Legionella-beheersplan software
Prioritaire instellingen moeten een actuele risicoanalyse en een beheersplan hebben, de maatregelen daaruit periodiek uitvoeren, een logboek bijhouden en halfjaarlijks monsters laten nemen. Appfront bouwt de software die dat logboek vult op het moment dat het werk gebeurt, in plaats van dat iemand het achteraf reconstrueert uit briefjes.
Wat het Drinkwaterbesluit van u vraagt
Bent u eigenaar of beheerder van een prioritaire instelling, dan gelden er vaste verplichtingen rond legionellapreventie. Onder prioritair vallen onder meer ziekenhuizen en zorginstellingen, gebouwen met een logiesfunctie zoals hotels, bed and breakfasts, campings en bungalowparken, zwembaden, sauna’s en wellnesscentra, jachthavens, asielzoekerscentra en cel-inrichtingen, en wegrestaurants en tankstations met douchevoorzieningen.
De verplichtingen zelf zijn kort samen te vatten: een actuele risicoanalyse en een beheersplan, opgesteld door een daarvoor gecertificeerd adviesbureau onder BRL 6010, het periodiek uitvoeren van de beheersmaatregelen uit dat plan, het bijhouden van een logboek, en een halfjaarlijkse monstername om aan te tonen dat de installatie in orde is. De Inspectie Leefomgeving en Transport houdt hierop toezicht.
Het knelpunt zit bijna nooit in het plan en bijna altijd in het logboek. Spoelrondes, temperatuurmetingen en het doorstromen van weinig gebruikte tappunten zijn werkzaamheden die op de gang gebeuren, vaak door wisselende mensen, soms buiten kantooruren. Wordt dat op papier genoteerd en later ingetypt, dan ontstaat er een gat tussen wat er is gedaan en wat er is vastgelegd. Bij een inspectie is dat gat precies wat er wordt gevonden.
Hoe wij uw legionellasoftware bouwen
Wij beginnen bij uw beheersplan en niet bij een standaardlijst. Elk gebouw heeft een eigen installatie, en het plan dat een BRL 6010-bureau daarvoor schreef is het uitgangspunt.
We nemen uw risicoanalyse en beheersplan door en vertalen de maatregelen naar concrete, terugkerende taken met een frequentie, een verantwoordelijke en een tappunt of installatiedeel. Wat in het plan een alinea is, wordt in de software een taak die op een lijst verschijnt.
Tappunten, boilers, mengkranen, dode leidingen en de plekken die het beheersplan als risicovol aanwijst, krijgen elk een eigen identiteit. Daar hangt het logboek aan vast. Zonder die structuur blijft het logboek een chronologische lijst waarin u niet kunt zien wat er bij een specifiek tappunt is gebeurd.
We werken in sprints en beginnen bij de dagelijkse handelingen: spoelen en temperatuur meten. Uw eigen technische dienst werkt mee en loopt vroeg een ronde met een tussenversie, want pas dan blijkt of een scherm werkt met natte handen en handschoenen aan.
We koppelen de monsternames en uitslagen aan de installatie, richten de opvolging bij een overschrijding in en dragen over aan uw beheerder. Daarbij hoort een proefinspectie: we lopen het logboek na alsof we de toezichthouder zijn.
Wat de software concreet doet
Zes onderdelen die in vrijwel elk traject terugkomen. Wat u nodig heeft hangt vooral af van hoe groot uw installatie is en hoeveel locaties u beheert.
Aftekenen bij het tappunt
Een sticker met een code op het tappunt of de installatie; scannen opent meteen de juiste taak. De registratie ontstaat waar het werk gebeurt, met tijdstip en uitvoerder erbij, in plaats van aan het einde van de dag uit het hoofd.
Spoelrondes en temperatuurmetingen
Een route langs de tappunten die volgens het beheersplan aan de beurt zijn, met de gemeten waarde erbij. Wijkt een temperatuur af van wat het plan voorschrijft, dan is dat direct zichtbaar in plaats van pas bij de kwartaalcontrole.
