Materieeluitgifte software voor eventcatering laten maken
Appfront bouwt software waarmee cateraars het materieel per event beheren: de paklijst die uit de offerte volgt, de uitgifte in het magazijn met een scan of een telling, de retour na afloop met breuk en verlies, en de verrekening met de klant of de verhuurder. Zodat glaswerk, servies, linnen en apparatuur niet verdwijnen tussen de bus en de nacalculatie.
Wat is materieeluitgifte software voor eventcatering?
Materieeluitgifte software voor eventcatering volgt elk stuk materieel van het magazijn naar het event en terug. De paklijst komt uit de offerte: zoveel gasten, dit menu, dus zoveel borden, glazen, bestek, linnen en apparatuur. In het magazijn wordt uitgegeven met een scan of een telling per krat, op locatie wordt eventueel bijgeleverd, en na afloop wordt geteld wat terugkomt. Wat ontbreekt of kapot is, staat per event vast en wordt verrekend met de klant of de verhuurder.
Zonder zo'n systeem is de paklijst een print die in de bus wordt afgevinkt, is de retour een schatting op maandagochtend, en wordt breuk pas ontdekt bij het volgende event als er glazen tekort zijn. De verrekening met de klant komt te laat of niet, en de verhuurder van de koelwagen rekent verlies dat u niet kunt controleren. Aan het eind van het seizoen mist er materieel zonder dat iemand weet bij welk event het is gebleven.
Wij bouwen maatwerk omdat het materieel en de werkwijze per cateraar verschillen. De een werkt met eigen voorraad in kratten per soort, de ander huurt het grootste deel bij en geeft per event door. De paklijst volgt uit uw eigen offertes en uw eigen normen per gast, en de verrekening uit uw eigen voorwaarden. De software hoort dat te volgen, met de offerte- en voorraadsystemen die u al gebruikt.
Paklijst uit de offerte
Aantal gasten en menu bepalen de lijst: per soort de aantallen, per krat de samenstelling, met uw eigen normen per gast. Aanpassen op locatie blijft mogelijk.
Uitgifte en retour geteld
Scan per krat of telling per soort bij uitgifte en bij retour, op de tablet in het magazijn of op locatie. Het verschil is de breuk en het verlies.
Verrekening per event
Breuk en verlies per soort, tegen de afspraken in de offerte, als regel op de nacalculatie en de factuur, en apart voor het gehuurde materieel.
Hoe wij uw materieeluitgifte software voor eventcatering bouwen
We beginnen bij de paklijst zoals hij nu wordt gemaakt en bij de manier waarop de retour wordt geteld. Daar zit het verschil tussen een lijst en een sluitende administratie.
Welk materieel u heeft en huurt, hoe kratten zijn samengesteld, hoe de paklijst nu uit de offerte komt en hoe retour en breuk worden vastgesteld. We kijken ook naar de verrekening met klant en verhuurder.
Het materieel per soort en per krat, met de normen per gast en per menu, en de paklijst die uit de offerte volgt en per event is aan te passen.
Scannen of tellen bij uitgifte en retour, bijlevering op locatie, en het verschil per soort als breuk of verlies, met foto waar dat nodig is.
Breuk en verlies naar de nacalculatie en de factuur, gehuurd materieel apart naar de verhuurder, en voorraad per magazijn. Daarna nemen we de software in beheer.
Wat materieeluitgifte software voor eventcatering concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke cateraar terug. Welke u nodig hebt, hangt af van hoeveel u zelf bezit, hoeveel u huurt en hoe u verrekent.
Materieelregister
Per soort de aantallen, de kratsamenstelling, de vervangingswaarde en de locatie, met eigen en gehuurd materieel apart.
Paklijst per event
Uit de offerte, met normen per gast en per menu, aan te passen tot het moment van uitgifte en met een versie per wijziging.
Uitgifte en retour
Scan per krat of telling per soort, op tablet, bij vertrek, op locatie en bij terugkomst, ook zonder bereik.
Breuk en verlies
Het verschil per soort per event, met foto en reden, als regel voor de nacalculatie en de factuur.
Verrekening verhuurder
Gehuurd materieel per event met de retour en het verlies, als controle op de factuur van de verhuurder.
Voorraad en planning
Wat er in het magazijn staat, wat onderweg is en wat voor de komende events nodig is, met tekorten vooraf zichtbaar.
