App voor publieksbereik en subsidieverantwoording laten maken
Appfront bouwt apps voor culturele instellingen die het publieksbereik per activiteit vastleggen en er de cijfers uit halen die gemeente, provincie en fondsen vragen: bezoekers, doelgroepen, herkomst, educatie en de voortgang op de prestatieafspraken. Zodat de verantwoording aan het eind van het jaar een export is en geen reconstructie.
Wat is een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording?
Een subsidiegever vraagt niet of het seizoen mooi was, maar hoeveel mensen er kwamen, wie dat waren en of de afspraken zijn gehaald: aantal voorstellingen, bezoekers, scholen in het educatieprogramma, activiteiten in de wijk, nieuwe doelgroepen. Een app voor publieksbereik legt per activiteit vast wat er te tellen valt, haalt de bezoekersaantallen uit ticketing en kassa, voegt de tellingen van gratis activiteiten toe en houdt bij hoe ver de instelling is op elke prestatieafspraak.
Zonder zo'n app is de verantwoording een jaarlijkse reconstructie. De ticketing kent betaalde bezoekers, de kassa kent de museumentree, de educatiemedewerker heeft een lijst met scholen, het festival heeft een schatting van het plein, en iemand zet dat in het format van de gemeente, dat anders is dan dat van de provincie en het fonds. Het kost weken, de cijfers zijn niet te herleiden en een vraag van de subsidiegever leidt tot nieuw zoekwerk.
Wij bouwen maatwerk omdat elke instelling andere bronnen heeft en andere afspraken. Een theater telt kaarten, een museum telt entree en groepen, een bibliotheek telt leden en deelnemers aan activiteiten, een festival telt met een schatting per dag. De prestatieafspraken staan in een beschikking die per gemeente anders is opgebouwd. De app sluit aan op uw ticketing en kassa, kent uw afspraken en maakt per subsidiegever het rapport dat die vraagt.
Activiteit als eenheid
Elke voorstelling, tentoonstelling, workshop of wijkactiviteit met datum, locatie, doelgroep en bron van de telling: ticketing, kassa, aanmelding of schatting.
Bereik uit bronnen
Bezoekers uit ticketing en kassa automatisch, tellingen en aanmeldingen van gratis activiteiten ingevoerd, herkomst en doelgroep erbij waar dat bekend is.
Prestatieafspraken en rapport
De afspraken uit de beschikking als teller, de voortgang per kwartaal, en het rapport per subsidiegever in het format dat die vraagt.
Hoe wij uw app voor publieksbereik en subsidieverantwoording bouwen
We beginnen bij de beschikkingen en bij de laatste verantwoording: wat is gevraagd, waar kwam het vandaan en wat kostte het om te maken. Daar volgt de app uit.
De prestatieafspraken per subsidiegever, de bronnen waar bezoekers en deelnemers nu uit komen, en wat er alleen op papier of in een hoofd zit. We kijken naar de laatste verantwoording en waar de cijfers vandaan kwamen.
Het activiteitenregister met soort, doelgroep en locatie, de koppeling met ticketing en kassa, en de invoer voor gratis activiteiten, educatie en wijkwerk.
De afspraken uit elke beschikking als tellers in de app, met de voortgang per periode en een signaal als een afspraak achterloopt.
Het rapport per subsidiegever in het gevraagde format, de meerjarige vergelijking, en daarna beheer en de aanpassing als een beschikking verandert.
Wat een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording concreet doet
De onderdelen hieronder komen bij vrijwel elke gesubsidieerde instelling terug. Welke u nodig hebt, hangt af van uw bronnen en van het aantal subsidiegevers.
Activiteitenregister
Elke activiteit met soort, datum, locatie, doelgroep, samenwerkingspartner en de afspraak waar hij onder valt.
Koppeling ticketing en kassa
Bezoekers per voorstelling en entree per dag automatisch uit uw ticketing- en kassasysteem, met de tellingen per activiteit gekoppeld.
Tellingen en aanmeldingen
Invoer voor gratis activiteiten, educatie en wijkwerk: aantal deelnemers, scholen, groepen, met een schatting als telling niet kan, en de bron erbij.
Doelgroep en herkomst
Per activiteit de doelgroep, en waar beschikbaar de herkomst uit postcodes van ticketing, zonder persoonsgegevens te bewaren.
Prestatiemonitor
De afspraken per subsidiegever als tellers met de voortgang per kwartaal en een signaal als een afspraak achterloopt op het seizoen.
Verantwoordingsrapport
Per subsidiegever het rapport in het gevraagde format, met de bron per cijfer en een vergelijking met vorige jaren.
Voor wie wij een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording bouwen
De app is bedoeld voor instellingen waar de subsidie een groot deel van de begroting is en waar de verantwoording nu de eerste weken van het jaar opslokt.
Theaters en concertzalen
Bezoekers uit ticketing per voorstelling, educatie met scholen en een prestatieafspraak per genre. De koppeling met ticketing en de educatietelling zijn de kern.
