WooCommerce koppelen aan Exact Online
Appfront koppelt uw WooCommerce-webshop aan Exact Online, zodat orders automatisch als verkoopfactuur in uw boekhouding staan, klantgegevens niet dubbel worden ingevoerd en voorraad in beide systemen klopt. Geen handmatig overtypen meer, minder foutgevoelig en uw boekhouding sluit sneller aan het einde van de maand.
Wat houdt WooCommerce koppelen aan Exact Online in?
WooCommerce en Exact Online zijn allebei sterke systemen, maar spreken standaard niet met elkaar. Zonder koppeling typt u orders, klantgegevens en voorraadmutaties handmatig over, foutgevoelig en tijdrovend naarmate uw ordervolume groeit.
Een maatwerkkoppeling luistert via de WooCommerce REST API en webhooks naar nieuwe orders, wijzigingen en betalingen, en zet deze via de Exact Online REST API automatisch om in verkoopfacturen, klantrecords en voorraadmutaties. Retouren en creditnota's kunnen dezelfde route terug volgen.
Appfront bouwt deze koppeling op maat van uw ordertypen, BTW-situatie en verkoopkanalen, met wachtrij-verwerking voor drukke periodes en heldere foutafhandeling wanneer een synchronisatie een keer misgaat.
Order wordt automatisch factuur
Elke nieuwe WooCommerce-order zet via de Exact Online SalesInvoices-endpoint automatisch een verkoopfactuur klaar, inclusief orderregels, BTW-tarief en klantgegevens.
Voorraad blijft kloppen
Voorraadmutaties lopen tussen WooCommerce en Exact Online mee, zodat u nooit meer verkoopt wat er niet is of voorraad dubbel bijhoudt.
Eén klantrecord, geen dubbels
Klantgegevens uit WooCommerce worden herkend of aangemaakt in Exact Online, zodat facturatie en klanthistorie op één plek kloppend blijven.
Ons proces om WooCommerce aan Exact Online te koppelen
We werken volgens een bewezen methodiek die risico's vroeg zichtbaar maakt en een stabiele koppeling oplevert. Van een eerste analyse van uw ordertypen en boekhoudinrichting tot livegang en doorlopend beheer.
We brengen in kaart welke ordertypen, BTW-regimes, kortingen en verkoopkanalen meespelen, en welke Exact Online-administratie(s) worden gekoppeld.
We ontwerpen de webhook- en API-architectuur, kiezen authenticatie en stellen een foutafhandelingsstrategie op voor mislukte synchronisaties.
Implementatie met geautomatiseerde tests op orderscenario's, gestructureerde logging en monitoring. U ziet tussentijds werkende builds.
Gecontroleerde livegang met validatie op echte orders, gevolgd door doorlopend beheer en uitbreiding naar nieuwe scenario's.
Wat de koppeling concreet oplevert
Elke koppeling wordt ingericht op uw specifieke ordertypen en boekhoudstructuur. Dit zijn de functionaliteiten die we het vaakst opleveren voor webshops die WooCommerce aan Exact Online koppelen.
Order-naar-factuur automatisering
Nieuwe orders worden via de WooCommerce-webhook opgepikt en automatisch omgezet in een verkoopfactuur in Exact Online, inclusief orderregels en BTW.
Voorraadsynchronisatie
Voorraadniveaus lopen tussen beide systemen mee, in één richting of wederkerig, zodat verkoopbare voorraad altijd actueel is.
Klant- en adresgegevens
Klantrecords worden herkend of aangemaakt in Exact Online, met facturatie- en verzendadres correct gescheiden.
BTW en grootboek-koppeling
Orderregels worden gekoppeld aan de juiste BTW-tarieven en grootboekrekeningen, ook bij afwijkende regimes of meerdere landen.
Retouren en creditnota's
Retouren en annuleringen in WooCommerce kunnen automatisch een creditnota in Exact Online genereren, zodat de administratie in lijn blijft.
