Software voor agentuuradministratie en provisie laten maken
Appfront bouwt software voor handelsagenten en agentschappen die voor meerdere principalen verkopen: per principaal de afspraken over gebied, klanten en provisiepercentages, de orders die u doorgeeft, de facturen en betalingen van de principaal aan de klant, en daaruit de provisie die u toekomt, afgestemd met het overzicht dat de principaal stuurt. Zodat u niet meer zelf hoeft na te rekenen of elke order is meegeteld en elk gemist bedrag boven water komt.
Wat is software voor agentuuradministratie en provisie?
Een handelsagent verkoopt niet voor zichzelf maar voor zijn principalen, en wordt betaald in provisie. Elke principaal heeft eigen afspraken: een gebied, een klantenkring, een percentage dat per productgroep of per omzetstaffel verschilt, en een moment waarop de provisie verschuldigd is, bij order, bij levering of bij betaling. Software voor agentuuradministratie legt die afspraken vast en rekent per order uit wat u toekomt.
Zonder zo'n software stuurt de principaal een provisieoverzicht en vertrouwt de agent erop dat het klopt. Of die ene order die rechtstreeks bij de principaal binnenkwam uit uw gebied is meegeteld, of die creditnota terecht van de provisie is afgetrokken, en of de klant inmiddels heeft betaald, weet u alleen als u het zelf naast uw orders legt. Bij vijf principalen en honderden orders gebeurt dat niet, en provisie lekt weg.
Wij bouwen maatwerk omdat de administratie moet aansluiten op uw principalen: welke portals en exports zij bieden, hoe hun overzichten eruitzien, welke afspraken u per principaal heeft, en of u met subagenten werkt. Een CRM kent klanten en orders; de provisieafspraak per principaal en de afstemming met zijn overzicht zitten er niet in.
Afspraken per principaal
Per principaal het gebied, de klanten, de provisiestaffels per productgroep en het moment waarop provisie verschuldigd is, zoals vastgelegd in de agentuurovereenkomst.
Van order tot provisie
Elke order die u doorgeeft, met de facturen en betalingen van de principaal aan de klant erbij, en per regel de provisie die daaruit volgt.
Afstemming met de principaal
Het provisieoverzicht van de principaal naast uw berekening. Ontbrekende orders, afwijkende percentages en onterechte kortingen komen bovenaan.
Hoe wij uw software voor agentuuradministratie en provisie bouwen
We beginnen bij het laatste provisieoverzicht: hoeveel principalen, hoeveel orders, hoe lang duurde het om te controleren, en hoe vaak bleek er iets te missen.
Uw principalen, hun agentuurovereenkomsten en provisieafspraken, de portals en exports die ze bieden, en hoe u nu orders en provisie bijhoudt.
Klanten per principaal en gebied, orders uit uw eigen invoer of uit de portals, en de facturen en betalingen die de principalen aanleveren.
De berekening van provisie per order volgens de afspraken, de afstemming met de overzichten van de principalen en de facturatie van uw provisie.
Rapportage per principaal, klant en gebied, de verdeling over subagenten, de koppeling met de boekhouding, en daarna beheer.
Wat software voor agentuuradministratie en provisie concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elk agentschap terug. Welke u nodig hebt, hangt af van het aantal principalen en van wat zij aanleveren.
Agentuurovereenkomsten
Per principaal het gebied, de klanten, de provisiestaffels, uitzonderingen per klant of productgroep, en het moment waarop provisie verschuldigd is.
Orderregistratie
Orders ingevoerd bij de klant of overgenomen uit het portal van de principaal, met status tot levering en factuur.
Import van facturen en betalingen
Facturen, creditnota's en betalingen van de principaal aan de klant, uit exports of overzichten, gekoppeld aan de orders.
Provisieberekening
Per orderregel de provisie volgens de afspraak, met staffels, uitzonderingen, creditnota's en het moment van verschuldigd zijn.
Afstemming
Het provisieoverzicht van de principaal naast de eigen berekening, met de verschillen per order en een lijst om met de principaal te bespreken.
Rapportage en subagenten
Omzet en provisie per principaal, klant en gebied, en de verdeling van provisie over subagenten volgens hun afspraken.
Voor wie wij software voor agentuuradministratie en provisie bouwen
De software is bedoeld voor agenten die voor meerdere principalen werken en hun provisie nu controleren met spreadsheets, of niet.
