Zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen laten maken
Appfront bouwt zorgplichtdossiers voor assurantietussenpersonen: per klant het advies vastgelegd met de overwegingen en het besluit, de periodieke check gepland en aantoonbaar gedaan, wijzigingen in de situatie van de klant met de opvolging erbij, en een dossier dat bij een toezichthouder of een klacht in één keer te tonen is. Zodat de zorgplicht geen map is die u hoopt nooit open te hoeven doen.
Wat is zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen?
De zorgplicht van een tussenpersoon houdt niet op bij het afsluiten. Tijdens de looptijd moet de adviseur de klant informeren over wezenlijke wijzigingen, periodiek nagaan of het product nog past en dat alles kunnen aantonen. Een zorgplichtdossier legt per klant vast wat is geadviseerd en waarom, wanneer de laatste check was en wat daaruit kwam, welke wijzigingen in de situatie van de klant bekend zijn en wat daarmee is gedaan. Het dossier is de bewijslast, en de software zorgt dat hij compleet is voordat iemand erom vraagt.
Zonder zo'n dossier zit de zorgplicht verspreid: het advies in een rapport, de overwegingen in het hoofd van de adviseur, de nazorg in een agendanotitie die is verschoven, de wijziging van de klant in een e-mail. Bij een klacht of een onderzoek van de toezichthouder moet iemand dat reconstrueren, en wat niet te vinden is, is niet gebeurd. Een tussenpersoon met duizend klanten kan dat niet per klant bijhouden zonder systeem.
Wij bouwen maatwerk omdat het dossier moet aansluiten op uw CRM en uw polissysteem, op de producten die u adviseert en op de manier waarop uw adviseurs werken. Een CRM kent klanten en contactmomenten, maar geen adviesstructuur, geen periodieke check per product en geen dossier dat in één keer toonbaar is. Dat is de laag die wij erbovenop bouwen.
Advies vastgelegd
Per advies het klantprofiel, de overwegingen, de alternatieven en het besluit, met de documenten erbij. Vastgelegd op het moment van adviseren, niet achteraf.
Periodieke check gepland
Per klant en product de termijn voor een check, de vragen die erbij horen, de uitkomst en de actie. Wat verloopt, staat op een lijst.
Wijzigingen met opvolging
Een verhuizing, een nieuwe baan, een wijziging in gezinssituatie of risico: gesignaleerd, vastgelegd en gekoppeld aan de producten die het raakt, met wat ermee is gedaan.
Hoe wij uw zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen bouwen
We beginnen bij de laatste klacht of het laatste onderzoek: wat werd gevraagd, wat was te vinden, wat niet. Daar volgt het dossier uit.
Welke producten u adviseert, welke zorgplichteisen daarbij horen, hoe advies en nazorg nu worden vastgelegd en wat het CRM en het polissysteem al bieden. We kijken naar wat bij een klacht moest worden gereconstrueerd.
De adviesstructuur per productsoort, het klantprofiel, de overwegingen en het besluit, met documenten en handtekening. Gekoppeld aan de klant in het CRM.
De termijnen per product, de vragenlijst per check, de uitkomst en de actie, en de signalering van wijzigingen uit CRM, polissysteem en klantcontact.
Het dossier per klant als één toonbaar geheel, de rapportage over compleetheid, en daarna beheer en nieuwe producten of eisen.
Wat zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke tussenpersoon terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw producten en van wat uw CRM al vastlegt.
Adviesvastlegging
Per advies een gestructureerd dossier: klantprofiel, doelstellingen, overwegingen, alternatieven, besluit en documenten, met datum en adviseur.
Checkplanning
Per klant en product de termijn voor een periodieke check, met een vragenlijst die past bij het product en een lijst van wat verloopt.
Signalering van wijzigingen
Wijzigingen in de situatie van de klant uit CRM, polissysteem en contact, gekoppeld aan de producten die ze raken en met een opvolgtaak.
Compleetheidscontrole
Per dossier wat ontbreekt: een advies zonder overwegingen, een check zonder uitkomst, een wijziging zonder opvolging. Voor de adviseur en de compliance.
Toonbaar dossier
Per klant het hele dossier als één overzicht met tijdlijn, te exporteren voor een toezichthouder, een klachteninstituut of de klant zelf.
Rapportage
Per adviseur en per kantoor de stand: dossiers compleet, checks op tijd, open opvolging. De cijfers voor de compliance-officer en de directie.
Voor wie wij zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen bouwen
De software is bedoeld voor kantoren waar de zorgplicht een dagelijkse verplichting is en waar aantoonbaarheid het verschil maakt bij een klacht of een onderzoek.