Realtime foutafhandeling
Mislukte synchronisaties worden automatisch opnieuw geprobeerd en gelogd, met alerts zodat niets onopgemerkt blijft liggen.
Typische toepassingen in de praktijk
Een koppeling tussen WooCommerce en Exact Online pakt per webshop anders uit. Een aantal patronen zien we vaak terugkomen.
Groeiende webshops
Webshops waar het ordervolume boven handmatig bijhouden uitgroeit. Facturatie en voorraad blijven kloppend zonder extra administratief personeel aan te trekken.
Multichannel retailers
Retailers die naast WooCommerce ook via andere kanalen verkopen. Alle orderstromen komen samen in één boekhouding, zodat rapportages kloppen ongeacht het verkoopkanaal.
B2B-webshops met complexe facturatie
Webshops met staffelkortingen, credit terms of afwijkende BTW per klantgroep. De koppeling verwerkt deze logica automatisch in de juiste facturen en grootboekregels.
Fysieke en online voorraad samen
Retailers met een fysieke winkel én webshop. Voorraad wordt in beide richtingen bijgewerkt, zodat online nooit iets wordt verkocht dat in de winkel al weg is.
Technologie die we inzetten
De koppeling bouwen we met de officiële WooCommerce en Exact Online API's, in combinatie met de backend-stack die bij u past.
Waarom Appfront voor deze koppeling?
Appfront heeft ruime ervaring met e-commerce- en boekhoudkoppelingen voor Nederlandse organisaties. We beginnen met een grondige analyse van uw ordertypen en boekhoudinrichting; een koppeling moet niet alleen technisch werken, maar ook uw daadwerkelijke administratieve proces versimpelen.
We schrijven heldere documentatie zodat uw eigen team of een toekomstige leverancier de koppeling kan begrijpen en beheren. Geen black box, maar transparante code en duidelijke afspraken over monitoring en beheer.
U werkt samen met een vast aanspreekpunt dat zowel de technische als de boekhoudkundige kant begrijpt.
Gebruikt u Shopify in plaats van WooCommerce? Bekijk dan Shopify koppelen aan Exact Online. Wilt u Exact Online juist aan een ander systeem koppelen? Zie onze Exact Online-integratie. Nog geen WooCommerce-webshop? Bekijk WooCommerce webshop laten maken. Bekijk ook onze bredere diensten rond API-integraties, middleware en maatwerk software.
- Ervaring met WooCommerce REST API en webhooks
- Specialist in Exact Online-koppelingen (SalesInvoices, Accounts, Items)
- Vertrouwd met BTW-logica, kortingen en meerdere verkoopkanalen
- Secure by default: webhook-signature validatie, OAuth-tokens veilig opgeslagen
- Gestructureerde foutafhandeling en retry-mechanismen
- Uitgebreide logging en monitoring vanaf dag één
- Heldere documentatie die uw team kan lezen en beheren
- Vast aanspreekpunt, geen doorgeschoven accountmanagers
- Doorlopend beheer en proactieve doorontwikkeling
Security en privacy bij deze koppeling
Orders en facturen bevatten persoonsgegevens en financiële data. Appfront valideert WooCommerce-webhooks met een HMAC-SHA256-secret zodat alleen legitieme orders worden verwerkt, en bewaart Exact Online OAuth-tokens volgens de OWASP ASVS-richtlijnen.
Persoonsgegevens van klanten worden alleen gesynchroniseerd voor zover nodig voor facturatie, conform de AVG. Facturen vallen onder de wettelijke fiscale bewaarplicht; Exact Online is als boekhoudsysteem daar al op ingericht.
Meer over onze aanpak van security: informatiebeveiligingsbeleid en CVD-beleid.
- AVG-conforme gegevensverwerking en -minimalisatie
- Encryptie in transit (TLS 1.2+) en at rest
- HMAC-SHA256 webhook-signature validatie
- OAuth-tokens veilig opgeslagen, tijdige rotatie
- Auditlogs met traceerbare datastromen
- Automatische retry en dead-letter queues
- Monitoring en alerting voor afwijkingen
- Documentatie voor uw verwerkingsregister
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen over het koppelen van WooCommerce aan Exact Online.