Planning volgens uw beheersplan
De frequenties uit het plan sturen de takenlijst: wekelijks, maandelijks, per kwartaal of halfjaarlijks. Taken die niet zijn uitgevoerd verdwijnen niet, ze blijven openstaan en lopen op in urgentie.
Monsternames en uitslagen
Per monsternamepunt de datum, het laboratorium, het monsternummer en de uitslag. Uitslagen blijven aan het punt hangen zodat u een reeks over de jaren ziet en niet alleen de laatste meting.
Opvolging bij een overschrijding
Wordt de norm overschreden, dan start er een vaste route: melden waar dat moet, maatregelen nemen, hermonstering plannen en de zaak pas sluiten als de uitslag weer in orde is. Dat proces ligt vast in plaats van in het hoofd van degene die het vorige keer deed.
Logboek dat een inspectie doorstaat
Alles bij elkaar, per locatie en per installatiedeel, met datum, uitvoerder en meetwaarde, exporteerbaar wanneer erom wordt gevraagd. Wijzigingen achteraf zijn zichtbaar als wijziging en niet als origineel.
Voor wie wij bouwen
Vier soorten prioritaire instellingen. Het verschil zit in de omvang van de installatie en in wie het werk uitvoert.
Zorginstellingen en ziekenhuizen
Grote, complexe installaties en een kwetsbare doelgroep, waardoor het risico het zwaarst weegt. Vaak een eigen technische dienst, die dit naast het reguliere onderhoud uitvoert.
Hotels, campings en recreatie
Sterk wisselende bezetting, waardoor tappunten in het laagseizoen stilstaan en juist dan aandacht vragen. Vaak wisselend personeel, dus de software moet zonder training te bedienen zijn.
Zwembaden, sauna’s en wellness
Warm water, veel tappunten en douches met een hoog aerosolrisico. Hier lopen legionellabeheer en de dagelijkse waterkwaliteitscontrole in elkaar over, en is één registratie voor beide logisch.
Beheerders van meerdere locaties
Vastgoedbeheerders en facilitaire dienstverleners die het beheer voor derden doen. Hun vraag is niet alleen uitvoeren maar ook aantonen richting de eigenaar, naast hun facilitaire processen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Wat wij inzetten volgt uit uw situatie. Voor werk op de gang weegt offline gebruik het zwaarst: technische ruimtes en kelders hebben zelden dekking, en een registratie die daar niet werkt, wordt niet gebruikt.
Waarom Appfront
Vastleggen waar het werk gebeurt
Elke stap tussen handeling en registratie is een plek waar iets wegvalt. Wij bouwen zo dat aftekenen bij het tappunt sneller is dan het opschrijven op een briefje.
Gebouwd op uw beheersplan
Wij verzinnen geen frequenties en geen maatregelen; die staan in het plan dat uw BRL 6010-bureau heeft opgesteld. Onze software voert dat plan uit en vervangt het niet.
Wij testen tegen een inspectie
Voordat we overdragen, lopen we het logboek na met de vraag die een toezichthouder stelt: laat zien dat deze maatregel het afgelopen jaar is uitgevoerd. Wat dan niet te vinden is, is nog niet af.
Naast wat er al draait
Uw gebouwbeheersysteem, uw onderhoudsplanning en uw watertechnische installaties blijven staan. Wij bouwen de laag die het logboek vult en verbindt.
Security en privacy
Legionellagegevens zijn op zichzelf geen persoonsgegevens, maar de registratie bevat wel wie wat wanneer heeft uitgevoerd, en dat is herleidbaar tot een medewerker. Dat is prestatie-informatie en daar hoort terughoudendheid bij: het logboek is bedoeld om aan te tonen dat het werk is gedaan, niet om iemand af te rekenen op zijn looptempo. Wij richten de rapportages daarom op de installatie in en niet op de persoon.