Assurantietussenpersonen
Particuliere en zakelijke schadeverzekeringen met een doorlopende zorgplicht. De periodieke check en de signalering van wijzigingen zijn de kern.
Financieel adviseurs
Hypotheken, levensverzekeringen en vermogensopbouw met zware adviesvastlegging. De adviesstructuur en het toonbare dossier tellen het meest.
Volmachtkantoren
Adviseren én accepteren onder volmacht, met eisen van de maatschappij erbij. De rapportage aan de maatschappij en de compleetheidscontrole zijn wat nodig is.
Kantoren met meerdere vestigingen
Adviseurs op verschillende plekken met dezelfde eisen. De uniforme adviesstructuur en het overzicht per kantoor zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het aantoonbaar maken van de zorgplicht. Voor het kantoor als geheel is er onze pagina over assurantiekantoor software, en voor het automatiseren van het adviesproces met AI onze pagina over AI voor de assurantietussenpersoon. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen?
Een zorgplichtdossier is bewijs van wat u hebt gedaan. Het moet ontstaan tijdens het werk, niet ervoor of erna. Daar bouwen we op.
Vastleggen is onderdeel van adviseren
De adviesstructuur is het werkscherm van de adviseur. Wat hij invult om te adviseren, is het dossier. Geen aparte administratie achteraf.
De check komt naar de adviseur
Niet een agendanotitie die wordt verschoven, maar een lijst van wat deze maand moet, met de vragen erbij. Wat niet is gedaan, blijft zichtbaar.
Toonbaar in één keer
Bij een klacht of een onderzoek is het dossier één overzicht met een tijdlijn. Geen reconstructie uit e-mails, geen weekend zoeken.
Security en privacy bij zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen
Zorgplichtdossiers bevatten persoonsgegevens, financiële gegevens en soms gezondheidsgegevens. Toegang is per rol ingericht: de adviseur ziet zijn klanten, de compliance-officer alle dossiers, en elke inzage en wijziging wordt gelogd. Dossiers worden versleuteld bewaard zolang de bewaarplicht vraagt, en daarna aantoonbaar verwijderd.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met CRM en polissystemen werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over zorgplichtdossier software voor assurantietussenpersonen
Vragen die tussenpersonen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij legt per klant het advies vast met overwegingen en besluit, plant de periodieke check per product en registreert de uitkomst, signaleert wijzigingen in de situatie van de klant met een opvolgtaak, en maakt per klant een dossier dat in één keer toonbaar is voor een toezichthouder, een klachteninstituut of de klant.
Nee. Het CRM blijft de bron van klanten en contactmomenten; de zorgplichtsoftware is de laag erbovenop die de adviesstructuur, de checks en het toonbare dossier toevoegt. Klanten en polissen komen uit het CRM en het polissysteem; het dossier hangt eraan.
Dat hangt af van het product en van uw eigen beleid; de wet vraagt dat u de klant tijdens de looptijd informeert en nagaat of het product nog past. In de software stelt u per productsoort een termijn in, en de check komt op de lijst van de adviseur als hij verloopt. Wat u afspreekt, wordt bewaakt.
De wijziging wordt gesignaleerd, uit het CRM, het polissysteem of een contactmoment, en gekoppeld aan de producten die ze raakt. De adviseur krijgt een opvolgtaak: beoordelen of het product nog past, de klant informeren, en dat vastleggen. Zo is een wijziging nooit alleen een adreswijziging.
Ja, dat is het doel. Per klant het hele dossier als één overzicht met tijdlijn en documenten, te exporteren als pdf of bestand. Bij een klacht bij het klachteninstituut is hetzelfde overzicht de basis van uw verweer, en de klant kan zijn eigen dossier opvragen.
Ja. De adviesstructuur verschilt per productsoort, en voor hypotheken en leven is hij uitgebreider dan voor schade. De software kent per soort een eigen structuur en eigen checktermijnen. Een kantoor dat beide adviseert, gebruikt één dossier per klant met per product de passende structuur.
Vraag dat eerst na. Sommige CRM's voor de branche hebben een adviesmodule, en die kan genoeg zijn voor een klein kantoor. Maatwerk heeft zin als de periodieke check en de signalering van wijzigingen nu handwerk zijn, als het dossier bij een klacht moet worden gereconstrueerd, of als u meerdere productsoorten met eigen eisen adviseert.
Uw zorgplicht aantoonbaar, zonder reconstructie?
Vertel ons welk CRM en polissysteem u gebruikt, welke producten u adviseert en wat bij de laatste klacht of het laatste onderzoek moest worden opgezocht. We laten zien hoe het adviesdossier, de checkplanning en het toonbare dossier eruitzien.