Bij het koppelen van WooCommerce aan Exact Online bouwen we een technische brug tussen uw webshop en uw boekhouding. Nieuwe orders in WooCommerce worden via de WooCommerce REST API en webhooks (topic order.created) opgepikt en automatisch als verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online via de Exact Online REST API. Klantgegevens, voorraadmutaties en betaalstatus lopen mee, zodat u orders niet meer handmatig hoeft over te typen.
Standaard richten we synchronisatie in voor orders en verkoopfacturen, klant- en adresgegevens, orderregels met BTW-tarieven, betaalstatus en voorraadmutaties. Afhankelijk van uw situatie voegen we retouren, creditnota's, kortingscodes en meerdere valuta of BTW-regimes toe. U bepaalt samen met ons de exacte scope, zodat alleen relevante data heen en weer stroomt.
Een eenvoudige koppeling (orders automatisch als factuur in Exact Online, zonder afwijkende BTW-regimes of meerdere kanalen) kan binnen enkele weken live. Complexere trajecten met voorraadsynchronisatie in twee richtingen, meerdere webshops of specifieke grootboek-logica vragen doorgaans meer tijd. Na een intakegesprek geven we een realistische inschatting.
We werken met de officiële WooCommerce REST API en webhooks (met HMAC-SHA256 signature-validatie) aan de webshop-kant, en de Exact Online REST API met OAuth 2.0-authenticatie aan de boekhoud-kant. Voor het aanmaken van facturen gebruiken we de SalesInvoices-endpoint, die ook automatisch de voorraad en financiële administratie bijwerkt. De verwerking draait op een backend die bij uw infrastructuur past, met wachtrij-verwerking voor pieken en betrouwbare foutafhandeling.
De kosten hangen af van de complexiteit van uw ordertypen, het aantal te synchroniseren gegevensvelden, of voorraad in twee richtingen moet lopen, en hoeveel maatwerk nodig is in de BTW- of grootboek-logica. Ook doorlopend beheer en monitoring tellen mee. We maken altijd een heldere offerte na een vrijblijvende analyse van uw huidige situatie.
Ja. We valideren WooCommerce-webhooks met een HMAC-SHA256-secret zodat alleen legitieme orders worden verwerkt, bewaren Exact Online OAuth-tokens veilig en volgen de OWASP ASVS-richtlijnen. Persoonsgegevens van klanten worden alleen gesynchroniseerd voor zover nodig voor facturatie, conform de AVG. Facturen vallen daarnaast onder de wettelijke fiscale bewaarplicht, waar Exact Online als boekhoudsysteem al op is ingericht.
Ja. We nemen regelmatig bestaande koppelingen in beheer, ook als deze oorspronkelijk door een plugin of andere partij zijn opgezet. We beoordelen de huidige webhook-configuratie, foutafhandeling en datastromen, documenteren de opzet en stellen verbeteringen voor. Vanaf dat moment verzorgen we aanpassingen, uitbreidingen en monitoring.
Voor eenvoudige webshops met standaard BTW-regels kan een kant-en-klare koppel-app volstaan. Zodra u te maken heeft met afwijkende BTW-regimes, meerdere valuta, complexe kortingsstructuren, meerdere verkoopkanalen of specifieke grootboek-logica, biedt een maatwerkkoppeling meer flexibiliteit, controle en foutafhandeling op maat van uw processen.
Klaar om WooCommerce aan Exact Online te koppelen?
Vertel ons welke ordertypen, BTW-situaties en verkoopkanalen u heeft, we denken graag mee over de juiste scope, synchronisatiefrequentie en foutafhandeling. Een vrijblijvend eerste gesprek geeft u binnen een half uur een scherp beeld van de mogelijkheden.