VCU-dossier en plaatsingsregistratie laten maken
Bij VCU zit het probleem in een woord: plaatsing. U bent de werkgever, maar het werk gebeurt bij de inlener, onder zijn risico's en met zijn instructies. Uw dossier moet laten zien dat de medewerker geschikt was voor precies dat werk, op precies die locatie, op precies dat moment. Bij honderden plaatsingen per jaar is dat geen personeelsdossier meer maar een keten.
Waarom VCU anders werkt dan VCA
VCA is er voor bedrijven die het werk zelf uitvoeren. VCU is er voor intermediairs: uitzendbureaus en detacheerders die personeel leveren aan bedrijven met risicovol werk. Dat verschil lijkt klein en het verandert het hele dossier, want u beoordeelt niet uw eigen werkplek maar die van iemand anders.
De kern is daarom de plaatsing. Per plaatsing moet duidelijk zijn welke risico's er speelden, welke opleidingseisen daaruit volgden, of de medewerker daaraan voldeed en welke informatie hij vooraf heeft gekregen. Verandert de plaatsing van locatie of van taak, dan verandert die hele reeks mee.
In de praktijk staat dat verspreid. De diploma's staan in het personeelssysteem, de inleenafspraken in de plaatsingsadministratie, de werkplekinformatie in een mail van de inlener en het bewijs dat de medewerker die heeft gelezen nergens. Bij een audit wordt precies die koppeling gevraagd: laat bij deze plaatsing zien dat het klopte. Het schema zelf en de actuele versie staan bij SSVV.
Hoe wij dit bouwen
Alles hangt aan één keuze: de plaatsing als eenheid. Zitten medewerker, inlener, functie en periode daaraan vast, dan volgt de rest van het dossier vanzelf.
Wie, bij welke inlener, in welke functie, op welke locatie en in welke periode. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de meeste systemen is de plaatsing een regel in een urenadministratie en geen dossier.
Welke opleiding, welk certificaat en welke medische geschiktheid horen bij welk soort werk. Die vertaling maakt u met uw veiligheidskundige; wij leggen haar vast als regel in plaats van als kennis bij de planner.
Elke sprint levert iets dat u kunt narekenen, en we beginnen bij de controle op het moment van plaatsen. Daar valt de winst, want een plaatsing tegenhouden is goedkoper dan een afwijking herstellen.
We lopen een aantal afgeronde plaatsingen na met de vragen die een auditor stelt. Wat dan niet in twee klikken te tonen is, passen we aan voordat we overdragen.
Wat de software concreet doet
Alles hangt aan de plaatsing. Welke onderdelen u nodig heeft, hangt af van het aantal plaatsingen en van hoe verschillend uw inleners zijn.
Plaatsing als dossier
Medewerker, inlener, functie, locatie en periode in één eenheid, met alles wat daaraan hangt. Bij een audit is dat het niveau waarop de vraag wordt gesteld, dus ook het niveau waarop het antwoord moet liggen.
Controle bij het plaatsen
Voldoet deze medewerker aan de eisen voor deze functie bij deze inlener, en zijn zijn certificaten nog geldig op de startdatum. Die vraag hoort beantwoord te zijn vóór de plaatsing en niet bij de audit.
Geldigheid die vooruitkijkt
Een certificaat dat halverwege de plaatsing verloopt, is een afwijking die u nu pas achteraf ziet. Het systeem toetst tegen de hele plaatsingsperiode en signaleert ruim van tevoren.
Werkplekinformatie van de inlener
De risico-informatie komt van de inlener en moet aantoonbaar bij de medewerker terechtkomen. Een vaste route waarin de inlener aanlevert en de medewerker bevestigt, vervangt de mailwisseling waarvan niets is terug te vinden.
Incidenten en bijna-ongevallen
Gebeurt er iets op de werkplek van de inlener, dan bent u als werkgever betrokken. Registratie met opvolging aan beide kanten, zodat het niet alleen in het systeem van de inlener terechtkomt.
Auditdossier per periode
Alles bij elkaar in de indeling waarin de auditor kijkt, met de openstaande punten zichtbaar. De voorbereiding wordt een controle in plaats van een reconstructie.
Voor wie wij bouwen
Hoe uiteenlopend uw inleners zijn en hoe vaak plaatsingen wisselen, bepaalt de zwaarte. Vier situaties.
Uitzendbureaus in techniek en industrie
Veel korte plaatsingen bij wisselende inleners. Hier gaat het om snelheid: de controle moet binnen de plaatsingsflow zitten, want een planner die apart moet nakijken, doet het niet. De plaatsingsgegevens komen meestal uit uw uitzendsoftware.
Detachering in de bouw en infra
Langere plaatsingen met projectspecifieke eisen en veel VCA-gerelateerde certificaten. Werkt uw inlener zelf onder VCA, dan raakt uw dossier het zijne; zie VCA-dossier, dat over uw eigen medewerkers op uw eigen werk gaat.
Technisch personeel bij installatiebedrijven
Plaatsingen waarbij aanwijzingen en bevoegdheden een rol spelen. Het knelpunt is dat de bevoegdheid bij de inlener wordt afgegeven terwijl u de werkgever blijft. Loopt er ook bevoegdheidsbeheer mee, zie dan competentiebeheer.
