Wanneer wordt KSeF echt verplicht en voor wie?
KSeF is voor B2B-facturen in Polen aangekondigd als verplicht systeem. De Poolse overheid heeft de exacte ingangsdatum een aantal keer verschoven; de meest recente planning is een gefaseerde verplichting vanaf 2026 voor grote belastingplichtigen en daarna voor de rest van het MKB. Wij houden de roadmap in de gaten en plannen uw integratie zo dat hij ruim vóór uw deadline werkend in de sandbox staat. Belangrijk om te beseffen: zodra het mandaat ingaat, accepteert de fiscus geen papieren of PDF-factuur meer als geldig fiscaal document. Wat u verstuurt buiten KSeF om, telt formeel niet — uw afnemer kan de BTW dan niet terugvragen en u staat in feite zonder erkende factuur.
Wat is FA(3) en waarom is dat schema zo strikt?
FA(3) is het XML-schema dat KSeF voorschrijft voor elektronische facturen — een gedetailleerde XSD met verplichte velden voor partijen, factuurregels, BTW-codes en correcties. Strikt omdat de Poolse fiscus de inhoud direct kan valideren en de factuur pas accepteert na schema-validatie. Naast pure schema-checks gelden er ook business-rules: bepaalde combinaties van BTW-tarieven en factuurtypes mogen niet, NIP-nummers moeten valideren tegen het Poolse register, en correctie-facturen verwijzen verplicht naar de originele factuur via UUID. Wij doen die validatie ook aan onze kant, vóór submission, zodat afwijzingen zeldzaam worden.
Hoe koppelen jullie SAP IDoc INVOIC aan KSeF?
Met een middleware-laag tussen SAP en KSeF. De IDoc wordt opgepikt (via RFC, file-port of een EDI-broker), getransformeerd naar FA(3)-XML, ondertekend met het gekwalificeerd certificaat en ingediend bij KSeF. De ontvangst-bevestiging of afwijzing schrijven we terug naar SAP — als IDoc-status, custom Z-tabel of e-mail-notificatie, afhankelijk van wat uw SAP-team prettig vindt. We houden uw SAP-systeem expliciet leeg: geen Z-development binnen SAP, geen aanpassingen aan standaard-IDoc-segmenten. Alle KSeF-specifieke logica zit buiten SAP, in een aparte service die wij beheren of die u na overdracht zelf draait.
Kunnen we eerst veilig testen in een sandbox?
Ja — KSeF heeft een aparte sandbox-omgeving die identiek is aan productie qua API en schema. We bouwen daar als eerste tegen, runnen een volledige end-to-end-test met echte factuurdata, en pas als de signature-flow, submission, callback en error-paden allemaal kloppen schakelen we over naar productie. De overgang zelf is een config-switch, geen code-wijziging. In de sandbox simuleren we ook bewust fout-scenarios: een verkeerd BTW-tarief, een ontbrekend NIP, een timeout op de KSeF-kant, een ingetrokken signature. Pas als die paden netjes worden afgehandeld gaan we live.
Hoe doen we Exact Online of AFAS richting KSeF?
Voor Exact Online bouwen we de koppeling op de Exact Online API; AFAS leveren we via Profit-connectoren of GetConnectoren aan. De integratie-laag tussen uw boekhoudpakket en KSeF leeft als losse service, zodat een upgrade van Exact of AFAS de KSeF-koppeling niet breekt. Zie ook onze
Exact Online integratie-pagina voor de Exact-kant. Voor AFAS gebruiken we doorgaans een GetConnector om factuurdata uit te trekken, een UpdateConnector om de KSeF-status terug te schrijven, en een aparte service voor de KSeF-submission zelf. Zo blijft de AFAS-omgeving binnen scope van uw AFAS-consultant en de KSeF-laag binnen onze scope.
Werkt dit naast Peppol voor andere EU-landen?
Ja. Peppol is in opkomst als universeel e-invoicing-netwerk voor de EU, terwijl Polen met KSeF een eigen verplicht systeem heeft. Veel multinationals lopen tegen die parallelle wereld aan. We bouwen routing-logica die per ontvanger-land en BTW-positie kiest tussen Peppol, KSeF of een ander mandaat (bijvoorbeeld SDI in Italië of FacturaE in Spanje). Eén platform, meerdere kanalen, één gedeelde audit-log. Dat scheelt enorm in beheer: één integratie-team, één set monitoring-dashboards, één plek waar de finance-controller kijkt naar afgewezen facturen.
Hoe zit het met archivering en de bewaarplicht?
Poolse fiscale wetgeving eist langjarige archivering van factuurdata; doorgaans tien jaar. We zetten versleutelde opslag op in uw cloud of bij ons, met onveranderbare logging (write-once) en een audit-trail die laat zien wie wanneer welke factuur heeft ingezien of geëxporteerd. Toegang verloopt via uw IdP (Azure AD, Okta, Google Workspace) zodat het binnen uw bestaande security-beleid valt. Naast de FA(3)-XML bewaren we ook de bijbehorende KSeF-UUID, de tijdstempel van acceptatie en — waar relevant — de originele bron-IDoc of API-response, zodat u bij een audit het volledige spoor kunt overleggen.
Wat als KSeF onze factuur afwijst — wie corrigeert wat?
Afwijzingen komen in alle smaken: schema-fouten (een veld dat niet matcht), business-rule-fouten (ongeldig NIP, verkeerd BTW-tarief), of technische fouten aan de KSeF-kant (timeout, onderhoud). Wij scheiden die paden in code: schema-fouten gaan terug naar uw finance-team met een leesbare uitleg, business-rule-fouten triggeren een handmatige review, en technische fouten doen we automatisch opnieuw met exponential backoff. Niets verdwijnt in een logfile waar niemand naar kijkt — alles staat in het ops-dashboard met een actie-knop.
Wat kost een KSeF-integratie?
Dat hangt sterk af van de scope — één ERP en één entiteit is een kort traject, een multi-entity opzet met SAP IDoc-flows en Peppol-overlap is een groter traject. In het eerste gesprek nemen we de scope door en koppelen we daarna een sprintbudget terug. Geen open-eind-uurtjes; vaste budgetten per sprint. We benoemen ook expliciet welke risico's nog niet binnen scope vallen (bijvoorbeeld nieuwe FA-versies die Polen pas later publiceert) en hoe we die in beheer oppakken zonder dat het project oneindig uitloopt.