Voor wie wij materieeluitgifte software voor eventcatering bouwen
De software is bedoeld voor cateraars waar het materieel een grote post is en waar breuk en verlies nu pas achteraf of nooit worden ontdekt.
Eventcateraars
Meerdere events per week met elk een eigen paklijst. Uitgifte en retour per event maken zichtbaar waar materieel blijft.
Partycateraars en traiteurs
Kleinere events, veel bijlevering en veel eigen materieel. De telling bij retour houdt de voorraad kloppend.
Verhuurders van cateringmaterieel
U geeft uit aan cateraars en wilt breuk en verlies per klant sluitend verrekenen, met de telling als bewijs.
Cateraars met meerdere magazijnen
Materieel op meerdere locaties en tussen locaties onderweg. De voorraad per magazijn en de planning voorkomen tekorten.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het materieel per event. Voor de planning van het event zelf, van offerte tot draaiboek, is er onze pagina over evenementenplanning software, en voor verhuur als hoofdactiviteit onze pagina over verhuursoftware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw materieeluitgifte software voor eventcatering?
Een materieeladministratie sluit alleen als de retour net zo precies wordt geteld als de uitgifte. Daar bouwen we op.
Tellen waar het gebeurt
Op de tablet bij de laadklep en op locatie, per krat, in een minuut. Een telling die op kantoor moet worden overgetikt, wordt een schatting.
De paklijst uit uw offerte
Uw normen per gast, uw kratten, uw menu's. De lijst volgt uit de offerte die u al maakt, niet uit een tweede invoer.
Verrekening met bewijs
Breuk en verlies per event met telling en foto. Dat is wat u nodig hebt bij de klant en bij de verhuurder.
Security en privacy bij materieeluitgifte software voor eventcatering
Paklijsten en verrekeningen bevatten klantgegevens en prijsafspraken. Toegang is per rol geregeld: het magazijn ziet de lijsten, de locatie de uitgifte en retour, kantoor de verrekening. Elke telling wordt gelogd met gebruiker, tijdstip en plaats.
Een afgesloten retour met verrekening wordt niet meer gewijzigd; een correctie is een nieuwe telling met verwijzing naar de oude. Zo is bij een discussie met de klant of de verhuurder na te lezen wat er wanneer is geteld.
Veelgestelde vragen over materieeluitgifte software voor eventcatering
Vragen die cateraars stellen voordat ze hiermee beginnen.
Ze maakt per event een paklijst uit de offerte, laat het magazijn uitgeven en de retour tellen met een scan of per soort, stelt breuk en verlies per event vast en verrekent dat met de klant of de verhuurder. De voorraad per magazijn en de behoefte voor komende events staan erbij.
Uit het aantal gasten, het menu en uw eigen normen: zoveel borden per gang, zoveel glazen per gast, welke apparatuur bij welk menu. Die normen legt u één keer vast; de lijst volgt per event en is tot de uitgifte aan te passen, met een versie per wijziging.
Niet per se. Kratten met een vaste samenstelling krijgen een code en worden per krat gescand; losse soorten worden per aantal geteld. Wat u scant en wat u telt, hangt af van de waarde en van hoe vaak het kwijtraakt. Beide werken op dezelfde tablet.
Het verschil tussen uitgifte en retour per soort is de breuk en het verlies van dat event. Tegen de afspraken in de offerte wordt dat een regel op de nacalculatie en de factuur, met de telling en de foto's als bewijs. Gehuurd materieel gaat apart naar de verhuurder.
Ja. Tellingen op locatie worden op de tablet bewaard en gaan door zodra er verbinding is, met het echte tijdstip. Bij events in tenten, kelders en op het strand is dat geen luxe.
Ja, dat is het uitgangspunt. Eigen materieel gaat terug naar uw voorraad, gehuurd materieel naar de verhuurder, met per event de telling die u naast zijn factuur legt. Een verhuurder die verlies rekent dat u niet heeft, ziet u dan meteen.
Ja. De paklijst leest de offerte, de verrekening gaat naar de factuur, en de voorraad kan naar uw boekhouding. We sluiten aan op de pakketten die u gebruikt; de software wordt geen tweede offertesysteem.
Uw materieel sluitend per event?
Vertel ons hoeveel events u per week doet, wat u zelf bezit en wat u huurt, en hoe de retour nu wordt geteld. We laten zien hoe de paklijst en de telling eruitzien en wat het aan breuk en verlies zichtbaar maakt.