Verzuimdossier software voor payrollbedrijven laten maken
Appfront bouwt verzuimdossier software waarin een ziekmelding van een payrollmedewerker meteen bij de juiste opdrachtgever, cao en loonregeling landt. De software legt elk contactmoment vast, zet de stappen uit de Wet verbetering poortwachter klaar als taak met een eigenaar en bewaart probleemanalyse, plan van aanpak en evaluaties in hetzelfde dossier. Zodat u niet meer door mailmappen hoeft te spitten op het moment dat UWV om het re-integratieverslag vraagt.
Wat is verzuimdossier software voor payrollmedewerkers?
Verzuimdossier software voor payrollmedewerkers is software waarin u per zieke medewerker één dossier voert: de ziekmelding, de opdrachtgever waar die werkt, de contactmomenten, de adviezen van de bedrijfsarts, het aangeboden passend werk en alle stukken die bij de Wet verbetering poortwachter horen. Elke verplichte stap staat als taak klaar, met een eigenaar, een termijn en een signaal voordat die termijn verstrijkt.
Zonder zo'n dossier zit de informatie bij drie partijen tegelijk. De inlener weet dat iemand ziek is, de arbodienst heeft het spreekuurverslag en uw backoffice regelt de loondoorbetaling. Een payrollmedewerker meldt zich ziek bij de planner van de opdrachtgever, die het dagen later doorgeeft. De probleemanalyse belandt in een algemene mailbox en het plan van aanpak blijkt ongetekend als UWV het verslag opvraagt.
Wij bouwen maatwerk omdat u als formele werkgever de loondoorbetaling en de re-integratie draagt, terwijl het werk en het passende werk bij de inlener liggen. Dat vraagt om dossiers per opdrachtgever, afspraken uit uw eigen cao en verzuimprotocol, en koppelingen met uw salarissoftware en backoffice. Een generiek verzuimpakket gaat uit van één werkgever met één werkplek en kent die driehoek niet.
Dossier per medewerker en opdrachtgever
Elke ziekmelding krijgt een dossier met de juiste inlener, plaatsing, cao en loonregeling, zodat iedereen in hetzelfde scherm ziet wie wat moet doen en wat al is vastgelegd.
Poortwachtertaken met eigenaar
De verplichte stappen staan als taken klaar: probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen, 42e-weeksmelding, eerstejaarsevaluatie en het re-integratieverslag, elk met een verantwoordelijke en een signaal vooraf.
Inlener die zelf aanlevert
De opdrachtgever meldt ziek en hersteld, legt aangeboden werkzaamheden vast en ziet de beperkingen die hij mag zien, zonder toegang tot medische gegevens uit het dossier.
Hoe wij uw verzuimdossier software voor payrollmedewerkers bouwen
We beginnen bij uw verzuimprotocol en een handvol lopende dossiers, inclusief de mails en formulieren die er nu bij horen.
We lopen een ziekmelding door van melding tot herstel of WIA-aanvraag: wie meldt, wie belt, wie de bedrijfsarts inschakelt en welke stukken bij welke stap horen.
Medewerkers, plaatsingen, opdrachtgevers, cao's, loonregelingen en rollen halen we uit uw backoffice en salarissoftware, zodat een nieuw dossier nooit handmatig hoeft te worden aangemaakt of aangevuld.
Daarna bouwen we het werkscherm van de casemanager: taken van vandaag, contactmomenten vastleggen, documenten toevoegen, spoor 1 en spoor 2 volgen en signalen bij naderende termijnen.
We koppelen salarissoftware, backoffice en arbodienst, zetten rollen en logging aan, migreren lopende dossiers en nemen de software daarna in beheer met vaste updates.
Wat verzuimdossier software voor payrollmedewerkers concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk verzuimdossier voor payrollmedewerkers terug. Welke u nodig hebt, hangt af van hoeveel opdrachtgevers meekijken en hoe u het casemanagement hebt belegd.
Ziek- en herstelmeldingen
Melden kan door de medewerker, de inlener of uw backoffice. De software bepaalt de plaatsing, de eerste ziektedag en wie als eerste actie moet ondernemen.
Poortwachteragenda
Alle wettelijke stappen staan als taak met een termijn in één agenda, met herinneringen voordat een datum verstrijkt en een overzicht van wat te laat dreigt te raken.
Dossier en documenten
Spreekuurverslagen, plannen van aanpak, evaluaties en correspondentie staan bij het dossier, met versies en een vastlegging van wie wat heeft toegevoegd of gelezen.
Rollen en inlenertoegang
Per rol bepaalt u wat zichtbaar is. De opdrachtgever ziet beperkingen en afspraken over werk, uw casemanager het hele dossier, de bedrijfsarts zijn eigen deel.
Loondoorbetaling en doorbelasting
Het dossier houdt bij welk percentage wordt doorbetaald, welke wachtdagen gelden en wat aan de opdrachtgever wordt doorbelast, inclusief wijzigingen tijdens het traject.
Verzuimcijfers en rapportage
Verzuimpercentage, meldingsfrequentie en gemiddelde duur per opdrachtgever, branche of plaatsing, met exports die u aan directie, verzekeraar of accountant kunt meegeven.
Voor wie wij verzuimdossier software voor payrollmedewerkers bouwen
De software is bedoeld voor organisaties die formeel werkgever zijn van mensen die bij een ander bedrijf werken en waar verzuim daardoor altijd over twee partijen loopt.
