Advocatenkantoor software laten maken

Advocatenkantoor software ondersteunt het volledige werk van een juridische praktijk: dossier- en zaakbeheer, urenregistratie, declaraties op uurtarief en vaste prijs, agenda en termijnbewaking, documenten en modellen, een cliëntenportaal, conflictcheck, Wwft-identificatie en de administratie van derdengelden. Maatwerk software laat u dit inrichten zoals uw eigen praktijk, rechtsgebieden en tariefafspraken dat vragen, in plaats van uw werkwijze aan te passen aan een standaardpakket. Omdat een advocatenkantoor met zeer vertrouwelijke gegevens werkt, staan het beroepsgeheim, de AVG en informatiebeveiliging centraal in het ontwerp.

Uren worden per dossier en per zaak geregistreerd, gekoppeld aan de juiste medewerker, activiteit en tariefafspraak. De software rekent zowel op uurtarief als op vaste prijs af, ondersteunt tussentijdse voorschotten en verzamelt gewerkte uren en verschotten in een concept-declaratie die u controleert voordat de factuur uitgaat. Zo blijft de facturatie navolgbaar, wordt niets vergeten en houdt u zicht op onderhanden werk, openstaande posten en de verhouding tussen begrote en bestede uren per zaak.

Wij bouwen maatwerk. Advocatenkantoren verschillen sterk in rechtsgebieden, omvang, tariefstructuur en de manier waarop dossiers, termijnen en cliëntcommunicatie zijn ingericht. Maatwerk software sluit aan op uw werkelijke praktijk en kan meegroeien als uw kantoor verandert of nieuwe rechtsgebieden erbij komen. Na een intakegesprek bepalen we samen welke functionaliteit het zwaarst weegt en in welke volgorde we ontwikkelen, zonder dat we een vaste doorlooptijd of prijs beloven die we nog niet kunnen onderbouwen.

Een advocatenkantoor verwerkt vertrouwelijke en vaak bijzondere persoonsgegevens die onder het beroepsgeheim en het verschoningsrecht vallen. Wij bouwen privacy by design en dataminimalisatie in vanaf de architectuur, met autorisatie op basis van rol en noodzaak, scheiding van dossiers, encryptie in transit en at rest en sluitende logging van wie welk dossier inziet. Zo voldoet u aantoonbaar aan de AVG en houdt u grip op de vertrouwelijkheid die uw praktijk vereist.

Ja. Bij een nieuwe zaak kan de software een conflictcheck uitvoeren tegen bestaande dossiers, cliënten en wederpartijen, zodat belangenverstrengeling vroeg zichtbaar wordt. Voor diensten die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) vallen, ondersteunt de software het cliëntenonderzoek: identificatie en verificatie, het vastleggen van de UBO waar dat aan de orde is en een dossier van de uitgevoerde controles. We stemmen de precieze werking altijd af op uw compliance-beleid en de actuele regelgeving.

Ja. Declaraties, verschotten en betalingen koppelen we aan uw boekhoudpakket, zoals Exact Online of Twinfield, zodat u facturen niet dubbel hoeft in te voeren en uw grootboek actueel blijft. Ook betaallinks via iDEAL en een aparte administratie voor derdengelden zijn mogelijk. We richten elke koppeling in op uw administratieve proces, met controle op afletteren en een duidelijke scheiding tussen kantoorgelden en gelden van derden.

Ja. We nemen regelmatig bestaande applicaties in beheer, ook als deze door een andere partij zijn gebouwd. We voeren een review uit op de architectuur, koppelingen, het autorisatiemodel, de logging en de beveiliging, documenteren de huidige opzet en stellen verbetervoorstellen op. Vanaf dat moment kunnen we aanpassingen, koppelingen en monitoring verzorgen, of stapsgewijs moderniseren naar een onderhoudbare situatie.

We bouwen voor advocatenkantoren van eenpitter tot middelgroot kantoor, voor juristen en juridische adviespraktijken, en voor incasso- en letselschadekantoren. Ook praktijken die tegen het notariaat aanliggen bedienen we. Voor elk kantoor richten we de software in op de eigen rechtsgebieden, tariefafspraken, termijnen en de mate van vertrouwelijkheid die het werk vereist.