Calculator: hoeveel kost handmatige administratie uw transportbedrijf per jaar?
Overtypen van orders, invoeren van weegbonnen, nabellen van POD's: het zijn kleine handelingen die per rit terugkomen en samen een fors deel van de kantoortijd opslokken. Met de calculator hieronder rekent u met uw eigen cijfers uit wat dat handwerk per jaar kost en hoeveel uren er vrijkomen als u een deel ervan automatiseert.
Medewerkers × uren per week aan handwerk × werkweken × uurtarief. Dat is wat handmatige administratie u per jaar kost.
Vul hieronder uw eigen cijfers in. Het aandeel dat u kunt automatiseren kiest u zelf; wij vullen geen besparingspercentage voor u in.
Handmatige administratie kost meer dan de uren die u ervoor betaalt, maar die uren zijn wel het begin
Fouten, late facturen en claims die niet te bewijzen zijn, kosten ook geld. Maar die kosten zijn per bedrijf zo verschillend dat een calculator ze niet betrouwbaar kan schatten. Daarom rekent deze calculator alleen met wat u zeker weet: hoeveel mensen, hoeveel uren en wat een uur kost.
Tel alleen de uren die aan terugkerend handwerk opgaan, niet de tijd die planners besteden aan het plannen zelf of aan klantcontact. Een goede manier om dat getal te vinden: laat elke planner en administratieve medewerker één gewone week bijhouden hoeveel tijd naar de drie soorten stappen hieronder gaat. Dat is nauwkeuriger dan een schatting achteraf.
Drie voorbeelden van stappen die meetellen
- Orders overtypen
Een order die per e-mail of via een portaal van de opdrachtgever binnenkomt en handmatig in het TMS wordt gezet, en daarna nog een keer in de boordcomputer.
- Documenten invoeren
Weegbonnen, CMR's en palletbonnen die als foto of scan binnenkomen en waarvan gewicht, ordernummer en ontvanger worden overgetypt.
- Controles en nabellen
Charterfacturen naast de rittenlijst leggen, uren van chauffeurs vergelijken met de boordcomputer, en chauffeurs bellen om een ontbrekende POD of handtekening.
Het uurtarief is het bedrag dat een uur van deze medewerker uw bedrijf kost, dus de loonkosten inclusief werkgeverslasten, niet het brutosalaris. Uw boekhouder of salarisadministratie heeft dat getal.
De calculator rekent alleen met uw invoer, en het aandeel dat u kunt automatiseren kiest u zelf
Wij vullen geen besparingspercentage voor u in. De schuif staat op een neutrale startwaarde die als aanname is gelabeld; pas hem aan naar wat u realistisch vindt voor uw eigen stappen.
Vul uw eigen cijfers in. De uitkomst is een rekensom over uw invoer, geen schatting van ons.
Jaarlijkse kosten van handmatig werk
Mogelijke besparing per jaar bij het gekozen aandeel
Uren die vrijkomen
Berekening: medewerkers × uren per week × werkweken × uurtarief. De besparing en de vrijgekomen uren zijn dat totaal maal het aandeel dat u zelf heeft gekozen.
De uitkomst is een bovengrens voor wat automatiseren mag kosten, geen belofte van wat het oplevert
Het bedrag bij "mogelijke besparing" is wat u maximaal terugverdient als het gekozen aandeel van de stappen daadwerkelijk verdwijnt. Een investering die daar structureel boven ligt, is moeilijk te verantwoorden op administratie alleen; een investering die er ruim onder ligt, verdient zich uit de uren terug.
Drie dingen kunt u met het getal doen. Ten eerste: splits het op per stap. Als documenten invoeren de helft van de uren is, dan is documentherkenning voor CMR en weegbonnen de eerste kandidaat; zit de tijd in nabellen van POD's, dan een chauffeursapp met proof of delivery. Ten tweede: gebruik het als interne onderbouwing richting de directie, met de meetweek als bijlage. Ten derde: herhaal de meting een half jaar na de invoering, met dezelfde definities, zodat u ziet of de uren per rit echt zijn gedaald.
Wat er precies achter de uren zit, staat in waarom transportadministratie zoveel tijd kost. Groeit uw bedrijf en groeit het kantoor mee, lees dan transportbedrijf groeit, maar de administratie groeit mee over de volgorde van ingrijpen. En wie internationaal rijdt, vindt in eFTI 2027 een tweede reden om documenten nu al digitaal te verwerken.
getallen die u nodig heeft: mensen, uren per week, uurtarief en werkweken.
aannames van ons in de uitkomst: elke waarde komt uit uw eigen invoer of staat als aanname gelabeld.
uitkomsten: jaarlijkse kosten, mogelijke besparing en uren die vrijkomen.
Veelgestelde vragen
De vragen die transportbedrijven ons hierover het vaakst stellen.
Waarom staat de schuif standaard op 50%?
Omdat een schuif ergens moet beginnen en 50% het midden is. Het is een neutrale aanname, geen meting en geen advies. Welk aandeel bij u haalbaar is, hangt af van welke stappen de uren vullen en welke daarvan met software te vervangen zijn. Kies de waarde die u zelf kunt onderbouwen.
Moet ik de uren van planners ook meetellen?
Alleen het deel dat ze aan handmatige administratie besteden, zoals orders overtypen in de boordcomputer of statusvragen beantwoorden. De planningsbeslissingen zelf tellen niet mee; die verdwijnen niet door automatisering en horen niet in deze berekening.
Waarom rekent de calculator niet met foutkosten of te late facturen?
Omdat die per bedrijf te veel verschillen om betrouwbaar te schatten. Een claim die u niet kunt weerleggen omdat de POD ontbreekt, kan meer kosten dan een jaar administratie, maar komt misschien één keer per jaar voor. Zulke kosten telt u beter apart op, met uw eigen voorbeelden.
Wat gebeurt er met de cijfers die ik invul?
Niets. De berekening gebeurt in uw browser en er wordt niets opgeslagen of verzonden. Als u de pagina ververst, zijn de velden leeg.
Kan ik de uitkomst gebruiken om een offerte te beoordelen?
Ja, als bovengrens. Zet de eenmalige investering en de jaarlijkse kosten van een oplossing naast de mogelijke besparing per jaar en kijk hoeveel jaar het duurt voordat de besparing de investering inhaalt. Vergeet daarbij niet dat vrijgekomen uren alleen geld opleveren als ze ook echt anders worden ingezet of niet opnieuw worden ingevuld.
Hoe kom ik aan een betrouwbaar aantal uren per week?
Laat elke medewerker één gewone week een lijstje bijhouden met de drie categorieën uit dit artikel: overtypen, documenten invoeren, controles en nabellen. Tel aan het eind van de week op. Dat kost een paar minuten per dag en geeft een getal dat u aan de directie kunt uitleggen.
Verder lezen
Waarom kost transportadministratie zoveel tijd?
Zeven oorzaken, van dubbele invoer tot handmatige controles, elk met een oplossing.
Lees verder GroeiTransportbedrijf groeit, administratie groeit mee
Waarom de druk op kantoor lineair meegroeit en in welke volgorde u dat doorbreekt.
Lees verder RegelgevingeFTI 2027: waarom nu digitaliseren?
Wat de verordening vanaf 9 juli 2027 regelt en wat wachten tot dan kost.
Lees verderWilt u de uitkomst naast een concrete oplossing leggen?
Stuur ons de uitkomst en de stappen die de uren vullen. We denken vrijblijvend mee over welke stap als eerste te automatiseren is en wat daarvoor nodig is.