Voor zorginstellingen speelt daarnaast dat de software binnen uw bestaande beveiligingskader moet passen, vaak met eigen eisen aan toegang en logging. Uitslagen van monsternames kunnen gevoelig liggen richting gasten of bewoners; wij zetten daar aparte rechten op zodat inzage beperkt blijft tot wie erover gaat. Alle wijzigingen aan een afgetekende registratie worden gelogd, want een logboek dat achteraf ongemerkt aan te passen is, heeft bij een inspectie geen waarde. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over legionellabeheer
Onder meer ziekenhuizen en zorginstellingen, gebouwen met een logiesfunctie zoals hotels, bed and breakfasts met meer dan vijf personen, campings en bungalowparken, zwembaden, sauna’s en wellnesscentra, jachthavens, asielzoekerscentra en cel-inrichtingen, en wegrestaurants en tankstations met douches. De gemene deler is dat er aerosolvorming plaatsvindt bij mensen die daar zelf niet voor kiezen of extra kwetsbaar zijn. Twijfelt u of u eronder valt, laat dat dan vaststellen voordat u software laat bouwen.
Nee, en dat kan ook niet. De risicoanalyse en het beheersplan moeten worden opgesteld door een adviesbureau dat daarvoor is gecertificeerd onder BRL 6010. Onze software voert dat plan uit: zij zet de maatregelen om in taken met een frequentie, houdt bij dat ze zijn uitgevoerd en bewaart het bewijs. Verandert uw installatie, dan is dat een reden om het plan te laten actualiseren en niet om de software aan te passen.
Voor prioritaire instellingen geldt een monsternameplicht van twee keer per jaar. De monsternamepunten volgen uit uw beheersplan; het gaat er niet om dat er ergens twee monsters zijn genomen maar dat de juiste punten zijn bemonsterd. Wij koppelen elke uitslag daarom aan het punt en niet aan de datum alleen, zodat u over de jaren een reeks per punt ziet.
Dan moet u maatregelen nemen en in bepaalde gevallen melden. De precieze route hangt af van de hoogte van de meting en van uw situatie; uw BRL 6010-adviseur bepaalt dat. Wat de software doet, is die route afdwingen zodra een uitslag binnenkomt die eroverheen gaat: de melding, de maatregel en de hermonstering worden taken die blijven openstaan tot de uitslag weer in orde is.
Ja, en dat is hier geen luxe. Technische ruimtes, kelders en leidingschachten hebben zelden dekking, en juist daar staan de installatiedelen die aandacht vragen. De app slaat lokaal op en synchroniseert zodra er verbinding is, met zichtbaar welke registraties nog openstaan. Een registratie die alleen online werkt, wordt op de gang overgeslagen en later uit het hoofd ingevuld.
Ja, en dat is meestal juist de reden om het te laten bouwen. Elke locatie krijgt een eigen installatie-opbouw en een eigen beheersplan, met rechten die per locatie verschillen. Daarboven komt een overzicht dat laat zien waar taken openstaan en waar een monstername nadert. Standaardpakketten zijn vaak op één locatie gebouwd en lopen daar vast.
Vaak wel, en het is de moeite waard als uw installatie al temperaturen meet. Dan hoeft een monteur die waarden niet met de hand op te nemen en blijft handmatig werk beperkt tot wat werkelijk fysieke handelingen zijn, zoals spoelen. Of het kan hangt af van wat uw gebouwbeheersysteem aan koppelvlak biedt; dat stellen we in de verkenning vast voordat we het toezeggen.
Dat hangt af van het aantal locaties, de omvang van de installaties en of er koppelingen bij komen. Een enkele locatie met een overzichtelijke installatie is een ander traject dan een zorgorganisatie met tientallen gebouwen. Wij geven daar een onderbouwd antwoord op na de verkenning; daarvoor zou het een slag in de lucht zijn.
Legionellasoftware laten bouwen?
Vertel om hoeveel locaties het gaat en hoe het logboek nu wordt bijgehouden, dan denken we mee over de opbouw van de installatie, de taken uit uw beheersplan en de opvolging bij een overschrijding. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject maatwerk software of een app.