BMI-logboek en onderhoudsplanning laten maken
Een brandmeldinstallatie kent drie ritmes: de beheerder loopt maandelijks langs, er is een viermaandelijkse cyclus, en één keer per jaar komt een gecertificeerd onderhoudsbedrijf. Alle drie schrijven in hetzelfde logboek, en dat logboek bepaalt of uw certificaat wordt verlengd. In de praktijk ligt het in een map bij de centrale en is de laatste maandelijkse aantekening van februari.
Waarom dit logboek anders is dan andere logboeken
De eisen aan het logboek staan in NEN 2654-1, en het bijzondere eraan is dat het na elke gebeurtenis aan de installatie wordt bijgewerkt. Niet alleen bij onderhoud: ook bij een storing, een loze melding, een gedeactiveerde melder tijdens verbouwing en het weer inschakelen daarvan. Het is een doorlopend verslag en geen periodieke afvinklijst.
Daar staat een gelaagde onderhoudscyclus naast. De beheerder van de installatie doet maandelijks een visuele controle van de centrale en de nevenpanelen: staan er storingsmeldingen, branden de lampjes normaal, is er geen melder afgeplakt of beschadigd. Daarnaast is er een viermaandelijkse controle, en jaarlijks komt een gecertificeerd onderhoudsbedrijf.
Het scharnierpunt is dat die jaarlijkse beurt niet losstaat. Blijft hij uit, dan wordt het certificaat niet verlengd, en bij veel gebouwen hangt daar de gebruiksvergunning of de verzekering aan. Het logboek is het bewijsstuk waarmee dat wordt vastgesteld, en het is meestal de zwakste schakel omdat er twee partijen in schrijven die elkaar nooit spreken. De norm zelf is te raadplegen via nen.nl.
Hoe wij dit bouwen
Het uitgangspunt is uw eigen installatie en uw eigen onderhoudscontract. Wij bepalen niet welke controles u moet doen; dat volgt uit de norm en uit uw certificeringsafspraken.
Welke centrales, nevenpanelen en gebouwen zijn er, wie is per installatie de aangewezen beheerder, en welk onderhoudsbedrijf komt jaarlijks. Bij portefeuilles met tientallen panden is dat overzicht er zelden.
Maandelijks, viermaandelijks en jaarlijks, met per ritme wat er gecontroleerd wordt en wie het doet. Die verdeling verschilt per installatie en per contract, dus hij hoort instelbaar te zijn en niet in de code vast te liggen.
Daar zit het volume en daar valt het logboek nu om. Uw eigen beheerders lopen vroeg een echte ronde met een tussenversie, want een controle die op een telefoon langer duurt dan met een pen, wordt niet ingevuld.
We lopen het dossier na met de vragen die bij een inspectie worden gesteld: laat van deze installatie zien wat er het afgelopen jaar is gebeurd. Wat dan niet in twee klikken te tonen is, passen we aan.
Wat de software concreet doet
Het logboek dat na elke gebeurtenis wordt bijgewerkt en de planning die de drie ritmes bewaakt, zijn de kern. De overige vier bouwen daarop voort.
Logboek per installatie
Elke gebeurtenis met datum, tijd, wie het vastlegde en wat er is gedaan: storing, loze melding, buitendienststelling en herinschakeling. Doorlopend bijgewerkt in plaats van periodiek samengesteld, want dat is wat de norm vraagt.
Drie ritmes naast elkaar
De maandelijkse controle van de beheerder, de viermaandelijkse cyclus en de jaarlijkse beurt van het onderhoudsbedrijf, elk met een eigen teller. Een gemiste maand blijft openstaan in plaats van stil te verdwijnen.
Controleren bij de centrale
Een label op de centrale opent de juiste controle en toont wat er de vorige keer stond. De registratie krijgt een tijdstempel op het moment zelf, waardoor een reeks aantekeningen die op één avond is ingevuld niet meer voorkomt.
Buitendienststelling met terugmelding
Een melder die tijdens verbouwing wordt afgeplakt, is het gevaarlijkste dat er in dit logboek staat. Wij maken er een openstaande handeling van die pas sluit bij herinschakeling, met een signaal als het te lang duurt.
Ingang voor het onderhoudsbedrijf
De monteur die jaarlijks komt, schrijft in hetzelfde logboek in plaats van een eigen rapport achter te laten. Dat is het onderdeel dat de twee schrijvers samenbrengt en dat bij een inspectie het verschil maakt.
Dossier voor inspectie en certificering
Per installatie en per periode alles bij elkaar, met de openstaande punten zichtbaar. De voorbereiding op een inspectie wordt daarmee een controle in plaats van een zoektocht in een map bij de centrale.
Voor wie wij bouwen
Het aantal panden en de vraag of u het beheer zelf doet, bepalen de omvang. Vier situaties.
Vastgoedbeheer met meerdere panden
Tientallen installaties met verschillende onderhoudsbedrijven en verschillende contractdata. Hier gaat het niet om één logboek maar om het overzicht: welk pand loopt achter en welk certificaat verloopt het eerst. Loopt er ook een conditiemeting mee, dan hoort dat in hetzelfde inspectieritme; zie conditiemeting NEN 2767.
Zorg en onderwijs
Gebouwen waar de installatie vaak samenhangt met een ontruimingsalarm en waar de beheerder het erbij doet. Bedienbaarheid weegt hier zwaarder dan volledigheid; wat te veel vraagt, wordt niet ingevuld.
Woningcorporaties en verhuurders
Installaties in gemeenschappelijke ruimtes, met een beheerder die niet dagelijks ter plaatse is. De maandcontrole valt dan samen met andere rondes en hoort in dezelfde app te zitten. Bij een corporatie valt de maandcontrole meestal samen met andere rondes en hoort hij in dezelfde app als uw corporatiesoftware.