Productie en procesindustrie
Inleners met eigen poortinstructies en locatiegebonden eisen. Hier telt dat de werkplekinformatie per locatie verschilt en dat aantoonbaar moet zijn dat de juiste versie is gedeeld. Bij langere inzet raakt dit aan detacheringssoftware, die over de commerciële kant van de plaatsing gaat.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De controle moet in de plaatsingsflow zitten en niet ernaast. Een planner die onder tijdsdruk een tweede scherm moet openen, doet dat niet, en dan ontstaat precies de afwijking die u wilde voorkomen.
Waarom Appfront
De plaatsing is de eenheid
Niet de medewerker en niet de klant. Een auditor wijst een plaatsing aan en vraagt of het toen klopte; alles wat wij bouwen hangt daarom aan die eenheid.
Tegenhouden is goedkoper dan herstellen
Een plaatsing die niet had gemogen, is achteraf niet recht te zetten. Wij zetten de controle daarom vóór de bevestiging en niet in een maandrapportage.
De inlener hoort in het systeem
De risico-informatie komt van hem en het bewijs moet bij u liggen. Zolang dat per mail gaat, ontbreekt bij elke audit hetzelfde stuk.
Eerlijk over onze rol
Wij zijn geen veiligheidskundige en geen certificerende instelling. Welke eisen bij welk werk horen, bepaalt u; wij bouwen het systeem dat ze toepast en het bewijs bewaart.
Security en privacy
Een VCU-dossier bevat persoonsgegevens van uitzendkrachten: diploma's, certificaten en soms medische geschiktheidsverklaringen. Dat laatste is bijzonder gevoelig en hoort niet in hetzelfde scherm als de plaatsingsplanning. Wij scheiden die kanten en zetten de toegang tot gezondheidsgerelateerde gegevens apart, want een planner hoeft alleen te weten of iemand geschikt is, niet waarom niet.
Aan de inlenerkant speelt vertrouwelijkheid tussen klanten. Een inlener die in het portaal ziet welke medewerkers u elders plaatst, is een probleem dat u niet wilt hebben; elke inlener ziet daarom alleen zijn eigen plaatsingen. Verder is de registratie onveranderbaar: bij een audit of na een incident telt wat er op het moment van plaatsen bekend was, en een dossier dat achteraf is aangevuld heeft geen waarde. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het VCU-dossier
VCA is voor bedrijven die risicovol werk zelf uitvoeren; VCU is voor intermediairs die personeel leveren aan zulke bedrijven. Het verschil zit in de positie: u bent werkgever, maar de werkplek en de risico's zijn van een ander. Daarom draait het VCU-dossier om de plaatsing en het VCA-dossier om uw eigen werk en werknemers.
Omdat dezelfde medewerker bij de ene inlener wel geschikt is en bij de andere niet. De eisen volgen uit het werk en de locatie, niet uit de persoon. Een auditor wijst dan ook een plaatsing aan en vraagt of het op dat moment klopte. Een personeelsdossier kan die vraag niet beantwoorden, een plaatsingsdossier wel.
Ja, met een eigen beperkte ingang waarin hij alleen zijn eigen plaatsingen ziet. Daar levert hij de werkplekinformatie aan en ziet hij welke medewerkers zijn ingezet. Dat is meestal het onderdeel dat de meeste winst oplevert, omdat het de mailwisseling vervangt waarvan bij een audit niets is terug te vinden.
Dan is dat een afwijking, en de meeste systemen zien hem pas achteraf. Wij toetsen bij het plaatsen tegen de hele periode en signaleren ruim voor de vervaldatum, zodat er tijd is om te herscholen of te vervangen. Bij langere detacheringen is dit het punt dat het vaakst misgaat.
Door de bevestiging aan de plaatsing te hangen: welke versie van de informatie, wanneer gedeeld en wanneer bevestigd. Zolang dat per mail gaat, is er wel een verzonden bericht maar geen bewijs van ontvangst, en dat is precies wat een auditor vraagt.
Vaak wel, en dat is ook de bedoeling: uw uitzendsysteem blijft de bron voor medewerkers, plaatsingen en uren. Wij halen dat op en voegen de veiligheidskant toe. Welke koppeling mogelijk is hangt af van uw pakket; dat inventariseren we voordat we iets toezeggen. Dat gaat via koppelingen.
Juist dan loont het. Bij tientallen plaatsingen kan een planner het overzien; bij honderden niet, en dan ontstaan de afwijkingen die bij de jaarlijkse audit naar boven komen. De controle bij het plaatsen kost een seconde en voorkomt een gesprek achteraf dat niet meer op te lossen is.
Dat hangt af van het aantal inleners, of zij een eigen portaal krijgen en of er gekoppeld wordt met uw uitzendsysteem. De plaatsingscontrole is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op; het inlenersportaal kost meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning.
Een VCU-dossier laten bouwen?
Pak één plaatsing van vorig jaar en probeer te tonen dat het klopte. Waar u dan gaat zoeken, is precies waar het systeem moet aangrijpen. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software.