STEK dossier maken en onderhouden
Wie in Nederland aan het koudemiddelcircuit van een koel-, klimaat- of warmtepompinstallatie werkt, doet dat vanuit een STEK-erkend bedrijf met gediplomeerde monteurs, en legt elke lekdichtheidscontrole vast in het logboek van die installatie. Appfront bouwt de software waarin dat logboek zich vult op het moment van de handeling, met de koudemiddelbalans die er automatisch uit volgt.
Wat de F-gassenregels en STEK van u vragen
Sinds 11 maart 2024 geldt in alle lidstaten de nieuwe F-gassenverordening (EU) 2024/573. Die scherpt de regels aan rond lekcontrole en herstel, rond het gebruik en het verbod van bepaalde koudemiddelen, en stimuleert alternatieven met een lagere klimaatimpact. Voor uw bedrijf werkt dat op twee manieren door: in wat u aan een installatie mag doen en met welk middel, en in wat u daarover moet vastleggen.
De Nederlandse invulling loopt via STEK. Wie het koudemiddelcircuit aanlegt, vult, onderhoudt of buiten gebruik stelt, moet dat doen vanuit een STEK-gecertificeerd bedrijf en de handeling laten uitvoeren door een monteur met het bijbehorende F-gassendiploma. Uw erkenning wordt jaarlijks getoetst, en daarbij wordt gekeken of uw dossier klopt: welke monteur deed welke handeling, aan welke installatie, met welk middel en in welke hoeveelheid.
Het knelpunt is bijna nooit de vakkennis maar de administratie. Een monteur vult op locatie een formulier in, de bon gaat mee naar kantoor en iemand typt het over in het logboek. De koudemiddelbalans, die moet kloppen tussen wat er is ingekocht, bijgevuld en afgetapt, loopt dan ongemerkt scheef. Bij de audit valt dat op, en dan is het lastig te reconstrueren omdat de handelingen maanden geleden zijn gedaan.
Hoe wij uw STEK-software bouwen
Wij beginnen bij de handeling van de monteur op locatie. Als die registratie kort en volledig is, klopt het logboek en volgt de balans er vanzelf uit.
Welke installaties beheert u, met welk koudemiddel, welke vulling en welke controlefrequentie. Die frequentie hangt samen met de hoeveelheid koudemiddel uitgedrukt in CO2-equivalent en met de aanwezigheid van een lekdetectiesysteem; wij nemen die regels over uit de verordening en verzinnen ze niet.
Elke handeling aan het circuit krijgt een soort, een monteur met zijn diploma, een installatie en de hoeveelheid koudemiddel die erbij hoort. Diploma’s hebben een geldigheidsduur; die bewaking bouwen we meteen mee.
We werken in sprints en beginnen bij de registratie op locatie, want daar zit het volume en de meeste tijdwinst. Uw monteurs werken mee en gebruiken vroeg een tussenversie in een echte machinekamer.
We sluiten de koudemiddelbalans op de inkoop en de cilinders, en lopen voor de overdracht het dossier na met de vragen die bij de jaarlijkse toetsing worden gesteld. Daarna dragen we over aan uw bedrijfsbureau.
Wat de software concreet doet
Zes onderdelen die samen het dossier vormen. Welke u nodig heeft, hangt af van hoeveel installaties u beheert en of u ook zelf koudemiddel inkoopt.
Logboek per installatie
Alle handelingen aan één installatie op één plek: lekdichtheidscontroles, bijvullen, aftappen, onderhoud en reparaties, met datum, monteur en hoeveelheid. Dat logboek hoort bij de installatie en gaat mee als het beheer overgaat naar een andere partij.
Scannen bij de installatie
Een code op de installatie opent het juiste logboek en toont de vulling, het middel en de vorige controle. In een machinekamer met acht vrijwel identieke units voorkomt dat de meest voorkomende fout: registreren onder de verkeerde installatie.
Monteurs en hun diploma’s
Per monteur welk F-gassendiploma hij heeft en tot wanneer. Alleen wie bevoegd is kan een handeling aan het circuit vastleggen, en het systeem waarschuwt ruim voordat een diploma verloopt zodat hercertificering te plannen is.
