Software voor bewaartermijnen en het schonen van personeelsdossiers laten maken
Een personeelsdossier is geen map met één houdbaarheidsdatum. Sollicitatiegegevens gaan er binnen weken uit, gegevens zonder wettelijke termijn na twee jaar, de kopie van het identiteitsbewijs na vijf jaar en delen van de salarisadministratie pas na zeven. Vier termijnen in één dossier, en één verwijderknop haalt ze niet uit elkaar.
Welke termijnen er in één dossier zitten
Sollicitatiegegevens worden doorgaans uiterlijk vier weken na het einde van de procedure verwijderd. Wilt u ze langer bewaren, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature, dan vraagt dat toestemming van de sollicitant.
Voor gegevens in het personeelsdossier waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, is de lijn: bewaren tot twee jaar nadat de medewerker uit dienst is. Zijn de gegevens eerder niet meer nodig, dan verwijdert u ze meteen; de termijn is een bovengrens en geen streefwaarde.
Daarnaast staan er gegevens in met een eigen wettelijke termijn. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaart u vijf jaar na het einde van het dienstverband. Delen van de salarisadministratie moeten zeven jaar na uitdiensttreding bewaard blijven.
En er is een uitzondering die alles ophoudt: loopt er een arbeidsconflict met de medewerker of een gerechtelijke procedure, dan mag u gegevens langer bewaren. Dat betekent dat een schoningsronde niet blind kan draaien; hij moet weten welke dossiers op slot staan en waarom.
Hoe wij dit bouwen
De kern is de gegevenssoort, niet het dossier. Zolang alles in één map zit, is de enige mogelijke actie het hele dossier verwijderen of het hele dossier bewaren, en dat is allebei fout.
Per soort vastleggen wat het is: sollicitatie, arbeidsvoorwaarden, verzuim, identiteitsbewijs, loonadministratie.
Met de grondslag erbij, zodat later navertelbaar is waarom iets zo lang bewaard bleef.
Einde procedure, uitdiensttreding of iets anders. Het startpunt bepaalt de datum van verwijderen.
Wat is verwijderd, wanneer en op grond waarvan. Dat is wat u laat zien als iemand vraagt of u het echt heeft gedaan.
Wat de software concreet doet
De indeling per gegevenssoort draagt het geheel. Wat u daarnaast nodig heeft hangt af van uw omvang en van hoeveel systemen personeelsgegevens bevatten.
Termijn per gegevenssoort
Vier weken, twee jaar, vijf jaar of zeven jaar, met per soort de grondslag ernaast.
Startpunt per dossier
De klok begint bij het einde van de procedure of bij uitdiensttreding, en dat moment wordt vastgelegd.
Blokkade bij een geschil
Loopt er een conflict of een procedure, dan wordt het dossier uitgezonderd van schoning tot dat is afgerond.
Schoningsvoorstel vooraf
Wat er komende maand aan de beurt is, zodat iemand kan kijken voordat er iets verdwijnt.
Bewijs van verwijdering
Welk soort gegeven is wanneer verwijderd uit welk dossier, zonder dat het verwijderde zelf bewaard blijft.
Over systemen heen
Personeelsgegevens staan zelden op één plek. Het schema geldt ook voor de systemen eromheen.
Voor wie wij bouwen
Wie hiermee werkt verschilt per organisatie. Vier situaties.
HR-afdelingen
Zij beheren de dossiers en zijn degenen die schonen, meestal naast al het andere werk.
Privacyfunctionarissen
Zij krijgen de vraag of het bewaarbeleid ook werkelijk wordt uitgevoerd, en dat is iets anders dan of het bestaat.
Salarisadministrateurs
Zij hebben te maken met de langste termijnen en met gegevens die niet zomaar weg mogen.
Organisaties met veel tijdelijke krachten
Veel in- en uitstroom betekent veel dossiers die stilletjes over hun termijn heen gaan.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Termijnen kunnen wijzigen en gegevenssoorten komen erbij. Soorten, termijnen en startpunten horen instelbaar te zijn en niet in de code vast te zitten.
Waarom Appfront
Eén dossier, vier termijnen
Een verwijderknop op dossierniveau is altijd fout: te vroeg voor de loonadministratie of te laat voor de rest.
De termijn is een bovengrens
Zijn gegevens eerder niet meer nodig, dan verwijdert u ze meteen. Wij bouwen dat als regel en niet als mogelijkheid.
Een geschil zet de klok stil
Bij een conflict of procedure mag u langer bewaren. Een schoningsronde die dat niet weet, verwijdert precies het verkeerde.
Beleid is geen uitvoering
De vraag bij een controle is niet of u bewaartermijnen heeft opgeschreven, maar of ze worden nageleefd.
Security en privacy
Dit systeem gaat per definitie over persoonsgegevens van medewerkers, en soms over bijzondere categorieën zoals gezondheidsgegevens rond verzuim. Die horen niet bij dezelfde mensen als de rest van het dossier. Wij zetten toegang per rol en per gegevenssoort, scheiden verzuim van personeelszaken, en leggen inzage vast, ook inzage door beheerders. Koppelingen lopen via beveiligde integraties naar uw bestaande software.
Voor dit onderwerp is de betrouwbaarheid van het moment het punt. Bij een klacht telt of u op dat moment volgens uw eigen beleid handelde. Wij leggen schoningsrondes onwijzigbaar vast met tijdstip en persoon, zonder de verwijderde inhoud te bewaren, en maken van een correctie een zichtbare correctie naast de oorspronkelijke regel. Hoe wij zelf met beveiliging omgaan staat in ons informatiebeveiligingsbeleid.
Veelgestelde vragen over bewaartermijnen van personeelsgegevens
Doorgaans tot uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wilt u de gegevens langer houden voor een toekomstige vacature, dan vraagt dat toestemming van de sollicitant zelf.
Voor gegevens zonder wettelijke bewaartermijn geldt als lijn: tot twee jaar nadat de medewerker uit dienst is. Zijn ze eerder niet meer nodig, dan verwijdert u ze meteen; de termijn is een bovengrens en geen doel.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaart u vijf jaar na het einde van het dienstverband. Delen van de salarisadministratie moeten zeven jaar na uitdiensttreding bewaard blijven.
Ja. Loopt er een arbeidsconflict met de medewerker of een gerechtelijke procedure, dan mag u de gegevens langer bewaren. Praktisch betekent dat uw schoningsproces moet weten welke dossiers om die reden zijn uitgezonderd.
Door vast te leggen welk soort gegeven wanneer uit welk dossier is verwijderd, zonder de verwijderde inhoud zelf te bewaren. Dat laatste is de valkuil: een logboek dat de verwijderde gegevens citeert, heft de verwijdering op.
Nee. Dit gaat specifiek over bewaartermijnen en verwijderen. Het bewaken van contracten, certificaten, verlof en arbeidstijden is een ander onderwerp; daarvoor hebben wij een pagina over HR-compliance software.
Staan er nog dossiers van mensen die drie jaar geleden vertrokken?
Zoek in uw systeem naar medewerkers die meer dan twee jaar uit dienst zijn en kijk wat er nog van hen staat. Vindt u meer dan de loonadministratie en de wettelijk verplichte stukken, dan schoont uw beleid niet mee. Wij bouwen dit als losse toepassing en als onderdeel van een breder traject software laten maken.