Agenten in mode en schoenen
Seizoensorders bij veel winkels voor meerdere merken. De orderregistratie en de afstemming na levering zijn de kern.
Agenten in meubelen en wonen
Orders met lange levertijden en betaling in delen. Het moment van verschuldigd zijn en de betalingen tellen het meest.
Technische agentschappen
Projecten en industriële klanten met principalen uit het buitenland. De afspraken per klant en de afstemming zijn wat nodig is.
Agentschappen met subagenten
Een team van agenten per gebied. De verdeling van provisie en de rapportage per agent zijn de kern.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over de handelsagent die voor principalen verkoopt. Voor bonussen en commissies van uw eigen verkopers is er onze pagina over commissiesoftware, voor het beheer van klanten onze pagina over CRM software op maat, en voor de groothandel aan de andere kant onze pagina over groothandelsoftware. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw software voor agentuuradministratie en provisie?
Een agent die zijn provisie niet narekent, vertrouwt op de administratie van een ander. Daar bouwen we op: uw eigen berekening per order, naast het overzicht van de principaal.
Geen provisie meer die wegvalt
Elke order uit uw gebied staat in uw eigen administratie. Een order die in het overzicht van de principaal ontbreekt, valt op.
Afstemmen in een uur
Het overzicht van de principaal wordt ingelezen en naast uw berekening gelegd. Het gesprek gaat over de verschillen, niet over de hele lijst.
Eén beeld over alle principalen
Omzet en provisie per principaal en per klant op één plek. U ziet welke principaal groeit en welke klant u voor wie bedient.
Security en privacy bij software voor agentuuradministratie en provisie
De software bevat klantgegevens, omzet per principaal en provisieafspraken. Toegang is per rol ingericht: de agent ziet zijn gebied, de administratie de afstemming, de directie het geheel. Elke wijziging in een afspraak of een berekening wordt gelogd met naam en tijd.
De software draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Gegevens van de ene principaal zijn niet zichtbaar in rapportages voor een andere.
Veelgestelde vragen over software voor agentuuradministratie en provisie
Vragen die handelsagenten stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij legt per principaal de afspraken over gebied, klanten en provisie vast, registreert de orders die u doorgeeft, leest facturen en betalingen van de principaal in, berekent per orderregel de provisie die u toekomt, en legt die naast het provisieoverzicht van de principaal zodat verschillen opvallen.
Het Burgerlijk Wetboek regelt de agentuurovereenkomst, onder meer het recht van de agent op een opgave van de verschuldigde provisie en op de gegevens die nodig zijn om die te controleren. De software helpt u die opgave te toetsen. Wat precies geldt, hangt af van uw overeenkomst; laat u daarover adviseren.
Commissiesoftware berekent bonussen en commissies van uw eigen verkopers uit uw eigen omzet. Een handelsagent verkoopt voor anderen: de omzet staat bij de principaal, en de agent moet zijn provisie afstemmen met wat de principaal rapporteert. Die afstemming is het werk van deze software.
Als een principaal een export of een koppeling aanbiedt, ja. Bij andere principalen wordt het provisieoverzicht als bestand ingelezen. Per principaal bekijken we in de eerste stap wat mogelijk is.
Als de afspraak is dat u provisie krijgt over alle orders uit uw gebied of van uw klanten, ook rechtstreekse, dan rekent de software ze mee zodra ze in de facturen van de principaal verschijnen. Ontbreken ze, dan ziet u dat bij de afstemming.
Ja. Per subagent legt u het gebied en het aandeel vast, en de software verdeelt de ontvangen provisie volgens die afspraken, met een overzicht per subagent.
Vraag dat eerst na. Een CRM kent orders en klanten, en een boekhoudpakket de ontvangen provisie. Voor één of twee principalen met eenvoudige afspraken kan dat genoeg zijn. Maatwerk heeft zin als u voor veel principalen werkt, als afspraken per klant of productgroep verschillen, of als afstemmen nu dagen kost.
Weten dat elke order in uw provisie zit?
Vertel ons voor hoeveel principalen u werkt, welke afspraken u heeft en hoe u nu orders en provisie bijhoudt. We laten zien hoe de afspraken, de berekening en de afstemming eruitzien.