Software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers laten maken
Appfront bouwt software voor werkgevers die de bewaartermijnen van personeelsdossiers willen beheren. Per documentsoort een bewaartermijn, gerekend vanaf de juiste gebeurtenis, zoals uitdiensttreding. Documenten die hun termijn bereiken, worden gesignaleerd en na akkoord vernietigd, met vastlegging van wat wanneer is vernietigd. Een lopende zaak of claim zet de vernietiging op pauze.
Wat is software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers?
Een personeelsdossier bevat veel soorten documenten: het contract, loonstroken, een kopie van het identiteitsbewijs, beoordelingen, verzuimgegevens, correspondentie. Voor elk soort document gelden andere regels over hoe lang het moet of mag worden bewaard. Sommige documenten moeten langer worden bewaard vanwege wettelijke bewaarplichten, andere moeten juist eerder weg omdat de AVG voorschrijft dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig.
In de praktijk wordt een personeelsdossier bewaard zoals het is, soms jaren na uitdiensttreding. Niemand weet welke documenten al weg hadden gemoeten, en welke nog moeten blijven. Een verzuimdossier blijft te lang bewaard, of een loonstrook wordt te vroeg weggegooid. En als de functionaris gegevensbescherming of een toezichthouder vraagt hoe de organisatie met bewaartermijnen omgaat, is er geen overzicht.
Wij bouwen maatwerk omdat werkgevers verschillen: welke documentsoorten er zijn, waar het personeelsdossier staat, welk HR-systeem en welke salarisadministratie u gebruikt, en wie beslist over vernietiging. Welke bewaartermijnen voor uw documenten gelden, bepaalt u met uw jurist of functionaris gegevensbescherming; de software rekent met de termijnen die u vastlegt en zorgt dat ze worden nageleefd.
Termijn per documentsoort
Per soort document een bewaartermijn en een startmoment, zoals uitdiensttreding of einde van het jaar.
Vernietigen met vastlegging
Documenten die hun termijn bereiken, worden gesignaleerd en na akkoord vernietigd, met vastlegging.
Uitzonderingen
Een lopende zaak of claim zet de vernietiging van de betreffende documenten op pauze.
Hoe wij uw software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers bouwen
We beginnen bij uw dossiers: welke documentsoorten, waar staan ze, welke termijnen hanteert u, en hoe gaat vernietigen nu. De termijnen zelf legt u vast met uw jurist of functionaris gegevensbescherming; wij zorgen dat de software ermee rekent. Vaak blijkt in deze stap dat dossiers op meer plekken staan dan gedacht, zoals in mail, op een gedeelde schijf of bij de salarisadministratie.
Uw documentsoorten, bewaartermijnen, opslag, HR-systeem en beslissers.
Documenten per medewerker met soort en berekende vernietigingsdatum.
Signalen bij het bereiken van de termijn, en vernietiging na akkoord.
Uitzonderingen bij een zaak, rapportage voor de FG, en daarna beheer.
Wat software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke werkgever terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw dossiers.
Documentsoorten
Soorten documenten met bewaartermijn en startmoment.
Documenten
Documenten per medewerker met soort en datum.
Signalen
Documenten die hun termijn bereiken.
Vernietiging
Vernietigen na akkoord, met vastlegging.
Uitzonderingen
Pauze bij een lopende zaak of claim.
Rapportage
Overzicht voor functionaris gegevensbescherming en audit.
Voor wie wij software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers bouwen
De software is bedoeld voor werkgevers die grip willen op wat wanneer weg moet.
Grote werkgevers
Veel medewerkers en dossiers. De signalen zijn de kern.
Uitzendbureaus
Veel korte dienstverbanden. De termijn na uitdiensttreding telt het meest.
Zorg en onderwijs
Veel gevoelige gegevens. De vastlegging is wat nodig is.
Salarisbureaus
Dossiers voor meerdere werkgevers. Het overzicht per werkgever is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over bewaartermijnen van personeelsdossiers. Voor archiveren is er onze pagina over Archiefwet-software, voor privacy onze pagina over AVG-software, en voor informatie aan medewerkers onze pagina over het informatieplichtdossier. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers?
Een document dat te lang wordt bewaard, is een risico onder de AVG, en een document dat te vroeg weg is, kan nodig blijken. Daar bouwen we op: een termijn per documentsoort, vernietiging op tijd met vastlegging, en uitzonderingen waar nodig.
Niet te lang
Documenten gaan weg als hun termijn verstrijkt.
Niet te kort
Wat moet blijven, blijft, ook bij een lopende zaak.
Aantoonbaar
Per document wanneer en waarom het is vernietigd.
Security en privacy bij software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers
De software werkt met personeelsdossiers, die gevoelige persoonsgegevens bevatten. Hij ziet vaak alleen de soort en datum van een document, niet de inhoud. Toegang is per rol ingericht, vernietiging vraagt een akkoord, en elke actie wordt gelogd.
De software draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en inloggen met een tweede factor.
Veelgestelde vragen over software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers
Vragen die HR-afdelingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij legt per documentsoort een bewaartermijn en startmoment vast, berekent per document de vernietigingsdatum, signaleert documenten die hun termijn bereiken, vernietigt na akkoord met vastlegging, en houdt uitzonderingen bij een lopende zaak bij.
Dat verschilt per soort document. Voor sommige gelden wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld fiscale, en voor andere geldt dat ze niet langer mogen worden bewaard dan nodig. Welke termijnen voor uw documenten gelden, bepaalt u met uw jurist of functionaris gegevensbescherming.
Dat hangt af van de soort document: vanaf uitdiensttreding, vanaf het einde van een jaar, of vanaf een andere gebeurtenis. De software rekent vanaf het startmoment dat u per soort vastlegt.
Alleen als u dat wilt. Meestal geeft de software een signaal, en vernietigt pas na akkoord van iemand die daarover beslist. Wat is vernietigd, wanneer en door wie, wordt vastgelegd. Die vastlegging bevat geen inhoud van het document, alleen de soort, de medewerker en de datum, zodat u kunt aantonen dat de termijnen worden nageleefd.
Dan zet u een uitzondering op de betreffende medewerker of documenten. De vernietiging wordt gepauzeerd tot de uitzondering wordt opgeheven.
Ja, als dat een koppelvlak heeft. Documenten en datums komen uit het HR-systeem of de documentopslag, en de vernietiging kan daar worden uitgevoerd.
Vraag dat eerst na. Sommige HR-systemen hebben bewaartermijnen per documentsoort, en dat is genoeg als uw dossiers daar compleet in staan. Maatwerk heeft zin als dossiers op meerdere plekken staan, of als u vernietiging met akkoord en vastlegging wilt.
Grip op wat wanneer weg moet?
Vertel ons welke documentsoorten in uw personeelsdossiers staan, waar ze staan en hoe u nu met bewaartermijnen omgaat. We laten zien hoe de termijnen, de signalen en de vernietiging eruitzien.