Koudemiddelbalans die sluit
Wat er is ingekocht, wat er in cilinders zit, wat er is bijgevuld en wat er is afgetapt of afgevoerd. De balans wordt doorlopend bijgewerkt in plaats van aan het einde van het jaar gereconstrueerd, waardoor een verschil opvalt zolang het nog te verklaren is.
Controlefrequentie per installatie
De frequentie van de lekdichtheidscontrole volgt uit de hoeveelheid koudemiddel in CO2-equivalent en uit de vraag of er een lekdetectiesysteem aanwezig is. Het systeem rekent dat per installatie uit en plant vooruit.
Lekkage en herstel
Wordt er een lek vastgesteld, dan start een vaste route: herstellen, en daarna binnen de gestelde termijn een hercontrole. Die blijft openstaan tot ze is uitgevoerd, want juist die tweede controle wordt in de praktijk vergeten.
Voor wie wij bouwen
Vier soorten organisaties. Het verschil zit in of u beheert voor derden of voor uzelf, en in de omvang van de koudemiddelvoorraad.
Koeltechnische bedrijven
De kern. Uw erkenning hangt aan de kwaliteit van het dossier en uw marge aan hoeveel tijd een monteur kwijt is aan administratie. Vaak in combinatie met een werkbon-app, want de handeling en de bon horen bij elkaar.
Retail, foodservice en logistiek
Veel koelinstallaties over meerdere vestigingen, vaak beheerd door een externe partij. Uw vraag is aantoonbaarheid en overzicht: waar staat een controle open en klopt de balans per locatie.
Zorg, datacenters en industrie
Klimaatinstallaties waarvan uitval direct gevolgen heeft, met een eigen technische dienst. Hier loopt STEK samen met het reguliere onderhoud en is één planning logischer dan twee.
Vastgoed- en facilitair beheer
U beheert gebouwen met klimaatinstallaties en huurt het koeltechnische werk in. Dan gaat het om het opvragen en bewaken van andermans dossier, naast uw eigen facilitaire processen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw werkwijze. Machinekamers, kelders en daken hebben zelden dekking, dus offline werken is een voorwaarde. Wat wij niet doen is de registratie namens u indienen; het dossier is van u en blijft bij u.
Waarom Appfront
Registreren bij de installatie
Elke stap tussen handeling en logboek is een plek waar iets wegvalt of onder de verkeerde unit belandt. Wij bouwen zo dat vastleggen ter plekke sneller is dan een bon invullen.
De balans is de audittest
Bij de toetsing wordt doorgerekend of inkoop, vulling en afvoer op elkaar aansluiten. Door die balans doorlopend bij te werken, ziet u een verschil terwijl het nog te verklaren is.
Bevoegdheid vooraf, niet achteraf
Een monteur zonder geldig diploma moet de handeling niet kunnen vastleggen. Dat is een controle bij de invoer, geen bevinding in een maandrapportage.
Naast wat er al draait
Uw planning, facturatie en voorraad blijven staan. Wij bouwen de laag ertussen via koppelingen, zodat een handeling niet op twee plekken wordt ingevoerd.
Security en privacy
Het dossier bevat persoonsgegevens van uw monteurs: naam, diploma en welke handeling zij wanneer hebben uitgevoerd. Dat is nodig om te kunnen aantonen dat een bevoegde het deed, en het raakt tegelijk aan hun vakbekwaamheid. Wij gebruiken die vastlegging alleen daarvoor en richten rapportages op de installatie en de balans, niet op productiecijfers per monteur.