Payrollbedrijven
U draagt loondoorbetaling en re-integratie, maar het werk ligt bij de inlener. Dossiers per opdrachtgever en het vastleggen van aangeboden passend werk zijn hier de kern.
Backoffice-dienstverleners
U voert verzuim voor meerdere payrollwerkgevers tegelijk. Gescheiden omgevingen per opdrachtgever en strakke rollen en logging zijn hier het belangrijkste onderdeel.
Uitzenders met een payrollpoot
Naast flexkrachten met een uitzendbeding hebt u payrollcontracten met volledige loondoorbetaling. De software moet beide regimes naast elkaar kunnen voeren.
Casemanagement- en arbodienstverleners
U begeleidt dossiers namens de werkgever. Een gedeelde poortwachteragenda en een re-integratieverslag dat per dossier compleet is, zijn hier doorslaggevend.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het verzuimdossier van payrollmedewerkers en sluit aan op verzuim- en poortwachterdossier software, HR-software op maat en een werknemersportaal. Voor de salariskant bouwen we onder meer een Nmbrs-koppeling. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw verzuimdossier software voor payrollmedewerkers?
Een verzuimdossier is zo goed als de vastlegging van gisteren. Daar bouwen we op: elke melding, elk contactmoment en elk document komt op het moment zelf in het dossier, niet achteraf.
De driehoek is het echte probleem
Werkgeverschap bij u, werkplek bij de inlener en advies bij de bedrijfsarts. Wij bouwen de software rond die drie rollen in plaats van rond één dossier dat niemand volledig ziet.
Termijnen bewaakt u niet met een mailbox
Verplichte stappen krijgen een eigenaar, een datum en een signaal vooraf. U ziet in één scherm welke dossiers achterlopen voordat UWV of een verzekeraar daar iets van vindt.
Medische gegevens blijven apart
Wat u als werkgever mag vastleggen, is beperkt. De software scheidt functionele beperkingen en afspraken over werk van wat alleen de bedrijfsarts mag zien en registreren.
Security en privacy bij verzuimdossier software voor payrollmedewerkers
In het dossier staan persoonsgegevens, verzuimduur, functionele beperkingen en afspraken over passend werk. Diagnoses horen er niet in: alleen de bedrijfsarts legt medische gegevens vast, in een afgeschermd deel. Toegang gaat per rol, elke inzage en wijziging wordt gelogd en bewaartermijnen voor verzuim- en re-integratiegegevens worden per documentsoort ingesteld, volgens de AVG en de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met uw salarissoftware, backofficesysteem en arbodienst werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over verzuimdossier software voor payrollmedewerkers
Vragen die payrollbedrijven en backoffice-dienstverleners stellen voordat ze hiermee beginnen.
De software voert per zieke payrollmedewerker één dossier: de melding, de opdrachtgever en plaatsing, de contactmomenten, de adviezen van de bedrijfsarts, het aangeboden passend werk en alle documenten. De stappen uit de Wet verbetering poortwachter staan als taak met een eigenaar en een termijn klaar, zodat u op elk moment een compleet re-integratieverslag kunt samenstellen.
U bent als payrollwerkgever de formele werkgever en draagt dus de loondoorbetaling en de re-integratieverplichtingen. De feitelijke werkplek en het passende werk liggen bij de opdrachtgever. De software maakt die verdeling zichtbaar: u ziet welke taak van u is en wat u van de inlener nodig hebt, inclusief wat is gevraagd en geleverd.
Alleen in het deel dat hij nodig heeft. De inlener kan ziek en hersteld melden, aangeboden werkzaamheden vastleggen en de functionele beperkingen zien die voor het werk van belang zijn. Medische gegevens en spreekuurverslagen blijven afgeschermd. Wie wat ziet, legt u per rol vast en elke inzage staat in het log.
Ja. Medewerkers, contracten en plaatsingen halen we op uit uw salarissoftware of backoffice, zodat een dossier automatisch de juiste cao en loonregeling krijgt. Ziekte- en herstelperioden en het doorbetalingspercentage gaan dezelfde weg terug, zodat de verloning en de doorbelasting aan de opdrachtgever kloppen zonder dubbel invoeren.
Een traject bij een extern bureau krijgt een eigen deel in het dossier, met opdracht, bureau, startdatum, voortgangsrapportages en evaluaties. De taken van spoor 1 blijven daarnaast gewoon doorlopen, zodat u kunt aantonen dat intern en extern werk beide serieus zijn onderzocht op het moment dat UWV daarom vraagt.
Ja, mits u ze apart kunt behandelen. Bij een uitzendovereenkomst met uitzendbeding loopt verzuim anders dan bij een payrollcontract met volledige loondoorbetaling. We leggen per contractsoort vast welke stappen, termijnen en betalingsregels gelden, zodat uw medewerkers niet uit het hoofd hoeven te weten welk regime bij welk dossier hoort.
Vraag dat eerst na. Voert u verzuim voor één werkgever met eigen medewerkers en volstaat het portaal van uw arbodienst, dan hebt u hier niets bij nodig. Zodra er opdrachtgevers moeten meekijken en aanleveren, contractsoorten verschillen en doorbelasting en verloning erin moeten, loopt u tegen de grenzen van een standaardpakket aan.
Wilt u elk verzuimdossier compleet hebben voordat UWV erom vraagt?
Vertel ons hoeveel payrollmedewerkers u verloont, welke salarissoftware en arbodienst u gebruikt en hoe opdrachtgevers nu ziek melden. We laten zien hoe het dossier, de poortwachteragenda en de inlenertoegang eruitzien.