Liftkeuringsdossier software voor liftbeheerders laten maken
Appfront bouwt software die per liftinstallatie vastlegt welk certificaat geldig is, wanneer de volgende keuring in de gebruiksfase valt en welke afkeurpunten nog openstaan. De software plant keuringen bij de aangewezen keuringsinstantie, bewaart rapporten en certificaten bij de juiste installatie en bewaakt de hersteltermijn per punt. Zodat u niet langer in mappen en mailboxen hoeft te zoeken om aan te tonen dat een lift gekeurd en goedgekeurd is.
Wat is software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer?
Software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer is een systeem dat per liftinstallatie bijhoudt welke keuringen zijn uitgevoerd, welk certificaat daarbij hoort en tot wanneer het geldig is. U ziet per installatie de locatie, het installatienummer, de keuringsinstantie, het laatste rapport, de openstaande afkeurpunten en de datum waarop de volgende keuring in de gebruiksfase moet plaatsvinden. Documenten hangen aan de installatie, niet aan een map.
Zonder zo'n dossier zit de waarheid verspreid over een planningsbestand, de mailbox van de beheerder en een stapel pdf's met namen als scan_lift3_def2. Een beheerder krijgt een vraag van een gebouweigenaar over een lift in een zorgcomplex en moet drie mensen bellen om het geldige certificaat boven water te krijgen. Of een herkeuring wordt gepland terwijl het afkeurpunt uit het vorige rapport nog niet is hersteld.
Wij bouwen maatwerk omdat uw installatiebestand, uw contractvormen en uw afspraken met keuringsinstanties nergens standaard in passen. De nummering van installaties, de rolverdeling tussen beheerder, monteur en opdrachtgever, de koppeling met uw onderhoudssysteem en vastgoedbeheerpakket: dat zijn uw regels. Een generiek documentmanagementpakket kent geen keuringstermijn per installatie, geen afkeurpunt met hersteltermijn en geen onderscheid tussen een certificaat en een rapport. Maatwerk kent die begrippen wel.
Installatieregister
Elke liftinstallatie met locatie, bouwjaar, fabrikant, installatienummer, contractvorm en verantwoordelijke beheerder. Eén regel per lift waar certificaten, rapporten, keuringen, storingen en openstaande afkeurpunten aan hangen, met hun volledige historie.
Certificaten en rapporten
Het certificaat van de keuringsinstantie en het bijbehorende rapport staan bij de installatie, met geldigheid, uitgevende instantie en versie. Oude documenten blijven bewaard in het dossier.
Keuringsplanning en afkeurpunten
Per installatie de datum van de volgende keuring in de gebruiksfase, de geplande afspraak en elk afkeurpunt met hersteltermijn, verantwoordelijke en de herkeuring die het punt afsluit.
Hoe wij uw software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer bouwen
We beginnen bij uw huidige planningsbestand en de map met gescande certificaten, en bekijken per installatie wat er nu wel en niet in staat.
We lopen door uw lijst met liftinstallaties, de nummering, de contractvormen en de keuringsinstanties waarmee u werkt. Daarin ziet u direct welke dossiers incompleet zijn en waar dubbelingen zitten.
We richten het installatieregister in, zetten uw bestaande certificaten en rapporten over naar de juiste installatie en leggen vast welke documenttypen u onderscheidt en welke velden verplicht zijn.
Keuring inplannen, rapport inlezen, afkeurpunt uitzetten bij een monteur, herstel vastleggen en herkeuring afronden. Beheerders zien per locatie wat er deze maand speelt en wat over tijd dreigt te raken.
We koppelen het dossier aan uw onderhoudssysteem, vastgoedbeheerpakket en documentopslag, zetten rollen en meldingen goed en nemen het beheer over zodra uw beheerders ermee werken.
Wat software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk liftkeuringsdossier terug. Welke u nodig hebt, hangt af van het aantal installaties, uw contractvormen en de partijen die in het dossier moeten kijken.
Installatieregister
Alle liftinstallaties met locatie, technische gegevens, eigenaar en beheerder, zodat elk document en elke keuring aan de juiste installatie hangt.
Keuringsagenda
Per installatie de termijn voor de keuring in de gebruiksfase, de geplande afspraak met de keuringsinstantie en de ruimte tot de uiterste datum.
Certificaatbewaking
Signalen zodra een certificaat zijn geldigheid nadert of een rapport ontbreekt, per installatie, per locatie en per portefeuille, bij de beheerder die erover gaat.
Afkeurpunten
Elk punt uit een rapport als eigen regel met ernst, hersteltermijn, verantwoordelijke monteur en de herkeuring waarmee het punt wordt afgesloten.
Documentdossier
Certificaten, rapporten, onderhoudsbonnen, foto's en correspondentie per installatie, met versies, uploaddatum en de bewaartermijn die u voor uw keuringsdossiers hanteert.
Rollen en toegang
Beheerders, monteurs, opdrachtgevers en keuringsinstanties zien alleen de installaties, documenten en punten die bij hun rol en hun portefeuille horen.
Voor wie wij software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer bouwen
De software is bedoeld voor organisaties met een portefeuille liftinstallaties waar keuringen, certificaten en herstelpunten aantoonbaar op orde moeten zijn.
Liftonderhoudsbedrijven
Werken met contracten per installatie en monteurs in het veld. De kern is het afkeurpunt: van rapport naar werkbon naar herkeuring, zonder tussenstap in de mailbox.