Daarnaast werkt u met gegevens over de installaties van uw opdrachtgevers, inclusief lekkages en openstaande gebreken. Dat is informatie die niet naar andere klanten hoort te lekken. Toegang gaat daarom per opdrachtgever, met een portaal dat alleen de eigen installaties toont. Een vastgelegde handeling is niet stilzwijgend te wijzigen: een correctie is zichtbaar als correctie en overschrijft het origineel niet, want een logboek dat achteraf ongemerkt aan te passen is, heeft bij de toetsing geen waarde. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het STEK-dossier
Verordening (EU) 2024/573 is sinds 11 maart 2024 in alle lidstaten van kracht. Zij scherpt de regels aan rond lekcontrole en het herstellen van lekkages, rond het gebruik en het uitfaseren van bepaalde koudemiddelen, en stimuleert alternatieven met een lagere klimaatimpact. Voor uw administratie betekent het vooral dat wat u vastlegt strakker moet aansluiten op wat u werkelijk doet. Wat er precies voor uw installaties geldt, hangt af van het middel en de vulling; dat lopen we in de verkenning per installatietype door.
De frequentie volgt uit de hoeveelheid koudemiddel in de installatie, uitgedrukt in CO2-equivalent, en uit de vraag of er een lekdetectiesysteem aanwezig is. Meer koudemiddel betekent vaker controleren; een lekdetectiesysteem kan de frequentie verlagen. Omdat dat een berekening per installatie is en niet een vaste termijn, laten wij het systeem hem uitrekenen in plaats van hem per klant handmatig in te stellen.
Een monteur met het bijbehorende F-gassendiploma, werkend vanuit een STEK-gecertificeerd bedrijf. Beide zijn nodig: het diploma zit bij de persoon, de erkenning bij het bedrijf. Wij bouwen die bevoegdheid in als controle bij de invoer, zodat een handeling niet kan worden vastgelegd door iemand zonder geldig diploma. Dat is prettiger dan het achteraf constateren bij de toetsing.
Het is de aansluiting tussen wat u heeft ingekocht, wat er in uw cilinders zit, wat er is bijgevuld in installaties en wat er is afgetapt of afgevoerd. Bij de jaarlijkse toetsing wordt dat doorgerekend. Loopt de balans scheef, dan is de vraag waar het koudemiddel is gebleven, en dat is maanden later lastig te beantwoorden. Door de balans doorlopend bij te werken, valt een verschil op zolang de monteur zich de klus nog herinnert.
Ja, en dat is voor dit werk een voorwaarde. Machinekamers, koelcellen, kelders en daken hebben slechte dekking, en juist daar staan de installaties. De app slaat lokaal op en synchroniseert zodra er verbinding is, met zichtbaar welke handelingen nog niet zijn verstuurd. Wat we expliciet ontwerpen is wat er gebeurt als twee monteurs offline aan dezelfde installatie hebben gewerkt.
Dan geldt dat u het herstelt en daarna binnen de gestelde termijn een hercontrole uitvoert om vast te stellen dat het herstel effectief was. Die tweede controle is het onderdeel dat in de praktijk het vaakst blijft liggen, omdat de urgentie na de reparatie weg is. Wij bouwen hem daarom als een taak die openstaat en oploopt in urgentie tot hij is uitgevoerd, met de uitkomst in hetzelfde logboek.
Ja, en dat scheelt uw bedrijfsbureau veel vragen. Elke opdrachtgever krijgt een portaal waarin hij zijn eigen installaties ziet, met de uitgevoerde controles, de openstaande punten en de eerstvolgende termijn. Voor beheerders met meerdere vestigingen is dat het meest gevraagde onderdeel. Gaat het beheer over naar een andere partij, dan gaat het logboek mee; het hoort bij de installatie en niet bij u.
Dat hangt af van het aantal installaties, of u zelf koudemiddel inkoopt en welke koppelingen u wilt met werkbon, facturatie en voorraad. De registratie op locatie is doorgaans snel bruikbaar en levert het meeste op. Het sluiten van de koudemiddelbalans op uw inkoop kost meer werk, omdat daar uw voorraadadministratie bij komt kijken. Een onderbouwde inschatting geven we na de verkenning.
Een STEK-dossier laten bouwen?
Vertel hoeveel installaties u beheert en hoe het logboek nu wordt bijgehouden, dan denken we mee over de registratie op locatie, de koudemiddelbalans en de bewaking van diploma’s en termijnen. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een app.