Verzuim en poortwachterdossier software voor werkgevers laten maken
Appfront bouwt software die een ziekmelding omzet in een dossier met een eigen tijdlijn. De software zet de stappen uit de Wet verbetering poortwachter klaar, bewaakt de termijnen voor probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen en evaluaties, en verzamelt elk document voor het re-integratieverslag. Medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts, de leidinggevende ziet alleen inzetbaarheid en afspraken. Zodat een loonsanctie door een gat in het dossier niet meer kan gebeuren.
Wat is verzuim- en poortwachterdossier software?
Verzuim- en poortwachterdossier software legt per zieke medewerker vast wat er gebeurt vanaf de eerste ziektedag. De ziekmelding start een tijdlijn met de stappen uit de Wet verbetering poortwachter: probleemanalyse, plan van aanpak, periodieke evaluaties, de melding bij UWV in de 42e week, de eerstejaarsevaluatie en het re-integratieverslag. Elke taak heeft een eigenaar, een datum en een document dat eraan hangt.
Zonder zo'n dossier zit de kennis in losse mailboxen. Een leidinggevende meldt iemand ziek in het salarispakket, de arbodienst stuurt een probleemanalyse als pdf, HR zet een afspraak in de agenda en later neemt een andere casemanager het over. Bij de WIA-aanvraag blijkt een bijstelling van het plan van aanpak te ontbreken en moet de werkgever het loon langer doorbetalen.
Wij bouwen maatwerk omdat uw verzuimprotocol, uw contract met de arbodienst en uw cao-afspraken over loondoorbetaling bepalen welke stappen en rollen u nodig hebt. Wij sluiten aan op uw salarissysteem, uw HR-systeem en de terugkoppeling van de bedrijfsarts, en op uw eigen regels voor wie welk veld mag zien. Een generiek pakket kent uw eigen verzuimdrempels, functiegroepen en vestigingsafspraken niet.
Tijdlijn met wettelijke termijnen
Vanaf de ziekmelding staan de stappen uit de Wet verbetering poortwachter klaar met een datum en een eigenaar. Verschuift de eerste ziektedag, dan schuift de hele tijdlijn mee.
Dossier dat af is
Probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen, gespreksverslagen, arbeidsdeskundig onderzoek en spoor 2. Alles hangt aan het dossier en komt in de juiste volgorde in het re-integratieverslag.
Gescheiden rollen
De bedrijfsarts legt medische gegevens vast, de leidinggevende ziet alleen inzetbaarheid en afspraken. Per rol bepaalt u welke velden en documenten zichtbaar zijn en wat wordt vastgelegd.
Hoe wij uw verzuim- en poortwachterdossier software bouwen
We beginnen bij uw verzuimprotocol en een dossier van een lopend traject, zodat we zien welke stappen u nu met de hand bewaakt.
We lopen het traject door van ziekmelding tot WIA-aanvraag: wie meldt, wie belt de arbodienst, wie bewaakt de termijnen en welke documenten bij welke stap horen.
Medewerkers, contracten en leidinggevenden komen uit uw HR-systeem. We leggen vast welke rollen er zijn, wie medische gegevens mag zien en welke verzuimsoorten u gebruikt.
Ziek melden, hersteld melden, gesprekken vastleggen, documenten toevoegen en taken afvinken. Signalen gaan naar de eigenaar van de taak voordat een wettelijke termijn verloopt, met een overzicht voor HR.
We koppelen salaris, HR en de arbodienst, zetten de export voor het re-integratieverslag klaar en nemen de software in beheer met logging en periodieke controle.
Wat verzuim- en poortwachterdossier software concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk verzuimdossier terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw omvang, uw arbodienstverlening en of u zelf casemanagement doet.
Termijnen uit de wet
De tijdlijn rekent vanaf de eerste ziektedag en zet elke wettelijke stap klaar. Meldt iemand zich kort na herstel opnieuw ziek, dan telt de software door.
Signalen vooraf
De eigenaar van een taak krijgt bericht voordat de termijn verloopt, en HR ziet in één overzicht welke dossiers achterlopen en bij wie ze liggen.
Documenten bij het dossier
Probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen en evaluaties staan bij de medewerker, met versie, datum en ondertekening, klaar voor het re-integratieverslag.
Rollen en afscherming
Medische gegevens zijn alleen zichtbaar voor de bedrijfsarts en de bevoegde casemanager. Elke inzage en wijziging wordt vastgelegd en is later terug te zoeken.
Koppeling met salaris en HR
Ziek- en herstelmeldingen gaan naar het salarissysteem, mutaties in dienstverband en contracten komen terug. U voert gegevens één keer in, op één plek.
Stuurinformatie
Verzuimpercentage, meldingsfrequentie en gemiddelde duur per afdeling of vestiging, met de mogelijkheid om door te klikken naar de onderliggende dossiers.
Voor wie wij verzuim- en poortwachterdossier software bouwen
De software is bedoeld voor organisaties met eigen regie op verzuim waar meerdere mensen aan hetzelfde dossier werken.
Werkgevers met eigen regie
U voert zelf casemanagement en koopt alleen de bedrijfsarts in. De tijdlijn met termijnen en de taakverdeling tussen HR en leidinggevende zijn hier de kern van het systeem.
