Deelnemingenadministratie software voor een holding laten maken
Appfront bouwt software waarmee holdings en investeringsmaatschappijen hun deelnemingen beheren: de structuur, de belangen per vennootschap, het aandeelhoudersregister, de besluiten en de termijnen die per vennootschap lopen. Eén plek waar de vraag 'wie houdt wat, sinds wanneer, en wat moet er deze maand gebeuren' een antwoord heeft.
Wat is deelnemingenadministratie software?
Een deelnemingenadministratie houdt bij welke vennootschappen tot de groep behoren, wie welk belang houdt en sinds wanneer, welke besluiten er zijn genomen en welke verplichtingen per vennootschap lopen. Het aandeelhoudersregister, de statuten, de aandeelhoudersovereenkomsten en de volmachten staan bij de vennootschap waar ze bij horen, en de termijnen die uit de wet en uit die documenten volgen, staan in één agenda.
Zonder software zit die informatie bij de notaris, de accountant, in een mappenstructuur en in het hoofd van de bestuurder. Dat werkt bij drie vennootschappen. Bij vijftien, met minderheidsbelangen, opties voor het management en een structuur die elk jaar verandert, ontstaat het probleem dat niemand meer zeker weet of het aandeelhoudersregister van elke vennootschap actueel is, en dat een deponeringstermijn wordt gemist omdat hij in geen enkele agenda stond.
Wij bouwen maatwerk omdat elke structuur anders is. Een family office met vastgoedvennootschappen heeft andere vragen dan een investeerder met minderheidsbelangen in startups, en een ondernemer met een werkmaatschappij per land weer andere. De software hoort uw structuur en uw afspraken te volgen, met de koppeling naar de financiële administratie die u al voert.
Structuur en belangen
De groep als structuur, met per vennootschap wie welk belang houdt, welke soort aandelen en sinds wanneer. Historisch terug te lezen.
Registers en besluiten
Het aandeelhoudersregister per vennootschap, de statuten, de overeenkomsten en de besluiten, met wie tekende en wanneer.
Termijnen per vennootschap
Jaarrekening, deponering, algemene vergadering, opties en verlengingen in één agenda, met een eigenaar per termijn.
Hoe wij uw deelnemingenadministratie software bouwen
We beginnen bij de structuur zoals die nu is, en bij de stukken waar die uit blijkt. Daaruit volgt wat de software moet vastleggen en welke termijnen hij moet bewaken.
Welke vennootschappen, welke belangen, welke overeenkomsten. We halen de structuur uit de stukken en leggen hem naast wat er in hoofden zit; het verschil is de eerste opbrengst.
Het aandeelhoudersregister per vennootschap, met de mutaties sinds oprichting, zodat elk belang herleidbaar is tot een overdracht of een uitgifte.
Besluiten vastleggen met de stukken erbij, en de termijnen uit wet en overeenkomsten in een agenda met eigenaar en signaal.
Dividenden, intercompanyleningen en managementvergoedingen sluiten aan op de financiële administratie. Daarna nemen we de software in beheer.
Wat deelnemingenadministratie software concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke holding terug. Welke u nodig hebt, hangt af van de omvang en de dynamiek van uw structuur.
Structuuroverzicht
De groep als boom, met belangen, soorten aandelen en de datum van elke wijziging. Historisch terug te bekijken per datum.
Aandeelhoudersregister
Per vennootschap het register met alle mutaties, uitgiftes en overdrachten, herleidbaar tot de akte.
Besluiten en volmachten
Aandeelhoudersbesluiten, bestuursbesluiten en volmachten, met de stukken erbij en wie wanneer tekende.
Termijnenagenda
Jaarrekening, deponering, vergadering, verlengingen en opties per vennootschap, met een eigenaar en een signaal vooraf.
Dividend en intercompany
Dividenduitkeringen, leningen en vergoedingen tussen vennootschappen vastgelegd en aangesloten op de boekhouding.
Toegang per rol
Bestuurder, accountant, notaris en medeaandeelhouder zien elk wat bij hun rol hoort, niet meer.
Voor wie wij deelnemingenadministratie software bouwen
De software is bedoeld voor structuren waar de administratie te groot is voor een map en te specifiek voor een standaardpakket.
Holdings met meerdere werkmaatschappijen
Een vennootschap per activiteit of per land, met managementparticipaties en intercompanystromen die moeten kloppen.