Musea
Entree per dag uit de kassa, groepen en rondleidingen apart, tentoonstellingen als activiteit. De dagtelling en de groepen zijn wat nodig is.
Festivals
Gratis en betaald door elkaar, tellingen per dag en per podium, een schatting waar niet geteld kan worden. De bron per cijfer is de kern.
Bibliotheken en cultuurhuizen
Activiteiten in wijken, deelnemers per workshop, samenwerkingen met scholen en welzijn. Het activiteitenregister en de wijkindeling tellen het meest.
Test je idee eerst — werkend prototype in 1 dag
Met OneDayBuild maken we je idee in één dag tastbaar voor €1.150, zodat je weet of verdere ontwikkeling de investering waard is. Besluit je door te gaan met de volledige bouw? Dan verrekenen we de kosten volledig.
Bekijk OneDayBuild →Technologie en koppelingen
Deze pagina gaat over het meten van bereik en het verantwoorden ervan. Voor het aanvragen en beheren van subsidies zelf is er onze pagina over subsidie software, en voor de bedrijfsvoering van een podium onze pagina over podiumkunsten software. Onze werkwijze leest u op software laten maken.
Waarom Appfront voor uw een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording?
Een verantwoording is zo goed als de bron per cijfer. Daar bouwen we op: elk getal in het rapport is terug te leiden naar een activiteit en een telling.
Tellen bij de activiteit
Niet aan het eind van het jaar, maar bij elke voorstelling, rondleiding en workshop. De verantwoording is de optelsom, niet het zoekwerk.
Format per subsidiegever
Gemeente, provincie en fonds vragen elk hun eigen indeling. De app maakt uit dezelfde bron het rapport dat elk van hen wil.
Achterstand op tijd zichtbaar
Een prestatieafspraak die in september achterloopt, is in september bij te sturen. In januari is het een uitleg.
Security en privacy bij een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording
De app werkt met bezoekersaantallen en, waar ticketing dat levert, met postcodes voor de herkomst. Persoonsgegevens van bezoekers worden niet overgenomen; herkomst wordt op postcodegebied geaggregeerd en tellingen bevatten geen namen. Toegang is per rol ingericht: programmering en educatie voeren in, de directie ziet de monitor, de subsidiegever krijgt een rapport.
De app draait in een Europees datacenter, met versleutelde opslag en dagelijkse back-ups. Koppelingen met ticketing en kassa werken met eigen sleutels die per koppeling zijn in te trekken.
Veelgestelde vragen over een app voor publieksbereik en subsidieverantwoording
Vragen die culturele instellingen stellen voordat ze hiermee beginnen.
Hij registreert per activiteit hoeveel mensen er kwamen en wie dat waren, haalt de aantallen uit ticketing en kassa en laat tellingen van gratis activiteiten invoeren, volgt de voortgang op de prestatieafspraken van elke subsidiegever en maakt de verantwoording in het format dat die vraagt, met de bron per cijfer.
Met de systemen die een koppelvlak of een export bieden; de meeste ticketingsystemen voor podia en musea doen dat. Per systeem bepalen we in de eerste stap of de aantallen automatisch kunnen komen of via een periodieke export. De app wordt geen tweede ticketing.
Per activiteit voert de medewerker het aantal deelnemers in, uit aanmeldingen, een telling ter plekke of een schatting, en de app bewaart welke van de drie het was. Een subsidiegever die vraagt hoe een cijfer tot stand kwam, krijgt dat antwoord uit de app.
Ja. Herkomst komt uit de postcodes die ticketing al heeft en wordt direct samengevat per gebied; er worden geen namen of adressen overgenomen. Doelgroep wordt per activiteit vastgelegd, niet per persoon. Dat is genoeg voor wat subsidiegevers vragen en het houdt de app buiten de gevoelige gegevens.
De monitor laat per afspraak zien waar u staat ten opzichte van het seizoen, en geeft een signaal als het achterloopt. De directie ziet in september wat er in het najaar nog moet, in plaats van in januari te moeten uitleggen waarom het niet is gehaald.
Ja. Elke beschikking heeft eigen afspraken en een eigen format, en dezelfde activiteit kan onder meerdere afspraken vallen. De app houdt dat uit elkaar en maakt per subsidiegever een rapport uit dezelfde bron, zodat de cijfers onderling kloppen.
Vraag dat eerst na. Ticketing rapporteert betaalde bezoekers per voorstelling, en voor een klein podium met één subsidiegever kan dat genoeg zijn. Maatwerk heeft zin als gratis activiteiten, educatie en wijkwerk een groot deel van het bereik zijn, als er meerdere subsidiegevers met eigen formats zijn, of als de prestatieafspraken gedurende het jaar bewaakt moeten worden.
Uw verantwoording als export in plaats van reconstructie?
Vertel ons welke subsidiegevers u heeft, welk ticketing- en kassasysteem u gebruikt en hoeveel tijd de laatste verantwoording kostte. We laten zien hoe het activiteitenregister, de monitor en het rapport eruitzien.