Woningcorporaties
Beheren liften verspreid over complexen en wijken. De kern is het overzicht per complex en de aantoonbaarheid richting bewoners, toezicht en de eigen auditafdeling.
VvE-beheerders
Verantwoorden keuringen per vereniging en per gebouw. De kern is het dossier dat u zonder zoeken aan een bestuur kunt laten zien, inclusief kosten en herstelpunten.
Vastgoed- en zorgorganisaties
Hebben liften die geen dag stil mogen staan. De kern is de keuringsagenda, met planning die rekening houdt met gebruik, bereikbaarheid en vervangend vervoer.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het vastleggen en bewaken van keuringen en certificaten van liftinstallaties. Voor keuringsbedrijven is er onze pagina over inspectieplanning software, voor hijs- en hefmiddelen onze pagina over de keuringsapp met certificaatbeheer, en voor monteurs in het veld onze pagina over een inspectie-app. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer?
Een keuringsdossier is zo goed als het document dat u binnen een minuut kunt laten zien. Daar bouwen we op: één installatie, één dossier, één bron voor de geldigheid.
Het dossier volgt de installatie, niet de map
Verhuist een lift naar een andere beheerder of een ander contract, dan verhuist het hele dossier mee. Certificaten en rapporten blijven aan de installatie hangen, met hun hele historie.
Een verlopen certificaat valt op voordat het verloopt
De software rekent uit welke keuringen in zicht komen en meldt dat bij de beheerder die erover gaat, niet in een algemeen postvak dat niemand opent.
Een afkeurpunt is pas klaar na de herkeuring
Herstel melden is niet hetzelfde als afsluiten. Het punt blijft open tot de keuringsinstantie het heeft gezien, zodat uw cijfers kloppen met de werkelijkheid in het gebouw.
Security en privacy bij software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer
In het dossier staan locatiegegevens, technische gegevens van installaties, keuringsrapporten, certificaten en namen van beheerders en monteurs. Toegang richten we per rol en per portefeuille in: een monteur ziet zijn werk, een opdrachtgever zijn eigen gebouwen. Wie een document opent, wijzigt of verwijdert wordt gelogd. Persoonsgegevens vallen onder de AVG en documenten krijgen de bewaartermijn die u voor keuringsdossiers aanhoudt.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met uw onderhoudssysteem, vastgoedbeheerpakket en documentopslag werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over software voor het liftkeuringsdossier en certificaatbeheer
Vragen die liftbeheerders en onderhoudsbedrijven stellen voordat ze hiermee beginnen.
Het legt per liftinstallatie vast welke keuringen zijn uitgevoerd, welk certificaat daarbij hoort en wanneer de volgende keuring in de gebruiksfase aan de beurt is. Rapporten en certificaten hangen aan de installatie, afkeurpunten krijgen een hersteltermijn en een verantwoordelijke, en beheerders zien per locatie wat over tijd dreigt te raken.
Ja. We nemen uw huidige map met scans en uw planningsbestand als vertrekpunt en zetten die over naar het installatieregister. Documenten zonder herleidbare installatie zetten we apart, zodat uw beheerders ze kunnen toewijzen. Daarna ziet u welke dossiers compleet zijn en welke nog een rapport of certificaat missen.
We leggen de keuringsverplichting uit het Warenwetbesluit liften vast als termijn per installatie, met de aangewezen keuringsinstantie en het certificaat dat bij de keuring in de gebruiksfase hoort. De software bepaalt niet of u voldoet, maar maakt wel zichtbaar welke installaties een geldig certificaat hebben en welke aandacht vragen.
Ja. Monteurs werken meestal met een eenvoudige weergave op telefoon of tablet: welke installatie, welk afkeurpunt, welke termijn en ruimte om herstel vast te leggen met een foto. Wat zij invullen komt direct in het dossier van de installatie te staan, zonder dat iemand het later nog overtypt.
Meestal wel. We koppelen op installatieniveau, zodat werkbonnen, storingen en onderhoudsbeurten naast de keuringshistorie staan. Heeft uw systeem geen koppelmogelijkheid, dan werken we met periodieke import en export op basis van het installatienummer. U houdt één plek waar de keuringsstatus van een installatie wordt bepaald en één plek waar het certificaat vandaan komt.
Dat richten we in met een eigen rol. Een gebouweigenaar, bestuur of vastgoedmanager ziet alleen de installaties die bij hem horen, met het geldige certificaat, het laatste rapport en de openstaande punten. Dat scheelt mailverkeer en voorkomt dat uw beheerders documenten handmatig rondsturen bij elke vraag.
Vraag dat eerst na. Beheert u een beperkt aantal liften en houdt uw onderhoudspakket keuringsdata en documenten netjes bij, dan is dat genoeg. Zodra u meerdere opdrachtgevers, contractvormen en keuringsinstanties hebt, afkeurpunten tot aan de herkeuring moet volgen en per portefeuille moet verantwoorden, loopt een standaardpakket vast.
Wilt u elk liftcertificaat binnen een minuut laten zien?
Vertel ons hoeveel liftinstallaties u beheert, met welke keuringsinstanties u werkt en waar uw certificaten nu staan. We laten zien hoe het installatieregister, de keuringsagenda en de afkeurpuntenlijst eruitzien, en hoe die aansluiten op uw werkwijze.