Onderhoudsbedrijven zelf
Werkt u als gecertificeerd onderhoudsbedrijf voor tientallen klanten, dan is dit uw eigen planning én het logboek van uw klant. Eén systeem waarin beide kanten schrijven, scheelt aan twee kanten werk. Loopt er ook periodieke keuring van arbeidsmiddelen mee, zie dan keuringslogboek arbeidsmiddelen.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €950, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
De controle gebeurt bij de centrale, vaak in een technische ruimte in een kelder zonder bereik. Offline werken met latere synchronisatie is daarom geen extra maar een voorwaarde.
Waarom Appfront
Een logboek is geen afvinklijst
De norm vraagt bijwerken na elke gebeurtenis, niet een handtekening per maand. Wij bouwen het als doorlopend verslag, want dat is wat een inspecteur leest.
Twee schrijvers, één dossier
Uw beheerder en het onderhoudsbedrijf houden nu ieder iets bij. Zolang die twee niet in hetzelfde logboek schrijven, ontbreekt er bij elke inspectie een stuk.
Een afgeplakte melder moet terugkomen
Buitendienststellingen worden vergeten en dat is het grootste risico in dit dossier. Wij maken er een openstaande handeling van in plaats van een aantekening.
Eerlijk over onze rol
Wij zijn geen onderhoudsbedrijf en geen certificerende instelling. Wij bouwen het systeem dat uw cyclus uitvoert en het bewijs verzamelt; de inhoudelijke keuring blijft bij uw onderhoudspartij.
Security en privacy
Een BMI-logboek bevat weinig persoonsgegevens, maar wel wie welke controle deed en wanneer een melder buiten dienst stond. Dat laatste is beveiligingsgevoelige informatie: een overzicht van welke ruimtes op welk moment niet gedekt waren, hoort niet breed toegankelijk te zijn. Wij zetten de toegang daarom per pand en per rol.
Bij een inspectie of na een incident wordt dit dossier bewijsmateriaal, en dan telt of het betrouwbaar is. Een afgeronde logboekregel is niet stilzwijgend te wijzigen: een correctie is zichtbaar als correctie en overschrijft het origineel niet. Datzelfde geldt voor wat het onderhoudsbedrijf aanlevert; dat bewaren we zoals het binnenkwam. Een logboek dat achteraf aan te passen is, heeft bij een certificerende instelling geen waarde. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid; meldingen van buitenaf lopen via ons CVD-beleid.
Veelgestelde vragen over het BMI-logboek
De eisen staan in NEN 2654-1. Kort gezegd: elke gebeurtenis aan de installatie, met datum, tijd, wat er gebeurde en wie het vastlegde. Dus niet alleen onderhoud, maar ook storingen, loze meldingen, buitendienststellingen en het weer inschakelen daarvan. Raadpleeg de norm zelf voor de precieze eisen; wij bouwen het systeem dat ze uitvoert.
Er lopen drie ritmes naast elkaar: een maandelijkse visuele controle door de beheerder, een viermaandelijkse controle, en jaarlijks onderhoud door een gecertificeerd onderhoudsbedrijf. Wat er per ritme precies gebeurt, hangt af van uw installatie en uw contract. Blijft het jaarlijkse onderhoud uit, dan wordt uw certificaat niet verlengd.
Dat is een vraag voor uw certificerende instelling en niet voor ons, want zij beoordeelt uw dossier. Wat wij zien is dat een digitaal logboek in de praktijk wordt geaccepteerd zolang het aantoonbaar volledig en niet achteraf te wijzigen is, en zolang het bij de installatie raadpleegbaar is. Stem dat af voordat u de map weggooit.
Ja, met een eigen beperkte ingang waarin zij alleen de installaties zien waarvoor zij het contract hebben. Dat is meestal het onderdeel dat de meeste winst oplevert, omdat het de twee schrijvers samenbrengt. Of uw onderhoudspartij daaraan wil meewerken, is een gesprek dat u met hen voert; technisch is het geen bezwaar.
Die wordt een openstaande handeling en geen aantekening. Bij het buiten dienst stellen legt u vast welke melder, waarom en tot wanneer, en het systeem blijft daarop signaleren tot iemand de herinschakeling bevestigt. Een vergeten buitendienststelling is het grootste risico in dit dossier en tegelijk het makkelijkst te ondervangen.
Ja, en dat is meestal de reden om het te laten bouwen. Elk pand houdt zijn eigen installaties, beheerder en onderhoudscontract, met daarboven een overzicht van welke controles openstaan en welke certificaten het eerst verlopen. Standaardpakketten zijn vaak op één gebouw gebouwd en lopen daar vast.
Ja, en dat is hier een voorwaarde. Centrales staan vaak in kelders of bergingen met slechte dekking. De app slaat lokaal op en synchroniseert zodra er verbinding is, met zichtbaar welke controles nog openstaan.
Dat hangt af van het aantal installaties, of het onderhoudsbedrijf een eigen ingang krijgt en of er gekoppeld wordt met uw vastgoed- of onderhoudssysteem. De maandcontrole en het logboek zijn doorgaans snel bruikbaar en leveren het meeste op; de koppelingen kosten meer. Wij geven een onderbouwde inschatting na de verkenning. De koppelingen lopen via integraties.
Een BMI-logboek laten bouwen?
Stuur ons het laatste logboek van één installatie. Daaruit is meestal direct af te lezen waar de cyclus stokt en welke schrijver ontbreekt. Wij bouwen dit als losse app en als onderdeel van een breder traject maatwerk software. Werkt uw beheerder vanaf de telefoon, dan bouwen we de controleronde als app.