatie. We sluiten aan op uw bestaande contracten waar dat kan.

Een gastenportaal geeft de gast een eigen omgeving om de boeking te bekijken, gegevens aan te vullen, vooraf in te checken en extra's te boeken. Online check-in kan de balie ontlasten en de aankomst versnellen, terwijl u zelf bepaalt welke stappen de gast online doorloopt en welke aan de balie blijven. We richten het portaal in op uw gastbeleving en huisstijl, met aandacht voor toegankelijkheid en een soepele flow op mobiel. Persoonsgegevens van gasten verwerken we conform de AVG.

Een PMS verwerkt persoonsgegevens van gasten en soms gegevens over betalingen. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur: alleen de gegevens die nodig zijn worden vastgelegd, met de juiste grondslag, rolgebaseerde toegang en bewaartermijnen. Betaalgegevens laten we waar mogelijk bij de betaalprovider, zodat u zo min mogelijk gevoelige data zelf opslaat. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en houdt u uw verwerkingsregister compleet.

Ja. Een hotel werkt zelden met één systeem. We koppelen het PMS waar nodig aan een channel manager, betaalproviders, uw boekhouding, een kassasysteem (POS), e-mail en marketingtools en eventueel deursloten of een revenue-tool. We werken via REST- en webservice-koppelingen en sluiten aan op de koppelvlakken die uw leveranciers bieden. Welke koppelingen mogelijk en zinvol zijn, bepalen we samen op basis van uw bestaande IT-landschap.

We bouwen voor hotels van uiteenlopende omvang en type: zelfstandige hotels, boetiekhotels met persoonlijke service, hotelketens met meerdere vestigingen, B&B's, vakantieparken met accommodaties en bredere hospitality-groepen. De software ondersteunt zowel het werk aan de balie en in housekeeping als de sturing op bezetting, tarieven en omzet die het management nodig heeft, met aandacht voor de gastbeleving op elk kanaal.