Family offices
Vermogen verdeeld over vennootschappen, met familieleden als aandeelhouders en afspraken die generaties meegaan.
Investeringsmaatschappijen
Minderheidsbelangen in bedrijven die zelf ook veranderen, met aandeelhoudersovereenkomsten, opties en exitafspraken per deelneming.
Ondernemers in groei
De structuur is uit de map gegroeid en de accountant vraagt om stukken die niemand snel kan vinden.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De software is een webapplicatie met toegang per rol en een koppeling naar uw financiële administratie. Gaat het u om het beheer van vastgoed binnen de vennootschappen, kijk dan naar onze pagina over vastgoedbeleggingen software. Voor de accountantskant is er accountant software, en onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw deelnemingenadministratie software?
Een deelnemingenadministratie is pas iets waard als hij klopt met de akten. Daar begint ons werk, niet bij de schermen.
Herleidbaar tot de akte
Elk belang in de software is terug te voeren op een uitgifte of een overdracht met een stuk erbij. Wat niet herleidbaar is, staat als open punt in plaats van als feit.
Termijnen met een eigenaar
Een termijn zonder eigenaar wordt gemist. Elke termijn in de agenda heeft een naam en een signaal ruim vooraf.
Eigen software, eigen data
De structuur van uw groep is niet iets dat u in een abonnement wilt hebben dat morgen kan verdwijnen. De code en de data zijn van u.
Security en privacy bij deelnemingenadministratie software
De administratie bevat gegevens over aandeelhouders, belangen en overeenkomsten die niet buiten een kleine kring horen te komen. Toegang is per rol en per vennootschap geregeld: een medeaandeelhouder ziet de vennootschap waarin hij deelneemt, de accountant de stukken die hij nodig heeft, en elke inzage wordt gelogd.
Registers en besluiten zijn onveranderbaar na vastlegging. Een correctie staat naast het oorspronkelijke record met naam, tijdstip en reden. De historie van een belang is daardoor op elke datum te reconstrueren, wat bij een geschil of een verkoop precies is wat een koper of een notaris vraagt.
Veelgestelde vragen over deelnemingenadministratie software
Vragen die bestuurders van holdings stellen voordat ze hiermee beginnen.
De administratie van de vennootschappen in een groep: welke vennootschappen, wie welk belang houdt en sinds wanneer, welke besluiten zijn genomen en welke termijnen per vennootschap lopen. Het aandeelhoudersregister, de statuten en de overeenkomsten staan bij de vennootschap waar ze bij horen.
De software houdt het register bij per vennootschap, met alle mutaties en de stukken waaruit ze blijken. Of dat digitale register het wettelijke register is, hangt af van hoe u het inricht en van uw notaris; wij bouwen het zo dat het op elk moment als register kan worden uitgedraaid en ondertekend.
Ja. Jaarrekening, deponering, algemene vergadering, verlengingen van overeenkomsten en uitoefening van opties komen per vennootschap in een agenda met een eigenaar en een signaal vooraf. Welke termijnen gelden, halen we uit de wet en uit uw eigen overeenkomsten.
Ja, met een eigen rol die alleen laat zien wat zij nodig hebben. De accountant ziet de stukken voor de jaarrekening, de notaris de registers en de akten. Een export in het formaat dat zij vragen, hoort erbij.
Als belangen met voorwaarden: wie mag wanneer uitoefenen, tegen welke prijs en onder welke omstandigheden. De voorwaarden staan bij het belang, de termijnen in de agenda, en bij uitoefening loopt de mutatie door het register.
Ja. Dividenden, intercompanyleningen en managementvergoedingen worden in de administratie vastgelegd en sluiten aan op de boekhouding van de betrokken vennootschappen, zodat de bedragen aan beide kanten hetzelfde zijn.
Bij drie vennootschappen en één aandeelhouder volstaat een goede map en een agenda, en dat zeggen we dan. De software loont zodra er meerdere aandeelhouders zijn, belangen met voorwaarden, of zoveel vennootschappen dat niemand meer zeker weet of elk register actueel is.
Uw deelnemingen en registers op één plek?
Vertel ons hoe uw structuur eruitziet en waar de stukken nu staan. We leggen de structuur naast de akten en laten zien wat een eigen administratie in uw situatie oplevert.