Kleos-koppeling laten maken
Appfront bouwt koppelingen met Kleos, de cloudsoftware voor dossier- en praktijkbeheer van advocatenkantoren van Wolters Kluwer. Kleos heeft standaardkoppelingen met onder meer boekhoudsoftware en Microsoft 365, en een API voor maatwerk. Wij gebruiken die API om Kleos te verbinden met de andere systemen van uw kantoor, zoals een klantportaal, een intake, een rapportagetool of een eigen toepassing.
Wat is een Kleos-koppeling?
Kleos is cloudsoftware van Wolters Kluwer voor advocatenkantoren, met dossierbeheer, documenten, tijdschrijven en facturatie. Kleos heeft standaardkoppelingen, bijvoorbeeld met boekhoudsoftware en met Microsoft 365. Daarnaast is er de Kleos API, waarmee een kantoor Kleos kan koppelen aan gespecialiseerde toepassingen, rapportagetools of eigen systemen.
Veel kantoren gebruiken naast Kleos andere systemen: een website met een intakeformulier, een klantportaal, een CRM voor relatiebeheer, of een toepassing voor een specifiek rechtsgebied. Een nieuwe zaak uit de intake wordt met de hand in Kleos aangemaakt. Een cliënt vraagt per mail naar de stand van zaken. En de rapportage over productiviteit wordt uit exports in een spreadsheet samengesteld.
Wij bouwen maatwerk omdat kantoren verschillen: welke systemen u naast Kleos heeft, welke gegevens heen en terug moeten, en wie ze moet zien. Wat de API mogelijk maakt en onder welke voorwaarden, staat in de documentatie van Wolters Kluwer; dat bekijken we in de eerste stap. Wat met cliëntgegevens mag, bepalen uw beroepsregels en de AVG.
Kleos verbonden
Dossiers, relaties en uren tussen Kleos en uw andere systemen, via de API.
Nieuwe zaken vanzelf
Een intake op de website wordt een dossier in Kleos, zonder overtypen.
Inzicht voor cliënt en kantoor
Status voor cliënten in een portaal, en rapportages voor het kantoor.
Hoe wij uw Kleos-koppeling bouwen
We beginnen bij uw kantoor: welke systemen naast Kleos, welke gegevens gaan nu met de hand van het ene naar het andere, en wie moet wat zien. Daarna kijken we wat de API voor uw situatie biedt. We bouwen eerst de koppeling die het meeste overtypen wegneemt, en breiden daarna uit.
Uw systemen naast Kleos, gegevens en wie wat moet zien.
Wat de Kleos API biedt voor uw situatie.
Dossiers, relaties en uren heen en terug, met controle.
Livegang, bewaking, en beheer bij wijzigingen van Kleos.
Wat een Kleos-koppeling concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke Kleos-koppeling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw kantoor.
Dossiers
Dossiers aanmaken en bijwerken.
Relaties
Cliënten en wederpartijen afgestemd.
Intake
Een nieuwe zaak vanuit de website.
Uren
Verrichtingen voor rapportage of facturatie.
Portaal
Status en documenten voor cliënten.
Rapportage
Over dossiers en productiviteit.
Voor wie wij een Kleos-koppeling bouwen
De koppeling is bedoeld voor kantoren en leveranciers die Kleos met andere systemen willen verbinden.
Advocatenkantoren
Kleos naast een portaal of CRM. Geen overtypen is de kern.
Specialistische kantoren
Een toepassing per rechtsgebied. De dossiers tellen het meest.
Grotere kantoren
Sturing op productiviteit. De rapportage is wat nodig is.
Leveranciers van software
Een product voor advocaten. De API is de kern.
Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over koppelingen met Kleos. Voor advocatenkantoren is er onze pagina over advocatenkantoorsoftware, voor juridische documenten onze pagina over software voor juridische documenten, en voor wetgeving in uw eigen systemen onze pagina over een BWB-integratie. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw Kleos-koppeling?
Een zaak die uit de intake wordt overgetypt, en een cliënt die per mail naar de stand vraagt, kosten een kantoor elke dag tijd. Daar bouwen we op: Kleos verbonden met uw systemen, nieuwe zaken vanzelf, en inzicht voor cliënt en kantoor.
Minder overtypen
Gegevens gaan vanzelf heen en terug.
Cliënt op de hoogte
Status in het portaal.
Sturing
Rapportage zonder exports.
Security en privacy bij een Kleos-koppeling
De koppeling verwerkt vertrouwelijke gegevens van cliënten, waarop het beroepsgeheim rust. Alleen de gegevens die nodig zijn worden uitgewisseld, toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen en alleen door de koppeling gebruikt, en elk bericht wordt gelogd.
De koppeling draait in een Europees datacenter of in uw eigen omgeving, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups.
Veelgestelde vragen over een Kleos-koppeling
Vragen die advocatenkantoren stellen voordat ze hiermee beginnen.
Kleos is cloudsoftware van Wolters Kluwer voor advocatenkantoren, met dossierbeheer, documenten, tijdschrijven en facturatie. Kantoren werken ermee vanuit de browser, op kantoor of onderweg.
Ja, met onder meer boekhoudsoftware en Microsoft 365, zodat facturen in de boekhouding komen en e-mail en documenten in het dossier. Als uw systeem daarbij staat, is een eigen koppeling niet nodig. Een eigen koppeling is voor systemen die er niet bij staan, zoals een eigen portaal, intake of toepassing.
Via de Kleos API, die Wolters Kluwer biedt voor koppelingen met andere systemen. Wat de API voor uw situatie mogelijk maakt en onder welke voorwaarden, bekijken we in de eerste stap.
Ja, als de API dat voor uw situatie toelaat. Een ingevuld intakeformulier wordt een nieuwe relatie en een nieuw dossier, klaar voor de conflictcheck en de behandeling, zonder dat iemand iets overtypt.
Ja, via een klantportaal dat met Kleos is gekoppeld. Een cliënt ziet de status en de documenten die u deelt, en hoeft niet te mailen om te vragen hoe het ervoor staat. Wat u deelt, bepaalt u per dossier.
Dan passen we de koppeling aan. In het beheer houden we wijzigingen in de API bij, en testen we de koppeling voordat een verandering uw kantoor raakt. Zo blijft de koppeling werken, ook als Wolters Kluwer Kleos uitbreidt met nieuwe functies of koppelingen.
Voor kantoren die Kleos gebruiken naast een eigen portaal, intake, CRM of rapportagetool, en voor softwareleveranciers die hun product met Kleos willen verbinden. Voor een kantoor dat alleen Kleos en de standaardkoppelingen gebruikt, is een eigen koppeling meestal niet nodig.
Kleos verbonden met de rest van uw kantoor?
Vertel ons welke systemen u naast Kleos gebruikt en welke gegevens nu met de hand worden overgezet. We laten zien hoe de koppeling via de Kleos API eruitziet.