Arbodiensten en casemanagers
U werkt voor meerdere opdrachtgevers met elk een eigen protocol. Gescheiden klantomgevingen en rapportage per opdrachtgever zijn hier het belangrijkst.
Zorg en onderwijs
Roosters, inzetbaarheid en vervanging hangen aan elkaar. De koppeling met planning en de registratie van aangepast werk wegen hier het zwaarst.
Uitzend- en detacheringsbureaus
Veel korte contracten en wisselende inleners. Automatisch doortellen bij herhaald verzuim en overdracht van dossiers tussen vestigingen staan hier centraal.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het vastleggen en bewaken van verzuim- en re-integratiedossiers. Voor verzuim in het algemeen is er onze pagina over verzuimsoftware, voor arbodiensten onze pagina over arbodienst software, en voor de salarisadministratie onze pagina over de Loket.nl-koppeling. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw verzuim- en poortwachterdossier software?
Een poortwachterdossier is zo goed als de stap die niemand vergeet. Daar bouwen we op: elke taak heeft een eigenaar, een datum en een document.
Een gat in het dossier kost loondoorbetaling
UWV toetst bij de WIA-aanvraag of u genoeg hebt gedaan en of dat is vastgelegd. Ontbrekende evaluaties of bijstellingen leiden tot een verlenging van de loondoorbetaling.
Medische gegevens horen niet bij de leidinggevende
U mag vastleggen of iemand inzetbaar is en welke afspraken er zijn, niet wat iemand mankeert. Het rollenmodel dwingt die scheiding af in plaats van erop te vertrouwen.
Uw protocol is leidend, niet het pakket
Wij bouwen uw stappen, uw verzuimsoorten en uw afspraken met de arbodienst na. U past het proces niet aan omdat de software het anders heeft bedacht.
Security en privacy bij verzuim- en poortwachterdossier software
In het dossier staan persoonsgegevens, inzetbaarheid, afspraken en documenten van de bedrijfsarts. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en alleen toegankelijk voor de rollen die daar wettelijk bij mogen. Elke inzage, wijziging en download wordt gelogd. We richten bewaartermijnen per documentsoort in, volgens de AVG en bij zorgorganisaties NEN 7510.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met salaris-, HR- en arbosystemen werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over verzuim- en poortwachterdossier software
Vragen die HR-managers en casemanagers stellen voordat ze hiermee beginnen.
De software maakt van elke ziekmelding een dossier met een tijdlijn. De stappen uit de Wet verbetering poortwachter staan klaar met een datum en een eigenaar, van probleemanalyse en plan van aanpak tot de evaluaties en het re-integratieverslag. Documenten en afspraken hangen aan dat dossier, zodat bij de WIA-aanvraag alles bij elkaar staat.
Als werkgever niet. U mag registreren dat iemand ziek is, wat de verwachte inzetbaarheid is en welke afspraken zijn gemaakt. De bedrijfsarts legt de medische kant vast in een afgeschermd deel. Wij bouwen die scheiding in de rechten in, zodat een leidinggevende die velden niet opent en inzage wordt gelogd.
Ja. De wettelijke stappen liggen vast, maar daarnaast heeft bijna elke organisatie eigen afspraken: een belafspraak op een vaste dag, een gesprek met HR bij frequent verzuim of een extra evaluatie. Die stappen zetten we als eigen taken in dezelfde tijdlijn, met uw termijnen, uw rollen en uw formulieren.
Meldt een medewerker zich binnen vier weken na herstel opnieuw ziek, dan telt de wachttijd door op de eerdere periode. De software rekent dat automatisch door en verschuift de openstaande taken mee, zodat u niet per ongeluk een nieuwe tijdlijn start en een termijn mist.
Dat hangt af van wat uw arbodienst aanbiedt. Kan hun systeem gegevens uitwisselen, dan koppelen we de spreekuurafspraken en de terugkoppeling rechtstreeks. Is dat niet mogelijk, dan richten we een upload en een vaste indeling in, zodat documenten alsnog bij het juiste dossier belanden zonder dat iemand ze handmatig rondmailt.
Ja. De software zet de onderdelen van het re-integratieverslag in de juiste volgorde en levert één bestand met de bijbehorende documenten. U controleert het geheel voordat u het verstuurt, en u ziet in het scherm direct welke onderdelen nog ontbreken of nog niet zijn ondertekend door werkgever of medewerker.
Vraag dat eerst na. Veel HR- en salarispakketten hebben een verzuimmodule die ziekmeldingen en percentages bijhoudt, en voor kleinere organisaties met een volledige arbo-ontzorging is dat vaak genoeg. Maatwerk wordt interessant als u eigen regie voert, met meerdere systemen werkt, eigen protocolstappen hebt of dossiers voor meerdere opdrachtgevers beheert.
Wilt u een dossier dat compleet is voordat UWV erom vraagt?
Vertel ons hoeveel medewerkers u hebt, wie nu het casemanagement doet en in welke systemen de ziekmeldingen en documenten nu staan. We laten zien hoe de tijdlijn met termijnen, het afgeschermde deel voor de bedrijfsarts en de export van het re-integratieverslag eruitzien.