Dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden laten maken
Appfront bouwt software voor werkgevers die moeten kunnen laten zien welke informatie over arbeidsvoorwaarden zij aan elke medewerker hebben verstrekt. Per medewerker wat is gegeven, in welke versie en wanneer, welke informatie nog ontbreekt, en wat moet worden verstrekt als een arbeidsvoorwaarde wijzigt. Verzoeken van medewerkers, bijvoorbeeld om voorspelbaarder werk, worden vastgelegd met het antwoord en de termijn.
Wat is een dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden?
Sinds de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in 2022 in werking trad, moeten werkgevers medewerkers uitgebreider informeren over hun arbeidsvoorwaarden: onder meer over de opbouw van het loon, verlof, de manier waarop de arbeidsovereenkomst kan eindigen, en bij wisselende werktijden over wanneer er kan worden gewerkt. Medewerkers kunnen daarnaast vragen om voorspelbaarder werk, en de werkgever moet daar binnen een termijn op reageren.
Veel werkgevers hebben die informatie wel, verspreid over het contract, de cao, het personeelshandboek en de loonstrook. Maar welke medewerker wat heeft gekregen, en wanneer, is lastig te laten zien. Een nieuwe medewerker krijgt het contract, maar de rest komt later of niet. Een wijziging in de roosterregels wordt niet aan iedereen doorgegeven. Een verzoek om meer voorspelbaar werk komt per mail, en de termijn verloopt.
Wij bouwen maatwerk omdat werkgevers verschillen: hoeveel medewerkers en contractvormen, welke cao, welke informatie u al verstrekt en hoe, welk HR-systeem en welke salarisadministratie u gebruikt. Wat de wet precies van u vraagt en binnen welke termijnen, bepaalt u met uw jurist of HR-adviseur; de software legt vast wat u verstrekt en bewaakt de termijnen die u vastlegt.
Per medewerker vastgelegd
Welke informatie elke medewerker heeft gekregen, in welke versie en wanneer, met het bewijs erbij.
Termijnen bewaakt
Een signaal als informatie ontbreekt of een termijn nadert, bij indiensttreding en bij een wijziging.
Verzoeken met antwoord
Verzoeken van medewerkers vastgelegd met het antwoord, de motivering en de termijn.
Hoe wij uw dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden bouwen
We beginnen bij uw werkgeverschap: hoeveel medewerkers, welke contracten en cao, welke informatie verstrekt u nu, en hoe.
Uw medewerkers, contractvormen, cao, bestaande documenten en systemen.
De informatie die u verstrekt, in sjablonen met versies.
Per medewerker wat is verstrekt, en signalen bij ontbrekende informatie.
Verzoeken met antwoord en termijn, koppelingen, en daarna beheer.
Wat een dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke werkgever terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw medewerkers.
Medewerkers
Medewerkers met contract en arbeidsvoorwaarden.
Sjablonen
De informatie die u verstrekt, met versies.
Verstrekking
Per medewerker wat is verstrekt en wanneer.
Signalen
Ontbrekende informatie en naderende termijnen.
Wijzigingen
Verstrekking aan wie een wijziging raakt.
Verzoeken
Verzoeken met antwoord, motivering en termijn.
Voor wie wij een dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden bouwen
De software is bedoeld voor werkgevers met veel medewerkers of veel wisselingen.
Uitzendbureaus
Veel nieuwe medewerkers per week. De verstrekking bij start is de kern.
Zorg en schoonmaak
Wisselende roosters. Informatie over werktijden telt het meest.
Horeca en retail
Veel oproepkrachten. De verzoeken zijn wat nodig is.
Salarisadministratie
Meerdere werkgevers. Het overzicht per werkgever is de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden. Voor HR-software is er onze pagina over een HR Office-integratie en een Buddee-koppeling, en voor meldplichten bij buitenlands personeel onze pagina over A1- en meldplichtregistratie. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Wilt u ook bijhouden wanneer documenten uit het personeelsdossier weg moeten, kijk dan naar onze software voor bewaartermijnen van personeelsdossiers.
Waarom Appfront voor uw dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden?
Een werkgever die niet kan laten zien wat een medewerker heeft gekregen, staat zwakker bij een geschil. Daar bouwen we op: per medewerker vastgelegd wat is verstrekt, termijnen die worden bewaakt, en verzoeken met een antwoord.
Aantoonbaar
Per medewerker wat is verstrekt en wanneer.
Niets vergeten
Signalen bij start en bij wijzigingen.
Verzoeken op tijd
Elk verzoek heeft een antwoord binnen de termijn.
Security en privacy bij een dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden
De software bevat gegevens van medewerkers en hun arbeidsvoorwaarden, vertrouwelijke persoonsgegevens. Toegang is per rol ingericht, een medewerker ziet alleen de eigen gegevens, en elke wijziging wordt gelogd.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag, dagelijkse back-ups en inloggen met een tweede factor.
Veelgestelde vragen over een dossier voor de informatieplicht over arbeidsvoorwaarden
Vragen die HR-afdelingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Het legt per medewerker vast welke informatie over arbeidsvoorwaarden is verstrekt, in welke versie en wanneer, signaleert wat ontbreekt en welke termijnen naderen, verstrekt informatie bij een wijziging, en legt verzoeken van medewerkers vast met het antwoord.
De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden heeft de informatieplicht uitgebreid, onder meer met informatie over loon, verlof, het einde van de arbeidsovereenkomst en werktijden. Wat voor uw organisatie geldt, bepaalt u met uw jurist of HR-adviseur.
De wet stelt termijnen, die per soort informatie kunnen verschillen. U legt de termijnen vast die voor u gelden, en de software bewaakt ze per medewerker en geeft een signaal voordat ze verlopen.
Een verzoek wordt vastgelegd met de datum, het antwoord, de motivering en de termijn waarbinnen moet worden gereageerd. Zo is te zien dat elk verzoek op tijd en onderbouwd is beantwoord.
De software toont voor welke medewerkers de wijziging geldt, en verstrekt de nieuwe informatie aan hen, met vastlegging van wanneer. Zo krijgt niet alleen de nieuwe medewerker de nieuwe versie.
Ja, als dat een koppelvlak heeft. Medewerkers, contracten en wijzigingen komen uit het HR-systeem of de salarisadministratie, zodat niets dubbel wordt ingevoerd.
Vraag dat eerst na. Veel HR-systemen hebben een personeelsdossier met documenten, en dat kan genoeg zijn. Maatwerk heeft zin als u per medewerker wilt zien wat is verstrekt en wanneer, termijnen wilt bewaken, of informatie voor meerdere werkgevers bijhoudt.
Per medewerker aantoonbaar wat is verstrekt?
Vertel ons hoeveel medewerkers u heeft, welke contractvormen en welke systemen u gebruikt. We laten zien hoe het dossier, de signalen en de verzoeken eruitzien.